BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Augmentation des taux d'achèvement et des quota de qualité

Fondée en 1929, la société JR Simplot est passée d'une exploitation agricole individuelle à un empire agroalimentaire avec des opérations aux États-Unis, en Chine, en Australie, au Canada et au Mexique. L'entreprise emploie 10 000 personnes et réalise un chiffre d'affaires de plus de 6 milliards de dollars.

Le défi

Entreprise privée impliquée dans une vaste gamme de produits agricoles et d'initiatives de recherche, Simplot a toujours eu du mal avec son processus de clôture financière très fastidieux basé sur Excel. Diverses divisions de la société mondiale se sont appuyées sur des pratiques comptables uniques, ce qui a gravement entravé la visibilité globale. L'utilisation de différents outils comptables a également compliqué les choses. Selon Glenda Viste, directrice principale des initiatives d'optimisation financière chez Simplot, « Nos valeurs entrepreneuriales ont créé de nombreuses pratiques comptables non standardisées et décentralisées. Au fil des ans, nous étions passés à un modèle plus consolidé, mais de nombreuses pratiques comptables variaient toujours par entité commerciale. »

Le fort taux de rétention des employés de Simplot, bien que bénéfique pour l’ensemble de l’entreprise, a également menacé la continuité des activités. Avec autant de processus et d'outils comptables différents, la perte d'un seul employé signifiait également une perte de connaissances institutionnalisées importantes. « La longévité de nos employés est très longue et lorsque des départs se produisent, il y a tout simplement trop d'informations perdues », a déclaré Viste. « Nous savions que nous devions trouver une solution permettant de suivre efficacement les objectifs comptables, les procédures, la documentation et les enregistrements historiques. »

ERP

JD Edwards

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Bénéficie d'une visibilité en temps réel, Élimine les redondances, Assure la cohérence du processus tout au long des renouvellements des employés, Améliore considérablement l'achèvement et les notes de qualité.

Pourquoi BlackLine

Selon Viste, un « échec » a contraint l'équipe à mettre en œuvre une nouvelle solution. « Un site éloigné avait négligé d'effectuer des justifications. Beaucoup de répétitions de tâches, d'audits et de gestion ont été consacrés à la récupération des informations et à l'analyse des résultats. Cet effort inutile aurait pu être évité avec une meilleure visibilité », a déclaré Viste. « La première réaction de tous nos managers a été : comment puis-je m'assurer que cela ne se produira jamais ? BlackLine a été présentée comme une solution technique. »

Simplot s'est associé à l'équipe de mise en œuvre de BlackLine et à KPMG pour assurer un déploiement rapide. Les utilisateurs ont été formés sur plusieurs semaines à l'aide de BlackLine U. « Notre équipe informatique n'a eu aucun problème à créer les interfaces nécessaires », a déclaré Viste. « Nous avons en moyenne environ huit heures de formation pour chaque utilisateur. Et la maîtrise a été obtenue sans effort grâce à la facilité d'utilisation de BlackLine. »

Les résultats

Gain de visibilité en temps réel

La vue d'ensemble détaillée de BlackLine sur tous les comptes de Simplot a permis une véritable visibilité dès le premier jour. « L'amélioration de la visibilité ne peut pas être surestimée », a déclaré Viste. « Le contrôleur de l'entreprise peut désormais examiner les comptes auxquels il n'était pas facile d'accéder auparavant. Dès son premier examen, elle a identifié un compte qui était le résultat de pratiques comptables obsolètes et qui a été immédiatement corrigé. Le comité d'audit et les auditeurs externes ont désormais accès à des informations qui étaient auparavant très fastidieuses à collecter. »

Suppression des redondances

Une meilleure visibilité a également permis à l'équipe Simplot de réexaminer l'objet de certains comptes, éliminant ainsi les redondances et augmentant l'efficacité. « Nous avons beaucoup appris sur nos propres processus », a déclaré Viste. « BlackLine est de loin supérieur à notre précédente solution Excel. La visibilité de l'outil a dépassé les attentes de la direction. Des économies de coûts et des opportunités d'efficacité continuent d'être découvertes. »

Assurer la cohérence des processus au travers des renouvellements des employés

BlackLine a également aidé Simplot à assurer un renouvellement en douceur au sein de l'entreprise, critique à mesure que les baby-boomers prennent leur retraite et que les milléniaux prennent des postes de direction. Avec un système comptable centralisé et cohérent maintenu en place, une nouvelle recrue peut rejoindre l'équipe Simplot et se former beaucoup plus rapidement. « BlackLine nous a définitivement fourni les outils dont nous avions besoin pour des processus adaptés au renouvellement », a déclaré Viste.

Amélioration significative et évaluations de la qualité

En utilisant BlackLine, les statistiques d'achèvement de Simplot sont passées de 30% à 80% d'octobre 2014 à octobre 2015. Au cours de la même période, la note de qualité de l'équipe est passée de 22% à 83%. « Nous effectuons régulièrement des évaluations aléatoires et ciblées pour mesurer la qualité », a déclaré Viste. « La suppression des reliquats et des redondances, tout en améliorant la qualité, est devenu la justification de signature pour BlackLine. »

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