Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur une seule et même plateforme.

Established in 1927 and headquartered in Toronto, Maple Leaf Foods is Canada’s leading consumer meats packaging company. The company has more than 12 big brands, including Natural Selection and Schneider’s, and does more than three billion in sales every year.

The Challenge

To continually provide high-quality protein products amid increasing costs, Maple Leaf Foods must invest in front-end improvements, such as innovative facilities and production methods. Yet the efficiency of the company’s back-end processes—especially finance and accounting—suffered in return. According to Vinh Lien, Director of Finance and Accounting at Maple Leaf Foods, “When you’re growing a business, you’re looking at improving the front end to reduce costs.

That means back-end processes like finance often get addressed last, if at all.” For Lien, the company’s reconciliation process was most in need of improvement. “I came from an organization that had been through finance transformation. So coming to Maple Leaf was quite an eye-opener. While the company’s close was pretty good, the account reconciliation process was still 100% manual. I hadn’t seen that many binders floating around in eight years.”

Reconciliations were completed, printed, reviewed, signed, and then rescanned back into a server. Then reviewers would go into the server and check each reconciliation against the trial balance in SAP. “It was an insane amount of work. It took eight hours at the end of the month just to go on to a shared drive to see if the reconciliations were uploaded. The process wasn’t improving the quality of the recs. People were just checking to see they were done.”

A lack of visibility with the current process also opened the company up to tremendous risk. “If you have binders and paper floating around, how do you have any visibility?” said Lien. “At the end of the quarter, we have to answer an accounting control questionnaire. One of the questions is ‘Are you comfortable that all the account reconciliations are completed?’ Well, they’re checked, but the bigger question is ‘Are all the reconciliations accurate and done at the level of quality we expect them to be?’ You’re hoping people will come and tell you if something is wrong.”

Secteur d'activité

Agroalimentaire

ERP

SAP

Zone géographique

Canada

Company Size

Enterprise

Business Impact

Freed one full-time position to work on addressing quality; reduced storage, paper, and server costs by $30,000; saved $122,100 through overall efficiency gains; increased visibility; seamlessly reconciled different accounts at different levels with customized variances.

Pourquoi BlackLine

Julie Egan et son équipe avaient besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, améliorerait l'organisation, le contrôle et faciliterait la normalisation. « Un membre de mon équipe avait utilisé BlackLine par le passé. Je n'avais jamais entendu parler d'une solution automatisée pour les justifications. J'ai fait des recherches et j'ai vite réalisé qu'il nous la fallait absolument ! J'ai rédigé un appel d'offre que nous avons pu intégrer au budget. »

Cependant, de nombreux retards ont empêché Veolia Amérique du Nord de mettre en œuvre une solution de justification pendant trois longues années. « En 2013, nous avons progressivement abandonné PeopleSoft pour SAP, et les personnes qui contrôlaient l'interface ont donc changé. C'est ce qui a causé le premier retard », selon Julie Egan. « En 2014, Veolia a décidé un déploiement à l'échelle du Groupe. Puis quelqu'un a décidé qu'une mise en œuvre à travers toute l'entreprise n'était pas souhaitable. Il a fallu tout recommencer depuis le début. »

En 2015, Julie Egan et son équipe ont finalement reçu l'autorisation de mettre en place une solution—la plateforme d'un concurrent de BlackLine — mais le projet fut à nouveau retardé. « Nous avions bien avancé dans l'implémentation lorsque les employés SAP nous ont annoncé qu'ils n'aimaient pas la façon dont cette solution se connectait à SAP. Lorsque nous avons découvert que BlackLine s'intégrait automatiquement à SAP, nous avons décidé de changer. »

Veolia a finalement déployé la plateforme Finance Controls and Automation de BlackLine milieu 2016. « Nous avons toujours su que BlackLine était la meilleure plateforme, mais c'est le prix qui a motivé notre première décision » selon Julie Egan. « Les solutions des concurrents étaient moins chères, mais nous avons découvert au cours de la mise en œuvre que les éléments étaient simplement empilés les uns sur les autres, sans cohérence d'ensemble. » La solution BlackLine s'est avérée bien plus intégrée et intuitive.

Les bénéfices

Des employés consacrant plus de temps à la qualité. En réduisant l'utilisation des feuilles de calcul, l'équipe peut consacrer plus de temps à résoudre les problèmes de qualité. « Grâce à la visibilité offerte par BlackLine, je constate que certaines de nos anciennes justifications n'étaient qu'une liste de transactions ou de soldes par centre de profit, ce qui n'est pas du tout significatif » assure Julie Egan. « Aujourd'hui, mon objectif est de traiter les problèmes de qualité. À terme, cela va nous permettre de gagner encore plus de temps grâce à BlackLine. »

Un seul endroit regroupant les justifications et les documents justificatifs. Avant BlackLine, les justifications étaient stockées sur des serveurs partagés, une pratique qui nous a valu des pertes de documents et des remarques négatives dans le cadre d'audits. « Grâce à BlackLine, tout est centralisé sur un seul outil. Les documents justificatifs sont à disposition et tout le monde y a accès » déclare Julie Egan. « Et comme les approbations sont systématiques, nous n’avons plus besoin de demander si la justification a été approuvée. Tout est dans BlackLine. »

Une visibilité en temps réel. Le tableau de bord de BlackLine offre à l'équipe et à la direction de Veolia un aperçu immédiat du statut des justifications. « Maintenant que nous bénéficions de ce formidable tableau de bord, je peux approfondir n'importe quelle justification » s'enthousiasme Julie Egan. « Je peux également suivre la progression de chaque employé ».

Des justifications standardisées. Auparavant, chaque groupe avait sa propre méthode pour effectuer les justifications. « Le siège à lui tout seul utilisait cinq ou six méthodes différentes pour justifier un compte. Avec BlackLine, tout le monde utilise le même modèle de justification » déclare Julie Egan. « Nous avons fait un grand pas en avant grâce à BlackLine. Nos priorités étaient la visibilité, l'organisation et la normalisation, et nous y sommes arrivés. »

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