BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Précision accrue et raccourcissement du temps d’apprentissage jusqu'à la productivité

Le défi

Saddle Creek a connu une énorme croissance depuis plusieurs années. Bien que ce succès se soit traduit par une augmentation des bénéfices et des parts de marché, pour le service comptable, cela a également signifié plus de comptes GL et une clôture menseulle plus longue. Pourtant, le département restait toujours bloqué par l’utilisation d’un processus de justification sur papier qui ne fit que gagner en complexité à mesure que l'entreprise se développait.

Selon Paige Williamson, contrôleur adjointe à Saddle Creek, « Nous conservions toutes nos justifications dans un classeur pour chaque exercice. Il y avait un classeur pour chaque compte GL, d’où un volume très difficile à déplacer pour les approbations », a déclaré Williamson. « Il était également difficile de garder une trace de qui détenait les justifications, lesquelles avaient été approuvées ou qui avait un classeur. De plus, les pièces jointes qui sauvegardaient les justifications n'étaient pas toujours incluses, en raison du manque de place. »

Le système papier signifiait également que la préparation de l'audit prenait plus de temps que nécessaire : « Il nous fallait deux à trois heures pour rassembler toutes les justifications dans la salle de conférence, les mettre en ordre et s'assurer qu'elles étaient complètes. »

ERP

Lawson

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Des comptables libérés pour effectuer un travail à valeur ajoutée, Une précision accrue, Amélioration du temps des nouveaux embauchés à la productivité, Une visibilité et un accès améliorés, Un temps de préparation pour les audits réduit de 3 heures à quelques minutes.

Pourquoi BlackLine

La capacité du service comptable à suivre la croissance de l’entreprise a nécessité un processus de justification plus automatisé et plus efficace. « Nos principaux objectifs étaient d'améliorer l'efficacité et de libérer nos comptables pour qu'ils se concentrent sur l'analyse et le reporting », a déclaré Williamson. « Nous voulions un système qui créerait un emplacement en ligne unique pour tous nos enregistrements, ainsi que des capacités de suivi et différents modèles pour différents types de comptes. Nous voulions également permettre aux auditeurs de se connecter seuls. Et nous devions pouvoir certifier automatiquement les comptes avec des soldes nuls ou sans activité. »

Après que Williamson ait trouvé BlackLine via une recherche en ligne, elle et son équipe ont rapidement fait le tour de nombreux autres fournisseurs. Pourtant, aucune autre solution de justification ne répondait à toutes les exigences de Saddle Creek. « Nous avons découvert qu'il n'y avait tout simplement pas autant de solutions qui ont la fonctionnalité de BlackLine. » Le département était opérationnel beaucoup plus rapidement que prévu avec BlackLine – « BlackLine est incroyablement facile à déployer » –, permettant aux dirigeants de plus se concentrer sur une solide stratégie de gestion du développement. Williamson et son équipe ont d'abord souligné comment BlackLine permettrait aux comptables d'économiser du temps et des efforts. Le personnel a également eu accès à BlackLine U, la formation en ligne gratuite de BlackLine. « Les comptables adorent Excel, donc l'hésitation est naturelle », a déclaré Williamson. « Mais après avoir utilisé BlackLine pendant un mois, tout le monde a constaté à quel point cela améliore l'efficacité. Maintenant, il est difficile d'imaginer revenir à des justifications par tableaux. »

Les résultats

Des comptables disponibles pour le travail à valeur ajoutée, y compris la recherche critique

L’utilisation antérieure par Saddle Creek de classeurs papier pour préparer, suivre et examiner les justifications a capté énormément de temps à un travail vraiment précieux, celui de l’analyse et de la recherche. Selon Williamson, les comptables ne perdent plus d'heures - ou de jours - à trouver et à regrouper les documents. « Avec BlackLine, la majorité du temps consacré aux justifications de compte est passée de la création de tableaux et de formatage à la possibilité de rechercher et de corriger des éléments. »

Saddle Creek a également amélioré la continuité des activités, au milieu des changements horaires du personnel. L'accès ne dépend plus d'un emplacement physique et le personnel n'a pas à rechercher ou à transférer des fichiers physiques d'un bureau à un autre. « Il y a trois approbateurs dans notre département, et quand l'un est sorti, les deux autres sont en mesure de remplir les approbations très facilement », a déclaré Williamson.

Précision accrue

Parce que BlackLine automatise une grande partie du processus manuel de justification et de clôture, Saddle Creek peut réduire l'incidence des erreurs humaines. « La précision de nos soldes est assurée. Ils sont verrouillés et ne font pas l'objet d'une erreur de clé accidentelle », a déclaré Williamson. « Nos auditeurs adorent ça ! »

Amélioration du temps des nouveaux embauchés à la productivité

Les nouveaux employés trouvaient le processus de justification sur papier difficile à apprendre. Aujourd'hui, les nouveaux embauchés sont à jour - et productifs - beaucoup plus rapidement, car toutes les justifications ont lieu au sein de BlackLine. « Auparavant, les nouveaux employés n'avaient pas accès à des références cohérentes pour permettre un apprentissage rapide », a déclaré Williamson. « L'une de mes choses préférées est la formation offerte dans BlackLine. Au lieu de devoir m'asseoir avec chaque nouvelle personne et expliquer comment tout fonctionne, je peux lui demander d'aller en ligne et de se renseigner sur le processus. Nous avons pu réduire le processus de formation à une journée. »

Visibilité et accès améliorés

Avant BlackLine, la dépendance de Saddle Creek à l'égard des tableaux signifiait que les comptables ne pouvaient pas accéder efficacement à la vision d'ensemble de la clôture. « Avec BlackLine, tout est au même endroit et peut être visible par l'ensemble du département », a déclaré Williamson. « Et nous n'avons pas besoin d'être sur l’Intranet. Nous pouvons travailler, réviser et approuver les justifications hors site via un portail Internet régulier. »

La transparence accrue a également été bénéfique pour la qualité de l'analyse, car les préparateurs ont plus de temps à consacrer à l'identification des écarts. « La capacité des préparateurs à visualiser simultanément différents mois facilite l'analyse et la résolution de problèmes. »

Temps de préparation réduit pour les audits de 3 heures à quelques minutes

Au lieu de prendre des heures pour localiser et agréger les fichiers papier pour les audits, l'équipe peut donner aux auditeurs un accès à BlackLine, n'importe où, à tout moment. « Avant, il fallait trois heures pour préparer les justifications pour les auditeurs », a expliqué Williamson. « Il ne nous reste plus qu'à configurer la connexion de l'auditeur, ce qui prend quelques minutes.»

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