Une recherche de modernisation des processus comptables

Quest Diagnostics donne aux personnes les moyens d’agir pour améliorer leur santé. Ses données diagnostiques, qui sont issues de la plus grande base de données de résultats de laboratoire clinique au monde, aident à identifier et à traiter les maladies, à promouvoir des comportements sains et à améliorer la gestion des soins de santé. Chaque année, un tiers des adultes américains bénéficient des services de Quest Diagnostics, et la moitié des médecins et des hôpitaux s’en servent aux États-Unis. L’entreprise emploie 46 000 personnes.

Le défi

Les équipes comptables de Quest Diagnostics utilisaient à la fois des feuilles de calcul Microsoft Excel et des systèmes papier pour remplir leurs obligations de clôture financière mensuelles. Les employés peinaient à suivre l’état des rapprochements de comptes, un défi qui s’amplifiait à mesure que l’entreprise effectuait des acquisitions et ajoutait des comptes du grand livre. Avant de clôturer les comptes chaque mois, les employés de Quest Diagnostics lançaient une balance générale pour identifier les domaines qui n’étaient pas rapprochés et qui nécessitaient plus de travail. Ce processus était à la fois chronophage et fastidieux et n’était pas durable.

De plus, Quest Diagnostics avait besoin de capacités avancées pour intégrer les nouvelles acquisitions d’entreprises et rassembler les données pour ses audits financiers périodiques. L’absence d’une solution unifiée était un obstacle à la fois pour les employés de Quest Diagnostics et pour les auditeurs externes, ce qui entraînait une augmentation des coûts et une perte de temps. L’entreprise avait besoin d’un logiciel comptable capable d’uniformiser ses processus financiers et d’intégrer rapidement de nouvelles acquisitions dans son cadre financier.

Pourquoi BlackLine

Au début de l’année 2014, Quest Diagnostics a commencé à rechercher une solution comptable et a examiné plusieurs solutions, à savoir BlackLine, Trintech et Oracle Accounting Hub. Pour Quest Diagnostics, le choix de BlackLine a été motivé pour deux raisons principales :

Fonctionnalité. L’étendue des fonctionnalités de BlackLine était supérieure à celle de Trintech et d’Oracle et permettait à Quest Diagnostics de créer des groupes de comptes hiérarchisés avec différents niveaux d’autorité. Quest Diagnostics peut clairement définir les rôles de ses comptables au sein de BlackLine et attribuer des responsabilités en fonction de la région et de l’unité commerciale.

Exploitation. Quest Diagnostics devait satisfaire de nombreux besoins comptables, l’entreprise était à la recherche d’une solution dotée d’un modèle d’exploitation SaaS (Software-as-a-Solution). BlackLine proposait la seule solution comptable qui offrait un modèle SaaS basé sur le cloud, garantissant une plus grande flexibilité et des cycles de mise à jour plus rapides que ses concurrents sur site.

Quest Diagnostics a déployé BlackLine pour simplifier et moderniser ses processus comptables. L’entreprise a réalisé des gains de temps et augmenté la productivité de toutes ses équipes comptables grâce à l’abandon des méthodes utilisant des feuilles de calcul papier et Microsoft Excel. Nucleus Research a constaté que les workflows et les rôles d’utilisateur prédéfinis de BlackLine permettaient à Quest Diagnostics de traiter plus rapidement et avec une plus grande précision des volumes de données financières beaucoup plus importants. Depuis l'implémentation de BlackLine, Quest Diagnostics a procédé à de multiples acquisitions d’entreprises sans avoir à renforcer ses équipes comptables.

Les résultats

L'abandon des feuilles de calcul papier et de Microsoft Excel a nécessité un important travail de gestion du changement, mais l’utilisation de BlackLine a permis à Quest Diagnostics de profiter d’un certain nombre d’avantages.

Les principaux avantages sont les suivants :

Augmentation de la productivité des utilisateurs et de l’équipe. Les fonctionnalités de BlackLine ont permis aux comptables de Quest Diagnostics de gagner du temps sur le rapprochement des centaines de comptes dans le grand livre de l’entreprise. De plus, les équipes comptables de Quest Diagnostics ont intégré de nombreuses entreprises depuis le déploiement de BlackLine sans avoir à recruter du personnel supplémentaire.

Meilleure visibilité organisationnelle. En consolidant toutes ses données financières dans un seul outil, Quest Diagnostics peut analyser les performances de l’ensemble de l’entreprise au lieu de se concentrer uniquement sur chaque unité commerciale individuelle. Les dirigeants de Quest Diagnostics peuvent ainsi suivre l’état de chaque clôture financière et se pencher sur les données pour analyser les tendances et les problèmes.

Changement de culture. Les workflows pré-configurés de BlackLine permettent à Quest Diagnostics de définir des rôles clairs pour chacun de ses comptables, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur certaines tâches et de collaborer au besoin. Cela a entraîné un processus de clôture plus efficace et moins stressant, car les comptables de Quest Diagnostics peuvent travailler en permanence sur des tâches qui soutiennent les objectifs à long terme de l’entreprise.

Autosuffisance sur le long terme. Malgré la gestion du changement nécessaire pour remplacer ses anciens processus comptables, Quest Diagnostics a pu réduire les coûts et maximiser son retour sur investissement de BlackLine en utilisant exclusivement des ressources internes pour le déploiement de la solution. Les investissements initiaux de Quest Diagnostics dans la configuration et la compréhension du déploiement de BlackLine ont donné les outils nécessaires à l’entreprise pour une autosuffisance sur le long terme. L’entreprise peut adapter la solution pour tenir compte de l’évolution des environnements commerciaux et intégrer efficacement les nouveaux comptables lorsqu’ils sont embauchés.

Amélioration de l’efficacité lors de la clôture mensuelle et de l’intégration de nouvelles entreprises. Le déploiement de BlackLine par Quest Diagnostics met également en évidence l’avantage de la consolidation des données et des processus financiers en un seul outil. L’entreprise a créé un environnement plus efficace avec des rôles clairement définis pour ses employés, ce qui a simplifié à la fois la clôture mensuelle et l’intégration de nouvelles entreprises dans l’organisation. Les comptables de Quest Diagnostics peuvent désormais traiter un volume de travail beaucoup plus important chaque mois, car ils ont parfaitement conscience des tâches à accomplir à leur poste au sein du service financier.

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Quest Diagnostics Customer Success Story
Industrie

Hospital & Healthcare

ERP

Oracle

Region

United States

Taille d'entreprise

Enterprise

Les resultats

Un retour sur investissement de 140 % et une période de récupération de 9,6 mois

Augmentation de la productivité des utilisateurs et de l’équipe

Meilleure visibilité organisationnelle

Renforcement de la collaboration et de la responsabilité


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