Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

Pluralsight is an online learning company focused on professional technology training for individuals and enterprises across the globe. This training encompasses three technology pillars: software development, IT infrastructure and creative skills. With more than 4,500 courses, Pluralsight provides an ever growing online training library authored by industry experts. Through an easily affordable subscription-based model, Pluralsight offers high-quality, relevant and timely training, serving as a skills catalyst to nearly 3 million users worldwide.

The Challenge

After a humble beginning in 2004 delivering classroom training to software developers, Pluralsight added online training in 2008, and saw its growth explode. By 2010, the company fully transitioned to an online learning model, and in 2012 it raised 27.5M in Series A funding. In 2014, the company raised an additional $135M in Series B funding to further expand its platform and course library.

The growth and expansion of the business over the last several years also highlighted the need for an automated solution that could enable growth and streamline operations. Pluralsight had recently switched from QuickBooks to NetSuite to streamline crucial finance operations, yet their financial reconciliation process was still cumbersome and highly manual. They also wanted better visibility and control over its end-of-month reconciliation process.

According to Mark Hansen, director of finance and accounting at Pluralsight, “Each staff member was responsible for 10-30 reconciliations. These were all performed in a single Excel workbook. Once the workbook was finished, it was saved to Dropbox and the reviewer was notified. It was a very manual process, and there was no visibility. Any time new journal entries were booked, the reconciliations had to be revisited. Approvers had to wait for a workbook to be finished before they could review it. If there were changes or errors, individuals had to go back and update entire book of reconciliations.”

The existing process also put any future internal controls compliance at risk. “The nature of Excel is that data can be changed at any time. We couldn’t lock the folders, so there was always the possibility of something being altered after the accounting period had been closed.”

Secteur d'activité

Computer Software and Services

Zone géographique

États-Unis

Company Size

MidSize

Business Impact

Simplified SOX compliance and documentation, reduced time spent on the close by a few days, enabled faster—and concurrent—reviews of reconciliations, increased visibility into the close process, enabled real-time transparency for both the company and stakeholders.

Pourquoi BlackLine

Julie Egan et son équipe avaient besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, améliorerait l'organisation, le contrôle et faciliterait la normalisation. « Un membre de mon équipe avait utilisé BlackLine par le passé. Je n'avais jamais entendu parler d'une solution automatisée pour les justifications. J'ai fait des recherches et j'ai vite réalisé qu'il nous la fallait absolument ! J'ai rédigé un appel d'offre que nous avons pu intégrer au budget. »

Cependant, de nombreux retards ont empêché Veolia Amérique du Nord de mettre en œuvre une solution de justification pendant trois longues années. « En 2013, nous avons progressivement abandonné PeopleSoft pour SAP, et les personnes qui contrôlaient l'interface ont donc changé. C'est ce qui a causé le premier retard », selon Julie Egan. « En 2014, Veolia a décidé un déploiement à l'échelle du Groupe. Puis quelqu'un a décidé qu'une mise en œuvre à travers toute l'entreprise n'était pas souhaitable. Il a fallu tout recommencer depuis le début. »

En 2015, Julie Egan et son équipe ont finalement reçu l'autorisation de mettre en place une solution—la plateforme d'un concurrent de BlackLine — mais le projet fut à nouveau retardé. « Nous avions bien avancé dans l'implémentation lorsque les employés SAP nous ont annoncé qu'ils n'aimaient pas la façon dont cette solution se connectait à SAP. Lorsque nous avons découvert que BlackLine s'intégrait automatiquement à SAP, nous avons décidé de changer. »

Veolia a finalement déployé la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine milieu 2016. « Nous avons toujours su que BlackLine était la meilleure plateforme, mais c'est le prix qui a motivé notre première décision » selon Julie Egan. « Les solutions des concurrents étaient moins chères, mais nous avons découvert au cours de la mise en œuvre que les éléments étaient simplement empilés les uns sur les autres, sans cohérence d'ensemble. » La solution BlackLine s'est avérée bien plus intégrée et intuitive.

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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