Économie de 95 heures par mois et gains d'efficacité avec moins de personnel
Pentagon Federal Credit Union (PenFed Credit Union) est la deuxième plus grande coopérative de crédit fédérale des États-Unis. Elle compte 2,9 millions de membres dans le monde et gère plus de 31 milliards de dollars d'actifs.
Le défi
Au fil des ans, l'utilisation de processus comptables manuels s'est traduite par un manque de standardisation, laissant PenFed face à un risque accru.
« Notre processus de rapprochement n'était pas harmonisé », explique Legh Penrod, Responsable comptabilité unités commerciales chez PenFed, avant de poursuivre :
« Les styles et les modèles étaient disparates. Une seule personne pouvait utiliser trois modèles distincts. Dans certains rapprochements, les dettes figuraient en positif, dans d’autres en négatif. Nous avons dû corriger un grand nombre d'erreurs. »
Pourquoi BlackLine
Des changements au sein de la direction se sont révélés l'occasion idéale pour entamer une transformation numérique.
« Nous avons examiné de nombreuses offres », déclare Legh Penrod. « Non seulement la solution BlackLine était la meilleure, mais en plus nous pouvions nous charger nous-mêmes de sa mise en œuvre, sans dépendre des disponibilités du service informatique. »
Legh Penrod savait qu’une stratégie solide de conduite du changement était indispensable, surtout auprès de comptables chevronnés attachés à leurs habitudes.
« Dans les premiers temps, nos collaborateurs ont continué d'utiliser les modèles sur feuille de calcul et les ajoutaient aux rapprochements dans BlackLine. Nous leur avons alors montré une approche qui leur permettrait d'économiser 30 heures par mois, qu'ils ont rapidement adoptée. »
Les résultats
95 heures économisées par mois. Legh Penrod et son équipe ont alors pu se tourner vers des tâches plus stratégiques, comme le reporting et les analyses.
« Nous pouvons désormais nous pencher sur les rapprochements, une tâche à laquelle nous n’avions pas le temps de nous consacrer auparavant. Nous avons aussi mis en place des dossiers de reporting pour l’ensemble de nos activités. Et, pour la première fois, nous organisons des réunions d’analyse mensuelles. »
Gains d'efficacité malgré la baisse des effectifs. Grâce à BlackLine, PenFed repousse les limites de la performance avec une équipe resserrée.
« Nous avons réduit les effectifs de notre service comptable d'environ 20 % », grâce à BlackLine, se réjouit Legh Penrod. « Nous n'avons pas eu à remplacer les départs, du fait des gains d'efficacité offerts par BlackLine. »
Partenariats renforcés. Avec Transaction Matching, Legh Penrod et son équipe ont accès à de précieuses données, au bénéfice des partenaires de l'entreprise.
« Nous sommes en mesure de transmettre des informations de plus grande valeur à nos partenaires. De ce fait, ils peuvent s'attaquer aux problématiques et les résoudre plus rapidement. »
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Pentagon Federal Credit Union's Blackline Journey
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95 heures économisées par mois
Gains d'efficacité malgré la baisse des effectifs et partenariats renforcés.
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