Pour fournir continuellement des produits protéiques de haute qualité dans un contexte d’augmentation des coûts, les Aliments Maple Leaf doivent investir dans des améliorations du front-end, telles que des installations et des méthodes de production innovantes. Mais l’efficacité des processus de back-end de l’entreprise, en particulier ceux de la finance et de la comptabilité, en a souffert. « Pour faire croître une entreprise, il faut s’évertuer à améliorer le front-end pour réduire les coûts. Cela signifie que les processus de back-end comme la finance sont souvent en bas de la pile des priorités, voire n’en font pas partie », explique Vinh Lien, directrice des finances et de la comptabilité des Aliments Maple Leaf.

Selon Vinh Lien, il était urgent d’améliorer le processus de rapprochement de l’entreprise. « Je venais d’une entreprise qui avait connu une transformation financière. J’ai donc été assez surprise lorsque je suis arrivée aux Aliments Maple Leaf. Si la clôture de l’entreprise était satisfaisante, le processus de rapprochement des comptes était quant à lui entièrement manuel. Cela faisait huit ans que je n’avais pas vu autant de classeurs. »

Les rapprochements étaient effectués, imprimés, révisés, signés, puis scannés et finalement sauvegardés sur un serveur. Ensuite, les réviseurs se rendaient sur le serveur et comparaient chaque rapprochement par rapport à la balance générale dans SAP. « Cela représentait une quantité de travail colossale. Nous mettions huit heures à la fin du mois pour aller dans un dossier partagé afin de vérifier si les rapprochements avaient été téléchargés. Ce processus n’améliorait en rien la qualité des rapprochements. On s’assurait juste de savoir si le travail était accompli. »

L’ancien processus souffrait d’un manque de visibilité qui exposait l’entreprise à d’énormes risques. « Comment est-il possible d’avoir de la visibilité lorsque les données sont éparpillées dans d’énormes quantités de classeurs et de papiers ? », se demande Vinh Lien. « À la fin de chaque trimestre, nous devons répondre à un questionnaire de contrôle comptable. L’une des questions est la suivante : “Avez-vous la certitude que tous les rapprochements de comptes ont été effectués ?” Eh bien, ils sont vérifiés, mais nous devrions plutôt nous poser la question suivante : “Tous les rapprochements sont-ils exacts et effectués au niveau de qualité souhaité ?” Avec ce processus, on espère qu’en cas de problème quelqu’un le signalera. »

Lors de la recherche d’une nouvelle solution de rapprochement, la direction a demandé pourquoi Vinh Lien et son équipe n'implémenteraient simplement pas le module de clôture de SAP. « SAP est un excellent outil, et c’est notre base. Mais c’est une solution encombrante et sur site. Sa capacité de reporting est limitée. Ils n’investissent pas dans ce domaine, mais ils laissent le champ libre aux fournisseurs spécialisés. »

Vinh Lien et son équipe ont donc étudié les solutions proposées par deux leaders des plateformes de transformation financière, dont BlackLine, un fournisseur privilégié de SAP. « J’avais utilisé un concurrent de BlackLine à mon précédent poste, et ma préférence se portait donc sur ce système. Mais nous avons invité les deux entreprises à nous présenter leurs solutions. Après la démonstration de BlackLine, un consensus s’est dégagé. BlackLine faisait l’unanimité. Il en est ressorti que la solution était facile à comprendre et beaucoup plus intuitive. »

D’autres raisons ont confirmé le choix de BlackLine plutôt que de son concurrent, notamment la facilité d’intégration et d'implémentation, ainsi que la maturité de BlackLine. « Nous voulions impérativement sélectionner une solution leader dans ce domaine. BlackLine offrait une évolutivité grâce à d’autres modules, nous savions donc que nous pouvions continuer d’évoluer en faisant ce choix », explique Vinh Lien. « Nous avions besoin d’une solution complètement fluide capable d’utiliser les fichiers directement depuis SAP. Donc, l’extracteur SAP de BlackLine a joué un rôle clé. »

