Réduction du délai de clôture financière de 15 à 5 jours

sPower, société détenue par AES et AIMCo, est le plus important propriétaire privé exploitant d'actifs solaires aux États-Unis. Elle possède et exploite un portefeuille d'actifs solaires et éoliens de plus de 1,3 GW et dispose d'un pipeline de développement de plus de 10 GW.

Le défi

En raison de l'augmentation de la demande d'énergie renouvelable, sPower a fait de l'optimisation des systèmes une priorité absolue. « Notre entreprise devrait connaître une forte croissance » indique Ray Willardson, contrôleur à sPower. « Nous nous sommes concentrés sur la mise en place de systèmes et de processus qui nous permettront d'évoluer. »

Récemment, un élément essentiel de cette optimisation a concerné les défis liés aux processus dans les fonctions finance et comptabilité.

« Venant de la comptabilité publique, je sais à quel point l'amélioration de la précision et de l'efficience est importante. », ajoute Ray Willardson. « Pourtant, nous faisions encore beaucoup de choses manuellement, y compris le rapprochement de centaines de comptes bancaires. La clôture prenait 15 jours et requérait un nombre significatif d'heures supplémentaires de la part du personnel. »

Pourquoi BlackLine

sPower s'est lancé à la cherche d'une plateforme basée sur le cloud permettant le rapprochement automatique des comptes, une étape cruciale pour réduire le délai de 15 jours nécessaire à la clôture financière.

Ray Willardson voulait également une plateforme capable d'importer et de faire correspondre automatiquement des données provenant de plusieurs systèmes, dont NetSuite. « Nous avons identifié quelques fournisseurs qui offraient cette capacité, mais BlackLine était le seul à aller au-delà. Pendant la démonstration, BlackLine a précisé : « oui, nous pouvons importer et faire correspondre des données, mais nous pouvons également réaliser d'autres tâches. »

sPower a implémenté BlackLine Account Reconciliations, Task Management, Transaction Matching, et Journal Entry. « Nous avons pensé que l'occasion s'offrait de pouvoir traiter non seulement les rapprochements mais également d'autres tâches de routine », explique Ray Willardson. « BlackLine nous a permis d'organiser nos données, d'abandonner Excel et d'éliminer une grande partie du travail manuel. »

Les résultats

Réduction des erreurs et augmentation de l'efficience. Avec BlackLine, la finance et comptabilité n'ont plus à sacrifier l'efficience à la précision, et vice versa, lors de la clôture. « Ce dont nous avons bénéficié en premier lieu est la capacité d'éliminer les erreurs et d'accélérer en même temps les processus », poursuit Ray Willardson.  « En réduisant le travail manuel, nous avons également réduit les erreurs humaines. »

Réduction de 66 % du délai de clôture et élimination du recours aux heures supplémentaires. L'implémentation de BlackLine a permis à sPower de réduire le délai de clôture de 15 à 5 jours. « Non seulement nous avons réduit le délai de clôture mais nous avons également diminué le nombre d'heures nécessaires dans la journée », précise Ray Willardson. « Avec BlackLine, les collaborateurs travaillent huit heures par jour pendant la clôture au lieu de dix. »

Continuité de l'activité. En centralisant et en standardisant les données et les processus comptables, sPower a amélioré la continuité des activités. « Toutes les clôtures de fin de mois se trouvent dans un seul endroit. Si une personne est absente, il suffit d'aller dans BlackLine et de voir quelles tâches restent à effectuer », explique Ray Willardson. « BlackLine propose des instructions claires et spécifiques et il est facile pour n'importe quel utilisateur de savoir ce qu'il reste à faire pour une tâche donnée. »

Accès amélioré aux données en temps réel. Auparavant, l'équipe avait un accès limité aux données de clôture en temps réel, car elle se basait essentiellement sur des feuilles de calcul. « Avec BlackLine, nos données sont mises à jour en permanence », indique Ray Willardson. « Lors de la clôture, nous utilisons le connecteur NetSuite, de sorte que les soldes sont chargés dans BlackLine toutes les deux heures. »

Le connecteur NetSuite permet également de décertifier automatiquement des rapprochements en cas de changements. « Une modification quelconque dans NetSuite est automatiquement transmise vers BlackLine et le rapprochement est décertifié. Cela est impossible avec une feuille de calcul, à moins qu'un collaborateur ne pense à revenir en arrière et à faire le changement manuellement. »

Amélioration de la visibilité pour le contrôleur. BlackLine a également donné à Ray Willardson plus de visibilité et de facilité dans son rôle de contrôleur. « Je peux consulter BlackLine à tout moment et voir exactement où nous en sommes dans la clôture : ce qui a été préparé, ce qui a été approuvé et ce qui a été examiné. C'est très, très utile, car nous voulons gérer et garder le contrôle sur ce qui se passe. BlackLine facilite mon travail de contrôleur »

Réduction du recours au suivi manuel pour les tâches de clôture. Auparavant, l'équipe gérait plus de 150 tâches de clôture mensuelle à l'aide de feuilles de calcul. Aujourd'hui, elle utilise BlackLine pour suivre automatiquement l'achèvement des tâches et envoyer des rappels. « Au lieu d'un suivi manuel, nous nous appuyons sur BlackLine », poursuit Ray Willardson. « Grâce aux rappels automatisés de BlackLine, les tâches et les rapprochements sont effectués en temps voulu. Cela a amélioré l'ensemble de notre processus. »

Industrie

Energy & Raw Materials

ERP

NetSuite

Region

Europe

Taille d'entreprise

Midsize

Les resultats

Réduction des erreurs et efficience renforcée

Réduction de 66 % du délai de clôture

Suppression du recours aux heures supplémentaires pour la clôture financière

Continuité de l'activité

Meilleur accès aux données en temps réel

Amélioration de la visibilité pour le contrôleur

Réduction du recours au suivi manuel pour les tâches de clôture


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