Fondé en 2005, Premier Trailer Leasing a connu une croissance exceptionnelle. « À nos débuts, nous comptions environ 2 500 semi-remorques », indique Tori Geer, Vice présidente et contrôleuse chez Premier, avant de poursuivre : « À présent, nous disposons de près de 52 000 semi-remorques et de 37 agences à travers les États-Unis. »

Et pourtant, alors que l’entreprise s’est profondément développée, son équipe comptable est restée peu fournie.

« Notre équipe est vraiment très réduite. Deux personnes s’occupent de la comptabilité, deux des comptes clients, trois des comptes fournisseurs, deux des stocks et deux de la fiscalité », précise Tori Geer. « Il faut travailler avec acharnement pour que tout soit fait à temps, car nous n’avons pas
10 comptables sous la main. Nous en avons deux, et ils prennent des congés eux aussi. »

Comme le processus de clôture de l’entreprise était obsolète et sur papier, son équipe déjà fort sollicitée était aux prises avec des tâches manuelles de plus en plus nombreuses. Les écritures de journal étaient particulièrement problématiques.

« Du papier, du papier, et encore du papier. Il fallait imprimer les écritures de journal et les transmettre pour signature. Ensuite, nous devions enregistrer les écritures, puis numériser tous les documents pour les réintégrer, pour finir par les passer à la déchiqueteuse », déplore Tori Geer. « Ce processus était très manuel, et très chronophage. »

En 2016, Premier a été racheté par Redwood Capital Investments. La société de capital-investissement n’a pas uniquement aidé la direction à « voir le plus grand potentiel de Premier », selon Tori Geer, mais l’a également incitée à investir dans la technologie dédiée à la clôture financière pour gagner en efficacité et en visibilité et libérer le personnel des tâches manuelles y afférentes.

En quête d’une nouvelle solution de clôture, Tori Geer et son équipe ont passé en revue trois fournisseurs, dont BlackLine. Au cours du processus, BlackLine s’est distinguée pour plusieurs raisons. Si les fonctionnalités et la simplicité d’utilisation étaient essentielles, la solution Journal Entry de BlackLine « s’est révélée l’une des principales raisons pour lesquelles nous voulions BlackLine », explique Vesta Lot, Directrice omptable.

« Avec Journal Entry, BlackLine est sortie du lot. Nous avons vu à quel point cette solution simplifierait notre processus d’écritures de journal. Nous la trouvions grandiose et pensions qu’elle pourrait raccourcir notre processus de clôture. »

Premier venait de commencer l’implémentation de BlackLine Account Reconciliations, Task Management, Transaction Matching et Journal Entry lorsque la pandémie a éclaté en 2020.

« Toute notre équipe comptable s’est retrouvée en télé-travail. Nous avons tous des enfants, et nous essayions simplement de nous adapter à une nouvelle norme, en sus de l’implémentation de BlackLine et d’une autre plateforme », explique Vesta Lot. « L’équipe BlackLine a été formidable avec le report de tous nos délais et en travaillant avec ous pour respecter nos nouvelles contraintes de temps. »

Vesta Lot attribue à deux consultants chargés de l’implémentation de BlackLine le mérite d’avoir permis une « transition facile et sans heurts » de leur processus papier vers BlackLine, au cours d’une période chaotique et incertaine. « Ils nous ont accompagnés tout au long du processus, en nous guidant et en nous aidant avec l’implémentation. Nous leur sommes vraiment reconnaissants. »

Gain de temps. Depuis la mise en place de lackLine, Premier a accéléré la clôture de 15 %.

« Nous avons raccourci le processus de clôture de fin de mois de deux à trois jours », s’extasie Vesta Lot. « Nous avons donc plus de temps à consacrer à l’analyse et pour nous pencher sur les améliorations à apporter. Notre processus de clôture de fin de mois est enfin efficient. »

Puis Tori Geer d’ajouter : « Le gain de temps a été énorme pour nous. Avant BlackLine, il nous fallait environ 17 jours, pour les bons mois. Nous avons raccourci ce délai à 12-15 jours. »

Ce gain de temps est particulièrement bénéfique, car Premier Trailer doit attendre que les facturations soient traitées avant de clôturer les comptes.

