Saddle Creek a connu une croissance impressionnante au cours des dernières années. Si cette réussite s'est traduite par une augmentation de ses bénéfices et de ses parts de marché, pour son service comptable, elle a également multiplié le nombre des comptes du grand livre et considérablement allongé le délai de clôture de fin de mois. Jusque récemment, le service comptable était toujours ralenti par un processus de rapprochement sur papier qui ne faisait que se complexifier à mesure que la société se développait.

Comme en témoigne Paige Williamson, contrôleur adjoint chez Saddle Creek, «Nous conservions tous nos rapprochements dans un porte-documents pour chaque exercice. Il y avait un dossier pour chaque compte du grand livre et il devenait compliqué de déplacer un tel volume de dossiers pour les faire approuver», explique Paige Williamson. «Il était également difficile de savoir qui avait les rapprochements en main, lesquels avaient été approuvés, ou qui était en possession d'un dossier. De plus, les pièces jointes qui étayaient les rapprochements n'étaient pas toujours incluses, par manque de place».

Avec ce système papier, la préparation des audits prenait aussi plus de temps que nécessaire : «Il nous fallait deux à trois heures pour amener tous les rapprochements dans la salle de conférence, les mettre en ordre et nous assurer qu'ils étaient complets».

Pour être capable de suivre la croissance de la société, le service comptable avait besoin d'un processus comptable plus automatisé et efficace. «Nos principaux objectifs étaient de gagner en efficience et de libérer nos comptables pour qu'ils puissent se concentrer sur l'analyse et le reporting», explique Paige Williamson. «Nous voulions un système qui nous permettrait de réunir tous nos rapprochements en ligne, au même endroit, tout en offrant des fonctions de suivi et différents modèles adaptés à différents types de comptes. Nous voulions également permettre aux auditeurs d'avoir leur propre autonomie de connexion. Et nous avions besoin de pouvoir certifier automatiquement les comptes à balance nulle ou sans activité».

Après avoir découvert BlackLine lors d'une recherche en ligne, Paige Williamson s'est également intéressée, avec l'aide de son équipe, à de nombreux autres fournisseurs. Mais aucune autre solution de rapprochement ne répondait au cahier des charges de Saddle Creek. «On s'est rendu compte que très peu de solutions offraient des fonctionnalités comparables à celles de BlackLine».

La prise en main de BlackLine au sein de la fonction comptable a été beaucoup plus rapide que prévu

(« BlackLine est incroyablement facile à déployer »), ce qui a permis à la direction de se concentrer plutôt sur une solide stratégie de gestion du changement. Paige Williamson et son équipe ont pris le temps de valoriser le gain de temps et d'énergie qu'apportait la solution aux comptables. Ces derniers ont pu accéder à la plateforme BlackLine U, qui propose des modules de formation gratuits. «Les comptables adorent Excel, il est donc normal qu'ils hésitent à ne plus l'utiliser», explique Paige Williamson. «Mais après avoir utilisé BlackLine pendant un mois, tout le monde a constaté à quel point on y gagnait. Maintenant, on ne se voit plus revenir aux feuilles de calcul».

Des comptables plus disponibles pour s'investir dans les activités à forte valeur, notamment les recherches importantes. À l'époque des feuilles de calcul et des porte-documents, le temps précieux que Saddle Creek perdait à préparer, suivre et réviser ses rapprochements ne pouvait pas être investi dans les activités vraiment porteuses que sont l'analyse et la recherche.

Comme en témoigne Paige Williamson, les comptables ne perdent plus des heures, voire des jours, à rechercher et à rassembler leurs documents. «Grâce à BlackLine, l'essentiel du temps autrefois consacré à la création des feuilles de calcul et à la mise en forme est désormais consacré à la recherche et à la correction des rapprochements qui le nécessitent». Saddle Creek a également amélioré sa capacité à maintenir son activité en toute circonstance. Les employés n'ont plus besoin de se rendre physiquement sur site pour trouver ou transférer des dossiers d'un bureau à un autre. «Il y a trois approbateurs dans notre service, et lorsque l'un d'eux est absent, les deux autres peuvent le remplacer très facilement», ajoute Paige Williamson.

Une plus grande exactitude. En automatisant une grande partie de son processus de rapprochement et de clôture, Saddle Creek a pu réduire le risque d'erreur humaine. «L'exactitude de nos comptes est garantie. Ils sont verrouillés et ne peuvent pas faire l'objet d'une erreur de saisie accidentelle», explique Paige Williamson. «Nos auditeurs sont ravis!»

Nouveaux employés rapidement opérationnels. Par le passé, les nouveaux employés trouvaient le processus de rapprochement papier difficile à prendre en main. Aujourd'hui, les nouvelles recrues sont opérationnelles, et productives, beaucoup plus rapidement, car tous les rapprochements se font dans BlackLine. «À l'époque, les nouveaux employés n'avaient pas les repères nécessaires pour maîtriser rapidement le processus», se souvient Paige Williamson. «Nous sommes particulièrement conquis pas les modules de formation proposés par BlackLine. Au lieu de devoir prendre du temps individuellement avec chaque nouvel employé pour lui expliquer le fonctionnement, je peux simplement le diriger vers la plateforme en ligne pour qu'il se forme en autonomie. Cela nous a permis de réduire le délai de formation à une journée».

Une meilleure visibilité et un accès simplifié. Avant BlackLine, Saddle Creek dépendait des feuilles de calcul et ses comptables ne pouvaient pas obtenir une vue d'ensemble de la clôture. «Avec BlackLine, toutes les informations sont réunies au même endroit et peuvent être consultées par n'importe quel membre du service», explique Paige Williamson. «Et nous n'avons pas besoin d'accéder au réseau Internet de l'entreprise. On peut traiter, réviser et approuver nos rapprochements hors site via un portail Internet ordinaire».

Cette meilleure transparence a également amélioré la qualité de l'analyse, car les préparateurs ont plus de temps à consacrer à l'identification des écarts. «La capacité des préparateurs à visualiser simultanément différents mois facilite l'analyse et la résolution des problèmes».

La préparation de l'audit se fait en quelques minutes, contre 3 heures auparavant. Libérée des heures perdues à localiser et regrouper les fichiers papier en prévision des audits, l'équipe peut désormais fournir aux auditeurs un accès à BlackLine, de n'importe où et à tout moment. «Avant, il nous fallait trois heures pour préparer nos rapprochements pour les auditeurs», souligne Paige Williamson. «Maintenant, il nous suffit de configurer la connexion de l'auditeur. Cela nous prend seulement quelques minutes».