C’est notamment la quête d’un meilleur moyen de démontrer sa conformité à la loi SOX qui a incité Scotts Miracle-Gro à envisager d’automatiser ses processus de justification des comptes. Les auditeurs internes étaient de plus en plus déconcertés par le risque d’anomalies dans le système manuel de l’entreprise dédié aux justifications et à la documentation de suivi, qui s’appuyait sur une simple feuille de calcul. Comme au premier signe d’une mauvaise herbe poussant sur une pelouse ou dans une cour, Scotts Miracle-Gro savait qu’il était nécessaire d’agir dans l’immédiat pour éviter qu’un problème mineur ne se propage.

« Un examen de nos justifications a révélé ce que nous avons considéré comme une quantité ingérable d’exceptions et un manque de cohérence dans l’ensemble de l’entreprise », explique Laurel Johns, responsable de la consolidation et des contrôles financiers chez Scotts Miracle-Gro. Les idées et les opinions sur la forme que revêtent des justifications de comptes appropriées diffèrent dans toute l’entreprise. Les préparateurs de comptes situés dans le monde entier pouvaient approuver ce qu’ils considéraient comme une justification, là où ceux du siège ne voyaient rien de plus qu’une liste des activités du compte. Un compte pouvait également être exempt d’autorisations ou de la documentation appropriées ou présenter un écart qu’un préparateur pouvait juger acceptable, mais qui serait signalé ailleurs.

L’absence de standardisation a également donné lieu à des risques d’un manque d’efficacité des processus autour du suivi de la documentation appropriée. Comme toutes les activités des comptes, par exemple les tâches et les écritures de journal afférentes à un compte, se trouvaient dans des feuilles de calcul, des classeurs, des cahiers et des tiroirs distincts, l’équipe de consolidation et de contrôles financiers devait se frayer un chemin dans des piles de papier pour trouver les pièces justificatives appropriées et les examiner. Les contrôles fiscaux en cours étaient monnaie courante, et Laurel Johns explique que l’équipe devait souvent se démener pour déceler des exceptions et y remédier afin de satisfaire diverses demandes.

Lorsque Scotts Miracle-Gro a commencé à réfléchir aux exigences des meilleures pratiques en matière de justification, l’automatisation est apparue comme la solution évidente. « Comme les processus étaient manuels, beaucoup de temps d’investigation et de courriels étaient nécessaires pour traquer les bons documents », explique Laurel Johns, avant de poursuivre : « Il était difficile d’examiner et de localiser les données historiques. Plusieurs préparateurs pouvaient s’occuper d’un même compte, et personne ne savait avec certitude où étaient stockés les fichiers nécessaires. »

Pour Scotts Miracle-Gro, la solution automatisée devait être facile à utiliser et s’intégrer parfaitement à son environnement SAP, notamment en chargeant les soldes des comptes directement à partir de SAP ERP Financials. Au terme d’un examen de plusieurs solutions et prestataires, BlackLine, un partenaire de SAP, a été sélectionné pour fournir la fonctionnalité comptable dont l’entreprise avait besoin. À la suite de l’implémentation progressive des applications Account Reconciliations et Task Management, qui a débuté avec le groupe de comptabilité d’entreprise, la société a ajouté Journal Entry en 2015.

Rôles et responsabilités définis. « Déterminer quels utilisateurs allaient prendre part à la préparation des justifications et à l’approbation a apporté énormément de valeur. Nous savions quels groupes étaient responsables de quels comptes, alors qu’auparavant nous ne savions pas toujours avec certitude qui les préparait ou les approuvait. Grâce à BlackLine, nous disposons d’une plateforme permettant de définir les rôles avec plus d’efficacité », indique Laurel Johns.

Certification automatique de plus de 1 000 comptes. Pour parvenir à ce que l’on appelle une meilleure pratique en matière de justification des comptes, Scotts Miracle-Gro a commencé par implémenter une vision cohérente de la représentation du solde de fin de mois de chaque compte SAP et a travaillé à rebours à partir de là, en modifiant un modèle reposant sur la finalité et les procédures propres aux comptes.