« Beaucoup d’entreprises terminent le processus de facturation le dernier jour du mois. Mais comme nous facturons du temps, ce n’est pas si simple pour nous. Il nous faut attendre le tout dernier jour pour commencer à traiter les facturations, afin d’être certains d’avoir toutes les données », indique Tori Geer.

« Ce processus prend quatre à cinq jours chez Premier, ce qui repousse quelque peu la fin de la clôture. Pour nous raccourcir la clôture de deux jours représente une aide véritablement onsidérable. Chez Redwood, ils ont été ravis de ce temps supplémentaire. »

Visibilité améliorée. Toutes les données de clôture de Premier sont désormais immédiatement disponibles et consultables dans BlackLine.

« On peut se connecter et consulter l’écriture et toutes les sauvegardes. C’est un vrai plus pour nous », se réjouit Tori Geer. « Écritures, tâches et journaux, tout se trouve au même endroit. Avec BlackLine, on dispose d’une unique source fiable. »

Vesta Lot ajoute : « Avant BlackLine, chaque collaborateur avait son propre dossier dédié aux écritures de journal. Pour obtenir la sauvegarde de

quelqu’un, il fallait lui envoyer un e-mail. Maintenant, tout est dans BlackLine, il est possible de consulter les écritures de journal de tout le monde. C’est un véritable avantage. »

Le gain de visibilité va également permettre de simplifier les futurs audits, et Tori Geer et Vesta Lot envisagent d’accorder l’accès en lecture seule aux auditeurs. « Avec BlackLine, les auditeurs peuvent se connecter et consulter n’importe quelle donnée que nous souhaitons partager avec eux », indique Tori Geer, avant de poursuivre : « Cela va vraiment faciliter le processus. »

Des collaborateurs libérés. La suppression des tâches manuelles chronophages du processus d’écritures de journal n’a pas seulement amélioré l’efficacité : cela a également amélioré le moral des troupes.

« Nos équipes ont été soulagées par l’élimination des étapes d’impression, de numérisation et de destruction des documents. Nos collaborateurs ont le sentiment de réaliser des tâches à plus forte valeur, car ils se concentrent sur l’analyse des données, et non sur leur numérisation », indique Tori Geer. « C’est très appréciable pour nous, les managers, car nous ne leur confions pas des tâches banales. On a tous mieux à faire. »

Comme ils n’ont plus à gérer d’immenses quantités de papier, les membres des équipes peuvent approfondir leurs analyses, et être plus proactifs.

« Nous disposons des données financières de l’entreprise, et nous traitons celles des 37 agences en plus », se réjouit Tori Geer. « Avec BlackLine, nous avons désormais le temps d’analyser en détail les données financières de ces agences, afin de vérifier leur exactitude et leur complétude. Auparavant, nous les envoyions et devions attendre que les agences les examinent pour identifier d’éventuels problèmes. Nous sommes proactifs à présent, et non réactifs. »

Simplification de la gestion des tâches. Auparavant, les tâches de clôture étaient conservées dans un fichier Excel rarement consulté. Aujourd’hui, elles sont gérées centralement, dans BlackLine. La direction peut tout de suite prendre connaissance des tâches en attente et en retard, et les utilisateurs reçoivent des rappels concernant les tâches à venir.

« Avant, je devais écrire mes tâches sur un tableau blanc, afin d’être certaine de n’en oublier aucune », explique Tori Geer. « À présent, j’ai juste à me connecter à BlackLine pour voir toutes les tâches que je dois entreprendre, et c’est appréciable.

BlackLine comporte également un calendrier relatif à la clôture. « En consultant ce calendrier, je peux voir où nous en sommes, quelles tâches doivent encore être faites et qui bloque le processus. »