Augmenter la visibilité et le contrôle tout en économisant jusqu'à 450 heures par mois

Tarmac, une société CRH, est la principale entreprise de matériaux de construction et de solutions de construction durables au Royaume-Uni. La société a contribué à certains des plus grands projets de construction du Royaume-Uni, notamment au stade de Wembley, au terminal 5 de Heathrow, à The Shard et à Londres 2012. Tarmac a plus de 150 ans d'expérience et emploie directement environ 7 000 personnes sur un réseau national de plus de 400 sites

Le défi

Les récentes fusions ont créé de nouvelles opportunités pour Tarmac et de nouveaux défis pour le centre de services partagés (SCP) de l’entreprise. Le centre avait non seulement hérité de plusieurs ERP, mais de multiples processus de clôture des précédents centres de services. Combinés à une réduction des effectifs, ces facteurs conduisent à des défis d'intégration et de stabilisation, notamment lors de la clôture financière de fin de mois. Selon Andrew Parris, directeur des services partagés de Tarmac, « Toutes les justifications étaient effectuées manuellement et différentes pratiques étaient utilisées dans l'ensemble de l'entreprise. En conséquence, nous avions peu de contrôle sur la qualité de la justification, et la qualité des preuves à l'appui des justifications et des journaux variait considérablement. »

La dépendance à l'égard des tableaux pour suivre les tâches et les achèvements était également problématique, d'autant plus que le SCP opérait dans quatre entités commerciales au Royaume-Uni. « Nous avons vérifié si les justifications avaient été effectuées à l'aide d'un tableur, nous n'avions donc pas ou peu de visibilité sur l'état des justifications, sauf à la fin du mois. Cela signifiait également que nous n'avions aucune idée des risques ou des opportunités dans le bilan. »

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Des processus standardisés dans toutes les unités, Un contrôle et une visibilité en temps réel sur les tâches, Un risque d'erreur réduit, Un gain de 150 à 450 heures par mois tout en réduisant les heures supplémentaires de fin de mois, Du temps du travail libéré pour les tâches à valeur ajoutée, Préparer le terrain pour une comptabilité en continu.

Pourquoi BlackLine

Avant l’acquisition de Tarmac par CRH en 2015, l’entreprise avait revu son approche en matière de justifications de bilan et de gestion de fin de mois. L'acquisition a retardé la prise de responsabilité des nouveaux propriétaires et a également déclenché un plan de migration vers un ERP unique et la mise en œuvre de la conformité Sarbanes-Oxley. La combinaison de ces facteurs a créé l'occasion idéale pour réformer les problèmes de contrôle et de conformité avec les nouvelles technologies. « Nous voulions une technologie qui créerait un processus de fin de mois précis et contrôlé », a déclaré Parris. « Au minimum, nous voulions des justifications de bilan, des journaux et une gestion des tâches de fin de semaine. Idéalement, nous aurions également accès à des analyses, des tableaux de bord et des alertes. »

La plateforme Financial controls and Automation de BlackLine répondaient à tous les critères de Tarmac, y compris le besoin de la société d'un système qui intégrerait plusieurs ERP et fonctionnerait uniquement dans le cloud. Pour assurer un déploiement en douceur, la société a nommé un chef de projet à temps partiel et un responsable commercial à temps plein pour diriger le projet MERIT - Réconciliation de fin de mois et contrôle interne à Tarmac. Avec le projet MERIT, BlackLine a été déployé sur sept mois, en trois phases, pour accueillir les 6 600 comptes du GL et cinq ERP. Parrainé par Parris, le projet a connu un grand succès, intégrant le changement vers des meilleures pratiques et la gestion de projet avec les meilleures technologies.

Le projet MERIT a été conçu non seulement pour rationaliser la mise en œuvre, mais pour obtenir l'adhésion précoce des utilisateurs. De nombreuses organisations, lors de la mise en œuvre de nouveaux systèmes, se concentrent sur la technologie, mais avec la mise en œuvre de Tarmac par BlackLine, l’accent a été mis sur les trois aspects du processus, de la technologie et des personnes. « Nous voulions nous assurer que ce projet était axé sur les trois », a déclaré Parris. « Nous impactons des systèmes imposés et des personnes pour garantir une perturbation minimale. Nous avons créé un programme de communication et suivi une méthodologie de changement standard pour créer une vision commune et maintenir l'adhésion. »

Les résultats

Processus standardisés dans toutes les entités

Auparavant, différentes entités commerciales utilisaient différentes méthodes pour traiter les tâches de fin de mois. Aujourd'hui, avec BlackLine, les justifications sont standardisées dans toutes les entités commerciales. « Nous avons une norme et une définition de la façon dont il faut procéder. Tout se fait maintenant de la même manière, dans le respect de la politique de justification des bilans. Nous pensons que nous avons plus de contrôle sur notre bilan », a déclaré Parris. « Nous avons également en place une politique de journal et des contrôles de ces journaux sont intégrés par BlackLine. Les journaux non routiniers sont pré-approuvés avant d'être publiés, et nous ajoutons la séparation des tâches dans les journaux. »

Contrôle et visibilité en temps réel des tâches

Avec la gestion des tâches, Parris et son équipe ont éliminé l'utilisation de tableaux pour suivre l'achèvement des tâches. « Nous avons une visibilité accrue de l'ensemble du processus et nous pouvons surveiller l'état critique des tâches de fin de mois en « temps réel ». Avec BlackLine, les informations sont à portée de main. »

Risque d'erreur réduit

Parce que BlackLine automatise les tâches manuelles répétitives, Tarmac a réduit le risque d'erreurs humaines. « Une nouvelle technologie comme BlackLine supprime le risque tout en augmentant la qualité », selon Parris.

Économise entre 150 et 450 heures par mois tout en réduisant les heures supplémentaires de fin de mois

Avec BlackLine, 60% des comptes sont désormais auto-certifiés, ce qui permet d'économiser des heures tout en garantissant que toutes les justifications des comptes clés sont terminées au quatrième jour ouvrable. L'automatisation de la chaîne d'approbation a également rationalisé le flux de travail. « En automatisant ces processus répétitifs, nous économisons entre 150 et 450 heures par mois, tout en réduisant les heures supplémentaires à la fin du mois », a déclaré Parris.

Libération de temps pour le personnel pour des tâches à valeur ajoutée

En rationalisant le flux de travail et en réduisant l'utilisation de tableaux pour gérer à la fois les justifications et les tâches de fin de mois, Tarmac permettra au personnel de se concentrer davantage sur l'analyse. « L'augmentation de l'efficacité nous permettra de redéployer des ressources vers des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse et la gestion des risques. Nous n'aurons plus besoin d’utiliser de tableur », a déclaré Parris. « Nous irons plus vite parce que nous aurons plus de contrôle et de visibilité avec BlackLine. »

Préparez le terrain pour une comptabilité en continu

Avec BlackLine, Tarmac peut désormais se concentrer sur l'abandon de la clôture financière traditionnelle et la pratique de la comptabilité en continu. « Il ne s'agit pas seulement de créer une clôture ardue ou une clôture rapide », a déclaré Parris. « BlackLine nous permet de passer à une comptabilité douce et en continu. Nous avons un aperçu instantané, qui permet des décisions immédiates. Nous avons amélioré la gestion et le contrôle de nos opérations. BlackLine nous offre un contrôle, une analyse comparative, différentes analyses et une automatisation améliorés. »

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