Ces dernières années, SHL a entrepris d'optimiser à la fois ses processus et ses ressources humaines. La transformation des processus comptables manuels était une étape essentielle de cette démarche. Avant novembre 2021, SHL avait recours aux feuilles de calcul pour sa clôture de fin de mois.

«Nous avons 87 comptes bancaires à rapprocher. Mais notre processus était très manuel et nous manquions de contrôle. Il était également difficile de suivre l'évolution de nos rapprochements », explique Paul Greensmith, directeur financier chez SHL. « Excel donne une visibilité sur le passé, mais pas sur l'avenir.»

Nous savions que nous devions rompre avec cette approche dès que possible, à la fois pour gagner en contrôle et pour simplifier le quotidien de nos employés.»

La dépendance aux feuilles de calcul a également entravé les projets de croissance de SHL. «Nous souhaitons développer notre activité de 50%, mais les processus manuels ne sont pas évolutifs», explique le directeur financier. «On ne peut pas se contenter de pousser les murs du système à mesure qu'on se développe.»

Paul Greensmith et son équipe ont donc plaidé en faveur de la transformation financière auprès de leur direction. « La direction voulait améliorer ses capacités d'anticipation et de planification pour optimiser la croissance. J'ai donc fait valoir que, moyennant un investissement raisonnable dans une meilleure technologie, ces objectifs et bien d'autres encore étaient à notre portée.»

Lorsque Paul Greensmith s'est mis en quête d'une solution, sa priorité était la gestion des données : «Je me suis demandé comment on pouvait mieux utiliser nos données, et je me suis intéressé à ce que d'autres équipes financières utilisaient dans d'autres entreprises.»

Sous l'égide de Paul Greensmith, l'équipe de transformation financière de SHL a effectué un premier tri des fournisseurs. BlackLine s'est démarquée dès le début. « BlackLine intégrait un outil de gestion du workflow, un outil de rapprochement et des fonctions modernes dédiées à la clôture. J'y ai vu un moyen de libérer les employés des tâches manuelles fastidieuses, pour les mobiliser sur des activités plus gratifiantes et intéressantes. J'étais très enthousiaste.»

L'engagement étroit de BlackLine auprès de ses partenaires a été un facteur déterminant dans le choix de SHL, qui a décidé de déployer trois solutions : Account Reconciliations, Task Management et Transaction Matching.

« Ce que je recherche chez un fournisseur, ce n'est pas seulement qu'il me vende un logiciel doté de telle ou telle fonction, mais qu'il devienne un véritable partenaire », explique Paul Greensmith. « Les membres de l'équipe BlackLine se sont donnés la peine de comprendre notre parcours. Ils ont pris le temps de comprendre nos objectifs. »

Les Résultats

Des employés plus disponibles pour le travail stratégique et analytique. L'ancien processus de clôture manuel de SHL ne laissait pas aux employés le temps d'analyser les données ou de se pencher sur la stratégie.

«Nos employés sont vraiment conquis par BlackLine. Ils voient à quel point la solution leur simplifie la vie et les libère des tâches manuelles fastidieuses. Ils peuvent enfin consacrer leur intelligence et leurs compétences à la résolution de problèmes, au lieu d'exécuter des tâches peu gratifiantes», déclare le directeur financier. « Ils ont plus de temps à consacrer aux exceptions et à l'identification des problèmes, car ils ne sont plus accaparés par le rapprochement. Ils font un travail plus d'un meilleur niveau.»

BlackLine aide aussi SHL à recruter les meilleurs talents et à optimiser ses ressources humaines. «Les gens sont toujours à la recherche de nouveaux défis. Alors, comment créer des plans de carrière qui ont du sens ? Comment anticiper la perte d'intérêt d'un employé pour son travail ? Comment garder les jeunes recrues motivées ? En leur confiant des tâches plus intéressantes, qui ont du sens.»

Automatisation des tâches manuelles et contrôles renforcés. Chez SHL, BlackLine a permis d’automatiser l'essentiel des tâches de clôture manuelles, notamment le rapprochement des transactions.

«BlackLine nous a facilité la vie. Toutes ces tâches fastidieuses sont maintenant automatisées.», se réjouit Paul Greensmith. «Nos contrôles sont plus performants, ce qui améliore la gestion du risque et la conformité de façon continue. Nous pouvons avoir confiance en nos données.»

Une société modernisée et parée à la croissance. L'adoption de BlackLine a été la pierre angulaire du projet d'optimisation des processus et des ressources humaines de SHL. « Passer d'un processus de clôture manuel à BlackLine était un enjeu de modernisation », confirme Paul Greensmith. « Nous avons équipé SHL pour les dix prochaines années. »