Réduction de 80 % des effectifs nécessaires pour le lettrage
phs Group est le principal prestataire de services d’hygiène au Royaume-Uni, en Espagne et en Irlande. Desservant plus de 120 000 clients sur plus de 300 000 sites, des restaurants aux bureaux et des hôpitaux aux écoles, phs Group répond à la demande de plus de 100 millions de personnes.
Le défi
Pour phs Group, le processus manuel de lettrage nécessitait le concours de 20 personnes et durait bien souvent plusieurs jours. En outre, ce processus obsolète nuisait à la visibilité. Il était donc difficile d’octroyer des crédits aux clients et de partir en quête des créances en temps opportun.
« Nous imprimions les versements et les trions en plusieurs piles sur les bureaux, en fonction des montants. Nous traitions les paiements manuellement via notre CRM, en répartissant les lots de lettrage aux collaborateurs. Ils devaient ensuite passer en revue la pile de versements pour trouver le montant correspondant », déplore Craig Rush, Responsable projets informatiques chez phs Group. « Cette situation ne pouvait plus durer, sans oublier son coût exorbitant et l’utilisation inefficiente de nos ressources. »
Pourquoi BlackLine
Dans un premier temps, la direction a décidé d’utiliser un service d’imagerie des chèques et un logiciel. Mais même si ce service avait accéléré le traitement, Craig Rush savait que l’équipe n’avait qu’effleuré le sujet.
« Cela nous a ouvert les yeux sur le champ des possibles, et nous souhaitions aller plus loin », explique Craig Rush, avant de poursuivre : « Nous avons repris nos recherches et découvert BlackLine Cash Application. BlackLine était déjà un produit phare sur le marché, utilisé par des entreprises de notre secteur. »
Malgré les éloges d’autres sociétés de services, la direction avait besoin de preuves. Avec le concours de BlackLine, Craig Rush et son équipe ont chargé un véritable relevé bancaire dans un environnement de test BlackLine. Ils ont testé la solution pendant plusieurs semaines, créant des scénarios de plus en plus compliqués.
« BlackLine Cash Application a rapidement multiplié par deux notre taux de lettrage automatique. Nous avons alors réalisé que l’implémentation de BlackLine n’était pas un simple pari, prenant conscience qu’il faudrait être fou de ne pas l'adopter. »
Craig Rush souligne que BlackLine a accompagné phs Group au cours des phases d’analyse, de conception, de développement, de test et de déploiement, et que la perturbation des activités quotidiennes n'a été que minime.
« Ce projet s’est révélé être une des mises en oeuvre et livraisons les plus réussies que j’ai connues. Non seulement a-t-il satisfait toutes nos attentes, mais nous avons par ailleurs commencé à atteindre des étapes clés bien plus tôt que prévu. »
Les résultats
Réduction de 80 % des effectifs affectés au lettrage.
Auparavant, le lettrage occupait tous les membres de l’équipe en charge des comptes clients une majeure partie de la journée. Avec BlackLine Cash Application, le lettrage a lieu avant 9 h le matin, avec un taux de lettrage automatique des relevés bancaires de 70 %.
« BlackLine nous a permis de faire un pas de géant concernant le lettrage et son traitement. Non seulement moins de collaborateurs se chargent du lettrage, mais nous traitons en outre des volumes de plus en plus conséquents, plus rapidement et avec plus de précision qu’avant », se réjouit Craig Rush.
Et Nicola Johnson, Responsable crédit, d’ajouter : « Ces dernières années, notre base de clients a considérablement augmenté, et il en est de même pour la complexité de la gestion des comptes. À mon avis, si nous n’avions pas implémenté BlackLine, il nous aurait fallu multiplier nos effectifs par deux, juste pour suivre le rythme. »
Réduction du temps consacré à la recherche des créances tout en améliorant l’expérience client.
L’automatisation du lettrage a vraiment changé la donne d’une autre activité essentielle : le recouvrement des créances.
« Comme le lettrage a lieu avant 9 h le matin, les contrôleurs crédit ne perdent pas de temps en contactant ceux qui ont déjà réglé leur dû », indique Craig Rush. « Rien que part ce point, l’expérience client est bien meilleure. »
Des collaborateurs libérés afin qu’ils puissent se concentrer sur les tâches complexes et plus stratégiques. Craig Rush fait savoir que l’accélération du lettrage et la précision accrue ont permis à l’équipe d’entreprendre des tâches plus approfondies.
« Maintenant que le lettrage est automatisé à 70 %, nous pouvons nous concentrer sur les paiements qui nécessitent plus de suivi ou de recherches », explique Craig Rush. « Avec BlackLine, on donne la priorité à la qualité, plutôt que d’essayer de suivre le rythme en termes de quantité. » phs Group a depuis lors utilisé d’autres fonctionnalités de BlackLine Cash Application et l’a étendu à d’autres zones géographiques.
« Le traitement des relevés bancaires s’est révélé une telle réussite que nous avons également utilisé BlackLine pour le traitement des chèques. Nous prévoyons également d’implémenter Cash Application en Irlande. Nous avons vraiment hâte d’y appliquer les mêmes normes et la même rigueur au traitement de la trésorerie et au lettrage. »
Une évolutivité permettant de s’ajuster à une forte croissance.
L’évolutivité de BlackLine permet à l’équipe en charge des comptes clients de suivre le rythme en cas de hausse des volumes.
« Grâce à BlackLine, nous avons non seulement simplifié nos processus de gestion de trésorerie, mais nous avons à présent toutes les cartes en main pour favoriser une croissance et une réussite pérennes dans un environnement commercial de plus en plus dynamique », s’exalte Craig Rush.
« Je tiens à remercier sincèrement l’équipe dévouée de BlackLine, qui a travaillé sans relâche pour mener à bien ce projet, ainsi que nos collaborateurs et les parties prenantes pour leur soutien indéfectible. Cette réussite a constitué une étape très importante dans notre parcours vers l’excellence opérationnelle et la résilience financière. »
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Réduction de 80 % des effectifs affectés au lettrage
Réduction du temps consacré à la recherche des créances tout en améliorant l’expérience client
Des collaborateurs libérés afin qu’ils puissent se concentrer sur les tâches complexes et une évolutivité permettant de s’ajuster à une forte croissance
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