Simplot, société privée, dont les activités concerne une vaste gamme de produits agricoles ainsi que des initiatives de recherche, utilisait un processus fastidieux de clôture financière basé sur Excel. Les différentes divisions de cette entreprise internationale s'appuyaient sur des pratiques comptables uniques, ce qui compromettait considérablement la visibilité globale. L'utilisation de différents outils comptables compliquait également les choses. Selon Glenda Viste, directrice principale des initiatives d'optimisation financière chez Simplot : « Nos valeurs entrepreneuriales avait donné lieu à de nombreuses pratiques comptables non standardisées et décentralisées. Nous avions au fil des années évolué vers un modèle plus consolidé, mais de nombreuses pratiques comptables variaient encore d'une unité commerciale à l'autre. »

Le fort taux de rétention des employés de Simplot, tout en étant un atout pour l'entreprise dans son ensemble, menaçait également la continuité des activités. Compte tenu des différents processus et outils comptables, le départ d'un seul employé signifiait également la perte d'un savoir important au niveau de l'entreprise. « L'ancienneté des employés dans notre entreprise est très longue et lorsque des remplacements se produisent, trop d'informations sont perdues », explique Glenda Viste. « Nous connaissions la nécessité de trouver une solution qui permette de suivre de manière efficiente les objectifs, les procédures, les documents et les enregistrements comptables. »

Selon Glenda Viste, une « défaillance » a contraint l'équipe à mettre en œuvre une nouvelle solution pour la clôture financière. « Un site distant avait négligé d'effectuer des rapprochements. La récupération des informations et l'analyse des résultats ont nécessité de nombreuses reprises et audits, et un temps important consacré à la gestion. Tout cela aurait pu être évité avec une meilleure visibilité », ajoute-t-elle. « La première réaction de nos managers a été de se demander : comment puis-je éviter que cela se produise sous ma responsabilité ? BlackLine a été présenté comme une solution technique. »

Simplot s'est associée à l'équipe d'implémentation de BlackLine et à KPMG afin d'assurer un déploiement rapide. Les utilisateurs ont été formés pendant plusieurs semaines grâce à BlackLine U. « Notre équipe informatique a créé les interfaces nécessaires sans aucun problème », indique Glenda Viste. « Nous avons consacré huit heures en moyenne à la formation de chaque utilisateur. Un niveau de compétence a été atteint sans effort grâce à la facilité d'utilisation de BlackLine. »