Des rapprochements 100% dans les temps, une meilleure intégrité du bilan et une transformation digitale accélérée
Avec plus de 50 000 clients, Resimac se positionne comme l'un des principaux prêteurs non bancaires d'Australie et de Nouvelle-Zélande. Au cours de l'exercice 2020, Resimac a enregistré une croissance à deux chiffres malgré les perturbations liées à la pandémie mondiale.
Le défi
Fondée en 1985, Resimac aide des personnes de tous horizons à réaliser le rêve de leur vie : devenir propriétaires d'une maison.
«Nous travaillons avec des personnes qui ont un emploi à temps plein ou à temps partiel, des entrepreneurs et des travailleurs indépendants », explique Santo Ahmed, contrôleur financier de groupe chez Resimac. « Chaque prêt est différent, c'est pourquoi nous travaillons avec un réseau de plus de 12 000 courtiers, qui savent adapter chaque prêt aux besoins du client».
Avec des milliers d'honoraires de courtier à traiter et des antennes basées dans deux pays, les équipes comptables et financières de Resimac devaient gérer une clôture de fin de mois particulièrement complexe. «Même si nous ne sommes pas du secteur bancaire, nous sommes constitués de 88 entités, avec plus de 300 comptes de grand livre pour chacune d'entre elles», souligne Santo Ahmed. «Nous avions besoin d'une solution qui optimise et simplifie nos processus pour alléger la charge de travail en fin de mois».
Mais avant le déploiement de BlackLine, le processus de rapprochement de Resimac était peu automatisé. Des milliers de rapprochements étaient traités manuellement, une approche qui «impliquait un risque important», et pas seulement pour l'intégrité du bilan. Les ressources étaient trop accaparées par les processus opérationnels et peu disponibles pour développer des partenariats commerciaux à valeur ajoutée.
«Plus vous traitez rapidement une demande de prêt immobilier, plus vous avez de chances de garder le client. C'est dans cette optique que Resimac a investi dans la mise à niveau de sa plateforme, pour simplifier le processus de demande et d'approbation des prêts. Mais nous devions aussi transformer nos processus et nos capacités en back-office », explique le contrôleur financier.
«À quoi bon automatiser le front-end alors que le back-end en est encore aux des feuilles de calcul? Les deux doivent aller de pair. Sinon, c'est comme avoir une Ferrari avec un moteur cassé».
Pourquoi BlackLine
La direction souhaitait non seulement éliminer la majorité des rapprochements manuels, et les risques associés, mais également faciliter le travail à distance pour des milliers d'employés, une priorité qui s'est avérée opportune à l'annonce du confinement.
«Nous savions que nous avions besoin d'une solution dans le Cloud », explique Santo Ahmed. «Je voulais que les employés puissent travailler de n'importe où avec un ordinateur portable et une connexion internet. BlackLine nous a permis d’atteindre cet objectif».
La forte présence de BlackLine dans la région Asie-Pacifique a également été un facteur décisif. «Nous recherchions un partenaire d'envergure mondiale», précise le contrôleur financier. «BlackLine est basée à Singapour, ce qui lui confère une certaine expertise des multinationales et des défis auxquels elles sont confrontées. Cette perspective sur les meilleures pratiques est un immense avantage concurrentiel pour BlackLine, et ça a été le facteur décisif dans notre choix de fournisseur».
Les résultats
Un audit réalisé dans les temps, malgré le confinement. Malgré le confinement lié à la pandémie de COVID-19, le récent audit de Resimac s'est déroulé dans les temps.
«Après l'annonce du confinement à Sydney, tout le monde a dû travailler à domicile du jour au lendemain. Mais malgré les circonstances, notre processus d'audit n'a pas été interrompu », explique Santo Ahmed. « Nous avons simplement fourni aux auditeurs un accès BlackLine, en cloud. »
La possibilité de fournir aux auditeurs un accès direct à BlackLine supprime aussi les démarches intermédiaires, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les perturbations. « Les auditeurs n'ont pas à réclamer les documents à différents membres de l'équipe. Ils trouvent tout ce dont ils ont besoin directement dans BlackLine. Pour moi, c'est l'avantage le plus significatif de BlackLine. »
Des rapprochements 100 % dans les temps. L'ancien processus de rapprochement manuel de Resimac engendrait souvent des retards.
« Depuis l'adoption de BlackLine, nous avons constaté un taux de respect des délais de 100 % pour tous les rapprochements de fin de mois. Avec Task Management, les responsables et les employés savent ce qu'ils ont à faire et dans quel délai. Cette visibilité accrue favorise la responsabilisation. »
Diminution des risques grâce à une meilleure visibilité sur les écarts. Avec BlackLine, Santo Ahmed peut immédiatement visualiser les écarts de fin de mois potentiellement à risque. « En un clic, BlackLine me fournit un rapport sur les écarts de fin de mois. Je n'ai plus à passer au crible des milliers de comptes, ce qui me prenait autrefois énormément de temps. Aujourd'hui, je n'ai plus qu'à filtrer les comptes les plus à risque et je sais où concentrer mon attention. »
Nettoyage des comptes anciens et meilleure intégrité du bilan. Le nettoyage des comptes anciens a constitué un avantage supplémentaire inattendu pour Resimac.
« Resimac n'est pas une toute jeune entreprise. Nous sommes présents sur le marché australien depuis 1985», rappelle Santo Ahmed. «Avec BlackLine, nous avons gagné en visibilité et en transparence, et nous avons pu identifier et éliminer de notre système les provisions anciennes que quelqu'un avait comptabilisées il y a longtemps et qu'un collègue avait simplement reportées d'année en année. Ces comptes n'étaient pas importants, mais BlackLine nous a permis de les découvrir et d'assainir nos comptes».
Dans la foulée, Resimac a créé une procédure opérationnelle standardisée, importée dans BlackLine.
«Nous avons maintenant une politique précise en place pour chaque compte. Lorsque je me présente devant les auditeurs, j'ai pleinement confiance dans l'intégrité de mon bilan. Je sais qu'il n'y aura pas de surprise l'année suivante».
Rapprochement automatique de 70% des transactions. L'automatisation des rapprochements a transformé le quotidien des équipes comptables et financières de Resimac.
«Nous avons des millions, voire des milliards, de valeurs transactionnelles à rapprocher chaque mois», explique avec enthousiasme Santo Ahmed. «Avec BlackLine, nous rapprochons automatiquement 70% de nos transactions. Et d'après nos consultants, nous pourrions monter à 90-95% à l'avenir. C'est énorme» !
Une transformation digitale accélérée pour Resimac. Le PDG et le directeur financier de Resimac sont favorables à l'innovation continue. «Si je proposais à la direction une solution capable d'automatiser nos processus et d'éliminer les risques, ils seraient immédiatement partants», confirme Santo Ahmed. «L'innovation occupe une place très importante dans les projets d'avenir de notre entreprise, et BlackLine est la pierre angulaire de cette démarche».
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Un audit dans les délais
Des rapprochements 100% dans les temps
Diminution du risque de bilan et meilleure visibilité sur les écarts
Nettoyage des comptes anciens et meilleure intégrité du bilan
Rapprochement automatique de 70% des transactions
Un parcours de transformation digitale accéléré pour Resimac
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