Panini collecte des justifications automatisées avec BlackLine

Le Groupe Panini, établi il y a plus de 50 ans à Modène, en Italie, avec des filiales en Europe, en Amérique latine et aux États-Unis, est le leader mondial du secteur des éditions collector et le principal éditeur multinational de bandes dessinées, de magazines pour enfants et de mangas en Europe et Amérique latine. La société possède des canaux de distribution dans plus de 110 pays et emploie près de 1 000 personnes. Pour plus d'informations, visitez www.paninigroup.com

Le défi

Panini a son siège social en Italie et abrite ses équipes de comptabilité financière et de gestion. En droit italien, il existe des dispositions strictes concernant la responsabilité administrative des entreprises en cas de délits commis par un dirigeant. Ce n'est pas surprenant, étant donné l'ampleur du problème : les pots-de-vin et la corruption coûtent à l'économie italienne environ 60 milliards d'euros par an. Ce domaine du droit relève du décret législatif 231/2001.

Avant 2012, les individus étaient responsables en vertu de la loi italienne des erreurs commises ou des actions illégales prises dans une organisation. Les choses ont changé avec l'introduction d'une nouvelle loi anti-corruption, la loi n° 190. En conséquence, tout acte de corruption de la part d'un employé agissant au nom de l'entreprise pourrait entraîner une responsabilité administrative envers l'entreprise en vertu de cette loi. Cela signifiait que les entreprises avaient besoin des processus fiables en place pour s'assurer qu'elles avaient fait tout ce qu'elles pouvaient pour atténuer ces activités.

Auparavant Panini gérait ses rapprochements financiers dans des tableaux et s’appuyait sur les équipes pour informer le directeur financier que toutes les actions étaient terminées. Il n'y avait pas de moyen plus simple pour que le directeur financier s'assure que tous les justifications étaient effectuées et qu'elles étaient correctes, sans vérifier manuellement chacune d'elles.

En encadrant son environnement de contrôle et en automatisant le processus de justification, Panini pourrait garantir sa conformité à la loi 231/2001

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Visibilité sans précédent dans les processus comptables,

Séparation appropriée des tâches,

Trace de preuves d'audit et d'approbation,

Garanties de transparence et d'efficacité.

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Pourquoi BlackLine

Il y a 15 utilisateurs qui gèrent les justifications au sein du département avec différents niveaux d'expérience et de compétences technologiques. Donc, tout nouveau système devait être facile à utiliser, peu importe les capacités de l'équipe.

Panini a recherché et évalué un certain nombre de systèmes, mais a finalement choisi BlackLine en raison de l'interface utilisateur claire et facile d’utilisation. Peter Harris, directeur financier de Panini est le principal utilisateur et il a estimé que la démo faisait ressortir BlackLine car elle était si simple à utiliser et répondait au besoin de contrôles internes.

BlackLine pourrait également être parfaitement intégré au système ERP actuel et futur de Panini. Comme elle était en train de transférer ses données financières d'un système ERP à un autre, la compatibilité, à travers tous les principaux fournisseurs ERP, était cruciale lors de la recherche d'un fournisseur de logiciels d'automatisation financière.

Les résultats

« La mise en œuvre du système BlackLine était si simple. J'ai eu quelques appels avec l'équipe de mise en œuvre mais j'ai pu faire la majorité moi-même. Le service informatique était impliqué pour le chargement des soldes de nos systèmes ERP car des connaissances techniques supplémentaires étaient nécessaires, sinon il n'était pas nécessaire de l’impliquer ; ce qui signifiait qu'il pouvait se concentrer sur d'autres activités. Le support de BlackLine a également été extrêmement utile, je n'ai eu qu'à appeler quelques fois et la requête a toujours été traitée rapidement », a déclaré Peter Harris, CFO, Panini.

Avec le système BlackLine en place, il est plus facile pour Panini de montrer que les justifications se sont déroulées correctement, et surtout, il existe une preuve que le directeur financier les a vues. Panini a une visibilité sans précédent sur les processus comptables et peut facilement mettre en évidence une bonne séparation des tâches. Cela permet à l'entreprise de répondre suffisamment aux exigences de la loi italienne et de s'assurer qu'elle est exempte de toute responsabilité.

« BlackLine est la première application cloud que nous avons implémentée et elle fonctionne très bien car elle est si simple à utiliser. Le fait que moi, en tant que non-informaticien, ai pu l'installer parle de lui-même. Bien que nos filiales n'aient pas les mêmes exigences légales que le siège social en Italie, nous envisageons d'étendre BlackLine à toutes afin de garantir transparence et efficacité », a conclu Harris.

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