Avec des activités dans toute l’Australie, Ruralco était confrontée à des défis pour la gestion de ses processus financiers décentralisés. Chaque entreprise fonctionne comme une entité distincte, mais doit communiquer avec le service financier central du siège de Ruralco à Sydney. Au fur et à mesure de la croissance de l’activité, ce processus est devenu de plus en plus lourd et particulièrement problématique pour le rapprochement des transactions.

« Nous manquions de visibilité sur ce qui se passait dans chacun de nos sites », explique Patrick Eustace, responsable de la transformation financière de Ruralco. « Il était difficile d'obtenir une image claire de l’état global des rapprochements. » Les rapprochements étaient effectués manuellement sur papier ou à l’aide de feuilles de calcul Excel. Ces derniers étaient détaillés, saisis manuellement dans SAP, puis envoyés par e-mail au bureau central des finances où ils étaient révisés et approuvés un par un. « Il n’y avait pas de structure en place et le processus était chronophage », explique Patrick Eustace. « Le double traitement de l’information entraînait également un risque d’erreurs et d’omissions. »

Il y a environ 18 mois, l’équipe des finances de Ruralco a pris conscience de la nécessité d’apporter des changements aux processus de rapprochement existants. L’équipe a d’abord testé et déployé une automatisation simple au sein de SAP, puis elle s’est tournée vers la recherche d’un outil pour normaliser la réalisation des rapprochements et la collecte des informations auprès de chaque unité commerciale. Patrick Eustace indique qu’il avait découvert BlackLine lorsqu’il occupait un poste dans une autre entreprise, et qu’il estimait que la solution conviendrait à Ruralco. Après une évaluation approfondie, il a été décidé d'implémenter les modules Account Reconciliations et Task Management de BlackLine avec un lien direct vers la plateforme SAP.

Les solutions Account Reconciliations et Task Management de BlackLine sont des composantes clés de la plateforme Finance Controls & Automation de BlackLine. La plateforme BlackLine est une solution basée sur le cloud qui centralise et simplifie les opérations de clôture financière et autres processus financiers et comptables clés pour les moyennes et grandes entreprises. La solution est conçue pour améliorer l’efficacité opérationnelle, la visibilité en temps réel, le contrôle et la conformité, et assurer la gestion de bout en bout de la clôture financière. « BlackLine nous a aidés pour le déploiement, et l'implémentation dans l’ensemble du groupe a eu lieu en septembre 2015 », dit-il. « Nous avons rapidement pu constater des avantages considérables. »

L’équipe financière a trouvé les produits de rapprochement et de gestion des tâches de BlackLine intuitifs et elle n’a dû suivre qu’une seule formation en ligne et qu’un webinaire pour maîtriser l’outil. L’équipe peut désormais facilement suivre les rapprochements préparés et approuvés dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui a considérablement réduit les temps de préparation. « Lorsque nous consultons nos principaux comptes, nous avons la certitude de l’exactitude des transactions du compte de résultat », déclare Patrick Eustace. « Auparavant, les retards dans la réalisation des rapprochements rendaient ce processus lent et compliqué. Nous ne pouvions pas obtenir de vue en temps réel. »

BlackLine a également contribué à l’amélioration des workflows et des approbations. De plus, il est possible d’attribuer des tâches à des personnes et de suivre leur avancement. Cela signifie que si une personne est absente ou quitte l’entreprise, les tâches peuvent être facilement réattribuées.

Amélioration de la gouvernance et de la visibilité. Toute la préparation manuelle des rapprochements a maintenant été supprimée et les workflows ont été simplifiés dans l’ensemble du groupe. Les données sont collectées dans un format standard et stockées dans une seule base de données centralisée. Cela a eu pour effet de nettement améliorer la visibilité du directeur financier et de l’équipe dirigeante.

« Pour nous l’avantage principal du déploiement de BlackLine concerne les domaines de la gouvernance et de la visibilité », explique Adrian Gratwicke, directeur financier de Ruralco. « Cet avantage dépasse les économies de temps et de workflow que nous avons réalisées. La certitude que les rapprochements ont été effectués m’apporte une réelle tranquillité d’esprit. »

BlackLine est une solution évolutive. Les outils étant désormais fonctionnels, toute nouvelle entreprise acquise par Ruralco pourra être rapidement mise en ligne, ce qui nous donnera une visibilité financière globale. « L’expérience de BlackLine et sa volonté de comprendre notre entreprise se sont révélées inestimables », indique Patrick Eustace. « Ils nous ont aidés à surmonter un défi important et à nous assurer que des contrôles financiers clés étaient en place avec un système en ligne moderne en temps réel. »

Gains de temps importants dans le processus de rapprochement. L’équipe peut désormais facilement suivre les rapprochements préparés et approuvés dans l’ensemble de l’entreprise, ce qui a considérablement réduit les temps de préparation. « Lorsque nous consultons nos principaux comptes, nous avons la certitude de l’exactitude des transactions du compte de résultat », déclare Patrick Eustace. « Auparavant, les retards dans la réalisation des rapprochements rendaient ce processus lent et compliqué.

Amélioration du workflow global et du processus d’approbation. BlackLine a également contribué à l’amélioration des workflows et des approbations. De plus, il est possible d’attribuer des tâches à des personnes et de suivre leur avancement. Cela signifie que si une personne est absente ou quitte l’entreprise, les tâches peuvent être facilement réattribuées.

Accessibilité des auditeurs externes. Les auditeurs internes et externes peuvent désormais facilement également accéder aux informations dont ils ont besoin, et ce où qu’ils se trouvent.