BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Ruralco rationalise les processus comptables dans 40 entreprises avec BlackLine

Si vous êtes impliqué dans l’agriculture en Australie, il est probable que vous ayez fait affaire avec Ruralco. Le groupe agroalimentaire coté en bourse compte une quarantaine d'opérations spécialisées différentes couvrant tout, des marchandises, des engrais et du bétail aux services immobiliers et financiers. L'entreprise compte environ 1 900 employés et plus de 500 points de vente au détail à travers le pays. Les marques clés incluent CRT, Rodwell’s, Roberts et Total Eden. Ruralco a pris de l'expansion grâce à l'acquisition et à la conclusion d'accords de coentreprise avec des entreprises spécialisées. Depuis sa création en 1989, elle a grandi pour avoir un chiffre d'affaires annuel de plus de 1,8 milliard de dollars.

Le défi

Avec des opérations dans toute l'Australie, Ruralco a dû relever des défis pour gérer ses processus financiers décentralisés. Chaque entreprise fonctionne comme une entité distincte, mais doit faire rapport au service financier central du siège social de Ruralco à Sydney. Au fur et à mesure que les opérations se développaient, ce processus était devenu de plus en plus lourd et était particulièrement problématique en ce qui concernait la justification des transactions. « Nous manquions de visibilité sur ce qui se passait dans chacun de nos sites », explique Patrick Eustace, responsable de la transformation de la Finance de Ruralco. « Il était difficile d'avoir une image claire de notre position globale de réconciliation.» Les justifications étaient effectuées manuellement sur papier ou à l'aide de tableaux Excel. Les justifications détaillées étaient saisies manuellement dans SAP, puis envoyées par e-mail au bureau central de la finance où elles étaient examinées et approuvées manuellement. « Il n'y avait pas de structure en place et le processus prenait trop de temps », explique Eustace. « Le double traitement des informations signifiait également qu'il y avait un risque d'erreurs et d'omissions.»

ERP

Region

APAC

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Amélioration de l’administration et de la visibilité du directeur financier et de la direction,

Gain de temps significatif dans le processus de justification,

Amélioration du flux de travail global et du processus d'approbation,

Accessibilité aux auditeurs externes.

Pourquoi BlackLine

Il y a environ 18 mois, l'équipe financière de Ruralco a réalisé que des changements devaient être apportés aux processus de justification existants. L'équipe a d'abord examiné et mis en œuvre une automatisation simple au sein de SAP, puis a cherché un outil pour normaliser la manière dont les justifications étaient effectuées et les informations collectées auprès de chaque entité commerciale. Patrick Eustace précise qu'il connaissait BlackLine d'un emploi précédent et qu'il pensait que ce serait un bon choix pour Ruralco. Après une évaluation approfondie, il a été décidé de mettre en œuvre les modules BlackLine Reconciliation Management et Task Management avec un lien direct vers la plateforme SAP.

Les solutions de Reconciliation Management et Task Management de BlackLine sont des composants clés de la plateforme BlackLine Finance Controls & Automation. La plateforme BlackLine est une solution basée sur le cloud qui centralise et rationalise les opérations de clôture financière et d'autres processus financiers et comptables clés pour les moyennes et grandes organisations. La solution est conçue pour augmenter l'efficacité opérationnelle, la visibilité en temps réel, le contrôle et la conformité afin d'assurer une gestion financière de bout en bout. « BlackLine nous a aidés dans le déploiement et nous l’avons exploité dans le groupe en septembre 2015 », dit-il. « Il ne nous a pas fallu longtemps pour constater des avantages importants. »

Le personnel financier a trouvé les produits Reconciliation Management et Task Management de BlackLine intuitifs à utiliser et, après une formation en ligne et un webinar, il était opérationnel. L'équipe peut désormais facilement suivre les justifications qui ont été préparées et approuvées dans toute l'entreprise et les délais de préparation ont été réduits. « Nous pouvons désormais consulter nos comptes clés et avoir la certitude de ce qui se passe dans le compte de résultat », explique Patrick Eustace. « Auparavant, les retards dans l'achèvement des justifications rendaient ce processus lent et difficile. Il était impossible d'avoir une vue en temps réel. » BlackLine a également contribué aux flux de travail et aux approbations. De plus, des tâches peuvent être attribuées à des individus et leur progression peut être surveillée. Cela signifie que, si un membre du personnel est absent ou quitte l'entreprise, les tâches peuvent être facilement réaffectées.

Les résultats

Administration et visibilité améliorées

Toute la préparation manuelle des justifications a maintenant été supprimée et les flux de travail rationalisés dans l'ensemble du groupe. Les données sont collectées dans un format standard et stockées dans une seule base de données centralisée. En conséquence, la visibilité du directeur financier et des autres cadres supérieurs s'est considérablement améliorée.

« L'avantage le plus important pour nous du déploiement de BlackLine a été dans les domaines de l’administration et de la visibilité », a déclaré Adrian Gratwicke (directeur financier de Ruralco) qui a poursuivi en précisant que « cela était plus important que les économies de temps et de flux de travail que nous avons réalisées. Avoir la certitude que les justifications ont été effectuées me rassure vraiment. » BlackLine est évolutif et avec les outils désormais fonctionnels, toutes les nouvelles entreprises acquises par Ruralco peuvent être rapidement mises en ligne, garantissant ainsi une visibilité financière globale. « L’expérience et la compréhension de BlackLine de notre entreprise ont été inestimables », déclare Patrick Eustace. « Ils nous ont aidés à surmonter un défi important et à garantir que les contrôles financiers clés sont en place avec un système en ligne en temps réel moderne.»

Gain de temps significatif dans le processus de rapprochement

L'équipe peut désormais facilement suivre les justifications qui ont été préparées et approuvées dans toute l'entreprise et les délais de préparation ont été réduits. « Nous pouvons désormais consulter nos comptes clés et avoir la certitude de ce qui se passe dans le compte de résultat », explique Patrick Eustace. « Auparavant, les retards dans l'achèvement des justifications rendaient ce processus lent et difficile. »

Amélioration du flux de travail global et du processus d'approbation

BlackLine a également contribué aux flux de travail et aux approbations. De plus, des tâches peuvent être attribuées à des individus et leur progression peut être suivie. Cela signifie que, si un membre du personnel est absent ou quitte l'entreprise, les tâches peuvent être facilement réaffectées.

Accessibilité de l'auditeur externe activée

Les auditeurs internes et externes peuvent désormais accéder aux informations dont ils ont besoin facilement et de n'importe où.

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