Libération d’un poste à temps plein pour se concentrer sur la qualité. BlackLine a permis aux Aliments Maple Leaf d’éliminer la nécessité d’imprimer, de réviser et de scanner manuellement les rapprochements avant de les intégrer dans le serveur. Ainsi, un comptable à temps plein a été déchargé de ces tâches pour se consacrer à des projets spécifiques portant sur la qualité et non sur la simple exhaustivité. Cela a eu pour effet d’accroître le niveau de confiance dans l’exhaustivité, la précision et la rapidité de tous les rapprochements. « Nous appelons cela nos “gains d’efficacité sur l’exhaustivité”, indique Vinh Lien. « Avec BlackLine, nous utilisons la technologie pour créer une expérience axée sur les meilleures pratiques pour nos employés. »

Réduction des coûts de stockage, de papier et de serveur de 30 000 $. Avant le déploiement de BlackLine, les Aliments Maple Leaf ont dépensé des milliers de dollars pour la gestion du stockage virtuel et physique des documents. « Nous utilisions 100 000 pages par an, ce qui prenait plus de 30 Go d’espace de stockage. Nous avons plus de 500 boîtes de rapprochements à archiver pour une période de 7 ans », explique Vinh Lien. « Avec BlackLine, nous réalisons des économies substantielles sur le stockage, le papier et les coûts de serveur qui s’élèvent à 30 000 $ par an. »

122 100 $ économisés grâce à l’ensemble des gains d’efficacité. BlackLine a permis aux Aliments Maple Leaf d’automatiser son workflow, de certifier automatiquement 10 % de ses rapprochements et d’éliminer la collecte manuelle des documents justificatifs. « Concernant les gains d’efficacité, nous économisons 122 100 $ sur l’exhaustivité, le rapprochement, la révision et l’archivage », explique Vinh Lien. « Au cours des 10 prochaines années, nous prévoyons un rendement de l’actif net (RONA) de 255 % avec BlackLine. »

Amélioration de la visibilité. L’ancien processus de rapprochement des Aliments Maple Leaf ne nuisait pas seulement à la visibilité, il a grandement compliqué le suivi, le reporting et l’analyse des rapprochements historiques et actuels. Aujourd’hui, il suffit à Vinh Lien et à son équipe de se connecter à BlackLine pour obtenir un aperçu complet et en temps réel des soldes, des rapprochements effectués et du workflow. « Le reporting standard s’obtient désormais en appuyant sur un seul bouton. Nous pouvons assurer un suivi rapide des demandes de rapport, et nous pouvons aisément voir et signaler les potentielles anomalies significatives et le vieillissement des erreurs potentielles. »

Rapprochement fluide de divers comptes à différents niveaux avec des écarts personnalisés. Le processus de rapprochement des Aliments Maple Leaf repose sur le code de société, le compte GL et les données du centre de profit. Pourtant, comme certains des codes de société n’ont pas de centres de profit ou de négociation associés, certains comptes doivent être rapprochés à un niveau supérieur. Les Aliments Maple Leaf se sont appuyés sur la flexibilité et la configurabilité de BlackLine pour obtenir plusieurs extraits de fichiers automatisés de SAP afin de s’adapter à cette complexité, sans augmenter le nombre de rapprochements. « Nous devions être en mesure de rapprocher différents comptes à différents niveaux. Il ne s’agissait pas de faire un choix entre le rapprochement de tous les comptes au niveau du centre de profit ou d’aucun compte à ce niveau. Si nous avions fait cela, nos rapprochements auraient explosé, passant de 1 000 à 20 000 en raison de toutes les variables », explique Vinh Lien. « Nous avons créé 15 écarts dans BlackLine. Ils sont utilisés pour extraire des données de SAP à 2 h 00. Le matin, toutes les bonnes données apparaissent automatiquement dans BlackLine. »