Grâce à BlackLine, Pluralsight a amélioré la visibilité des parties prenantes sur le processus de rapprochement, mis en place des normes pour la réalisation et la révision des rapprochements et établi des contrôles de conformité.

Ensemble, NetSuite et BlackLine aident Pluralsight à développer et à simplifier les processus de rapprochement comptable et financier. Après ses débuts modestes en 2004 avec des formations dispensées dans des salles de classe à des développeurs de logiciels, Pluralsight a ajouté la formation en ligne en 2008 et a vu sa croissance bondir. En 2012, la société a levé 27,5 millions de dollars en financement de série A et en 2014, elle a levé 135 millions de dollars supplémentaires en financement de série B pour élargir sa plateforme et sa bibliothèque de cours.

Au fur et à mesure que l’entreprise se développait, elle avait besoin de solutions informatiques qui pourraient lui permettre de croître et de simplifier ses opérations. Elle a commencé à chercher un logiciel de comptabilité évolutif basé sur le cloud capable d’absorber la charge de travail croissante et de prendre facilement en charge plusieurs sites. En novembre 2014, Pluralsight a choisi la solution cloud hautement évolutive de NetSuite pour la gestion de son grand livre. « En tant que pionnier dans le domaine SaaS, NetSuite était plus en pointe que ses concurrents », explique Mark Hansen, directeur des finances et de la comptabilité. « Nos concurrents l’utilisaient également pour relever des défis similaires. »

NetSuite a fourni à l’entreprise de puissantes capacités de reconnaissance des revenus. Avec son modèle d’abonnement, Pluralsight utilise NetSuite pour la plupart des fonctions comptables, y compris les comptes fournisseurs, les comptes clients, les immobilisations, les actifs prépayés et le grand livre.

En août 2015, Pluralsight s’est penchée sur l’amélioration de son processus de rapprochement financier de fin de mois. Elle cherchait à améliorer la visibilité des rapprochements, à mettre en place des normes pour la réalisation et la révision des rapprochements et à établir des contrôles de conformité. Elle a sélectionné BlackLine. « BlackLine proposait une solution d’entreprise qui répondait à nos besoins sur le long terme », indique Mark Hansen.

BlackLine offre une intégration simple à NetSuite grâce à une API, les soldes du grand livre passent automatiquement de NetSuite à BlackLine. Si un solde change après la préparation du rapprochement dans BlackLine, le préparateur reçoit une notification lui indiquant que le rapprochement doit être de nouveau effectué. Grâce à l'utilisation combinée de BlackLine et NetSuite, Pluralsight a pu accélérer sa clôture financière de fin de mois, améliorer la visibilité du processus de rapprochement et veiller à la conformité.

Rapprochements plus rapides. « Avec BlackLine, nous avons réduit le temps nécessaire à la clôture d’un mois, passant de 12 à 15 jours ouvrables à 10 jours ouvrables. Ces économies résultent de la capacité à effectuer des rapprochements et des révisions en quasi-simultané avec la préparation de ces rapprochements », explique Mark Hansen.

Auparavant, un comptable pouvait effectuer 10 à 30 rapprochements dans un seul classeur Excel. Une fois le classeur terminé, il l’envoyait au réviseur. Les écritures de journal changent constamment jusqu’à la fin de la clôture. Lorsqu’un changement se produisait, le comptable révisait l’ensemble du livre. La révision ne pouvait avoir lieu qu’après la finalisation de l’ensemble du livre. Cela signifiait que les problèmes n’étaient identifiés qu’à un stade avancé du processus de rapprochement. Étant donné que BlackLine rend possible la préparation et la révision simultanées des rapprochements, on peut réviser chaque compte un par un, ce qui permet d’apporter des corrections beaucoup plus tôt.

Amélioration de la visibilité. Chaque partie prenante de l’entreprise doit pouvoir consulter les résultats financiers en temps opportun. Les tableaux de bord de BlackLine permettent au directeur financier et aux autres parties prenantes de voir instantanément où en est l’équipe à tout moment du processus de rapprochement, y compris le nombre de rapprochements préparés, révisés ou approuvés et le nombre de rapprochements qui n’ont pas été entamés.

Amélioration des contrôles. BlackLine offre un contrôle plus étroit sur le processus de rapprochement. Auparavant, Pluralsight ne disposait d’aucune directive sur la façon d’effectuer des rapprochements ou sur les éléments auxquels les réviseurs devaient prêter attention. Dorénavant, les comptables peuvent s’appuyer sur un guide pour effectuer et réviser les rapprochements. Un répertoire centralisé héberge chaque mois les rapprochements et les verrouille à la clôture de la période comptable. Pluralsight dispose désormais des contrôles internes et des preuves de leur efficacité dont elle aura besoin pour se conformer à la section 404 de la loi Sarbanes-Oxley en cas d’éventuelle introduction en bourse.