Gain de temps et réduction du risque en automatisant 90 % des 80 000 tâches à l'échelle mondiale
Constituée en 1905, Norsk Hydro transforme des ressources naturelles en produits utiles destinés aux particuliers et aux entreprises. La société a créé un lieu de travail sûr et sécurisé pour ses 32 000 salariés répartis sur plus de 140 sites dans 40 pays.
Le défi
Ces dernières décennies, Norsk Hydro s’est rapidement développée par le biais d’acquisitions, celle-ci disposant alors d’ERP et de processus disparates. Pour simplifier et unifier le service Finance, ainsi que les RH et le service Informatique, la société a créé l’entité GBS (Global Business Services), pilotée via plusieurs hubs mondiaux et régionaux.
« GBS fournit des services aux RH et aux services Finance et Informatique », explique Piotr Kubacki, Responsable mondial du processus de fiabilisation des données (R2R) chez Norsk Hydro. « Mon rôle consiste à harmoniser les processus des différentes unités. »
Et pourtant, malgré la création de GBS, la gestion, l’analyse et le reporting à la clôture constituaient toujours un défi. Les données issues de diverses unités commerciales étaient vraiment disparates et les processus n’étaient pas standardisés.
« Les opérations financières représentent un volume de travail considérable. Chaque mois, nous xécutonsprès de 80 000 tâches à l’échelle mondiale », indique Piotr Kubacki, avant de poursuivre : « Et pourtant, auparavant, bon nombre des unités suivaient des approches différentes. Elles avaient leurs propres listes de contrôle, la plupart du temps sur un fichier Excel. Ces listes de contrôle n’étaient pas harmonisées, et les dates butoirs étaient toujours incorrectes. »
Pourquoi BlackLine
Piotr Kubacki et son équipe étaient prêts à standardiser et à automatiser les processus de clôture à l’échelle des unités commerciales, tant à des fins d’harmonisation que d’amélioration de la transparence. Ils souhaitaient également utiliser une solution permettant de programmer les tâches, de créer des workflows et de gérer les exceptions dans SAP, afin d’offrir une expérience utilisateur simplifiée et de gagner du temps.
« Nous recherchions une solution qui nous aiderait à exécuter la clôture de la manière la plus optimale », indique Piotr Kubacki. « Et cette solution, c’était BlackLine. »
Norsk Hydro a mis en oeuvre les solutions BlackLine suivantes : Account Reconciliations et Account Analysis. Intégré dans SAP, non seulement Smart Close automatise et simplifie les activités de clôture de Norsk Hydro dans ce logiciel, mais utilise également les rôles et les autorisations de SAP, reflétant ainsi l’expérience utilisateur de cet ERP.
« Smart Close est désormais l’“outil standard” de Norsk Hydro », explique Piotr Kubacki. « Dès lors qu’un nouveau site passe à SAP, nous implémentons Smart Close. C’est ainsi que se passe la clôture sur l’ensemble des sites dorénavant. À l’heure actuelle, plus de 500 salariés utilisent Smart Close. »
Les résultats
Gain de temps. Grâce à Smart Close, Norsk Hydro a automatisé 90 % de ses processus à l’échelle mondiale, avec à la clé une accélération de la lôture.
« Notre liste de contrôles Smart Close compte 80 000 tâches, et 90 % de ces dernières sont automatisées, ce sans perdre en qualité », se réjouit Piotr Kubacki. « Je ne peux m’imaginer revenir en arrière et exécuter toutes ces tâches manuellement. Smart Close a considérablement simplifié notre workflow. »
Réduction du risque. L’accroissement de la visibilité et l’automatisation ont permis à Norsk Hydro de réduire le risque.
« Smart Close a vraiment changé la donne au cours de la période de clôture, particulièrement marquée par des pressions temporelles. Cette solution identifie automatiquement les erreurs et les problèmes liés aux commandes », déclare Piotr Kubacki. « À l’heure actuelle, le logiciel tourne à 5 h le matin. L’identification d’un problème déclenche l’envoi d’un e-mail, et nous pouvons alors vérifier si quelque chose a été mal enregistré ou s’il y a un problème de qualité des données de référence. »
Piotr Kubacki précise que Smart Close a également permis à Norsk Hydro de renforcer ses contrôles. « Avant Smart Close, il était physiquement impossible d’exécuter tant de transactions et de détecter les erreurs en si peu de temps. »
Transparence améliorée. Avant l’implémentation de Smart Close, les unités commerciales utilisaient différents processus, ce qui nuisait à la transparence. Avec BlackLine, les processus sont à la fois standardisés et complètement visibles.
« Grâce à Smart Close, on peut instantanément savoir combien de tâches il y a et quelle quantité a été affectée à quelle entité », explique Piotr Kubacki. « Toutes les informations figurent dans le tableau de bord de Smart Close. »
Smart Close permet également une meilleure visibilité sur les éléments anciens. « On peut facilement prendre connaissance des éléments qui auraient dû être traités depuis longtemps. Cela nous incite à agir. Nous sommes alors à même de procéder à un suivi à l’échelle mondiale et de recenser les problèmes à traiter. »
Davantage de paiements le jour même. Smart Close a permis à Norsk Hydro de se conformer à l’exigence de paiement des factures le jour même.
« Les directives du service Trésorerie prévoient que nous devons émettre des paiements chaque jour », explique Piotr Kubacki. « Après avoir implémenté Smart Close, nous avons immédiatement amélioré notre indicateur relatif aux factures payées à temps, qui est passé de 73 % à 93 %.
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transparence améliorée, davantage de paiements dans les temps.
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