En renforçant les procédures compte par compte, la société a été en mesure de certifier automatiquement plus de 1 000 comptes. Il s’agit par exemple du paiement d’un loyer mensuel, d’un compte d’investissement relativement stable ou de quelconque compte affichant un solde statique, une activité prévisible ou un solde nul.

Gain de temps grâce à la standardisation. Le gain de temps ne s’est toutefois pas limité aux comptes automatiquement certifiés. La solution Account Reconciliations comporte un onglet en-tête qui permet à un préparateur, approbateur ou auditeur d’afficher l’historique d’un compte, ses procédures et une brève description de la finalité. Laurel Johns ajoute : « Cela semble simple, mais le fait que les informations validées relatives à des milliers de comptes se trouvent au même endroit permet de gagner beaucoup de temps. Qui plus est, nos collaborateurs auparavant en charge des justifications et des tâches administratives disposent désormais de plus de temps pour analyser le compte, et non simplement y saisir des nombres. »

Transition vers un processus dématérialisé. Outre le gain de temps, la société économise également des montagnes de papier grâce à l’automatisation de ce processus. Heather Lowe, analyste financière chez Scotts Miracle-Gro responsable de centaines de justifications de comptes, précise : « Avant BlackLine, des tonnes de papier étaient nécessaires chaque mois pour les justifications, car nous devions recopier les pièces justificatives du mois précédent.

Maintenant que le processus est dématérialisé, il est impossible de passer à côté de quelque chose, en plus du gain de temps et d’espace et des économies de papier. Les commentaires, annexes ou documents que je joins à une justification sont reportés dans le même poste. Et comme cela est automatique, je n’ai pas à m’en soucier, je peux désormais me concentrer sur le contenu du compte et s’il doit ou non faire l’objet d’un reclassement. »

Audits simplifiés. Scotts Miracle-Gro utilise Task Management pour automatiser et assurer le suivi de 18 tâches mensuelles, 142 tâches trimestrielles et 500 tâches annuelles, la plupart d’entre elles étant en lien avec l’audit ou le reporting. Laurel Johns explique : « Nous utilisons cette application pour documenter et stocker l’ensemble des demandes des auditeurs internes et externes. À présent, lorsque nous traitons une demande, nous sommes à même de transmettre les documents demandés en toute simplicité. »

Grâce à Journal Entry, la société a automatisé le processus d’approbation de toutes les activités dans le journal ce qui, à l’instar de l’automatisation des justifications, permet de gagner beaucoup de temps en évitant de devoir rechercher les informations nécessaires. Par exemple, les auditeurs peuvent effectuer une recherche en disposant uniquement de la référence d’un document SAP. Ils ont alors immédiatement accès à tout ce dont ils ont besoin, sans même devoir contacter l’équipe des finances.

Avant que nous ne recourions à la plateforme BlackLine, il pouvait être difficile de détecter les journaux mal placés ou mal remplis. Avec Journal Entry, que la société utilise pour automatiser près de 1 100 journaux, le suivi se fait presque sans effort. Il s’agit par exemple des signatures électroniques des préparateurs et des approbateurs. Il est ainsi possible de savoir clairement quelle a été la dernière personne à éditer le journal d’un compte. Il n’est plus nécessaire de déchiffrer une signature manuscrite qui pouvait appartenir à n’importe lequel des 150 membres de l’équipe.

Mais grâce à l’automatisation des justifications, de la gestion des tâches et des écritures de journal, nous avons nettement moins besoin de rechercher un signataire pour trouver une information manquante ou pour remettre en question une validation. Shannon Randolph, membre de l’équipe comptable et administratrice BlackLine chez Scotts Miracle-Gro, indique : « Le processus d’audit pour de nombreux contrôles SOX est devenu automatique. À partir du moment où les pièces jointes et les informations que nous fournissons correspondent, les auditeurs peuvent réaliser un audit mensuel sans même avoir à nous contacter. »