BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Renforcer les contrôles internes et libérer les managers pour qu'ils se concentrent sur les problèmes, pas sur les processus

Liverpool Victoria (LV) sert plus de 5,8 millions de clients dans une gamme de produits financiers. La société a récemment été reconnue pour la deuxième année consécutive comme Gestionnaires de fonds (MoneyWise).

Customer Services Awards 2017, l'assureur le plus fiable.

Grâce à une expansion continue, LV est devenue l’une des plus grandes compagnies d’assurances du Royaume-Uni. Pourtant, avec cette expansion sont venus des défis, en particulier pour l'organisation comptable et financière. Le processus de justification existant dans l’entreprise dépendait de l’utilisation de tableaux - un système qui non seulement ne pouvait pas suivre la quantité croissante de données mais fournissait peu de contrôles internes. Le processus était également très manuel et n'avait pas la visibilité en temps réel si cruciale pour une entreprise mondiale en croissance rapide.

LE DÉFI

« Nous étions très dépendants d'Excel et tous nos justifications ont été effectuées dans des tableaux distincts. Avec les justifications papier, il n'y a aucune garantie que les requêtes soient résolues et il y a toujours le risque de perdre ou de manquer des données », a déclaré Andy Young, directeur financier de LV. « Nous étions en train de justifier 3 000 éléments, et la déclaration de ces justifications et de leur antériorité était un processus long et lourd. De plus, nous ne pouvions pas toujours trouver de documentation à l'appui. »

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

• Gain de temps grâce à la justification automatique,

• Gestionnaires libres de se concentrer sur les problèmes, pas sur les processus,

• Renforcement des contrôles internes,

• Processus d'audit simplifié.

Regardez l'étude de cas de Liverpool Victoria

Pourquoi BlackLine

Pour réduire la dépendance de l'organisation à l'égard des tableaux pour la clôture, LV a développé une solution logicielle interne. Pourtant, le nouveau système a rapidement créé des défis supplémentaires.

« Il ne pouvait pas faire face aux rapprochements quotidiens, et les rapports étaient maladroits et longs », a déclaré Young. « Il a également eu des temps de réponse très lents. Nos gestionnaires ramenaient le travail à la maison et s'asseyaient là, appuyez sur le bouton, regardez Coronation Street, puis appuyez sur le bouton suivant. C’est la lenteur du système. »

Lorsque le système interne a planté fin 2015, la société a intensifié la recherche d'une nouvelle solution de justification, qui non seulement renforcerait les contrôles internes mais ferait également gagner du temps au personnel grâce à l'automatisation. En raison du plantage récent de l'ancien système, la nouvelle solution a également dû être mise en œuvre rapidement.

« BlackLine était notre option préférée. Nous pourrions avoir accès à tous les documents que nous voulions, nous pourrions les stocker, nous pourrions demander à différentes personnes de s’enregistrer et de les examiner parallèlement aux justifications », a déclaré Young. « BlackLine nous a donné le cadre de contrôle dont nous avions besoin pour nous assurer que tout fonctionnait correctement, et nous n’obtenions aucun problème dans nos justifications de bilan qui engendrerait des problèmes plus tard. Et nous avons pu passer de la mise en œuvre à la mise en service en seulement cinq semaines. »

LES RÉSULTATS

 

Gain de temps grâce à la réconciliation automatique

Young et son équipe comptent sur BlackLine pour réconcilier automatiquement des milliers d'articles. « Notre système d'investissement et Oracle ERP sont automatiquement rapprochés dans BlackLine, ce qui nous a procuré un énorme avantage en termes de montant des justifications que nous devons faire activement chaque mois. De plus, toutes les justifications de bilan sans mouvement peuvent être enclenchées pour gagner plus de temps. »

Libérer les gestionnaires pour se concentrer sur les problèmes, pas sur les processus

Les capacités de justification automatique et la visibilité en temps réel par BlackLine ont réduit le nombre de nuits blanches effectuées les gestionnaires pendant la clôture. Les managers ont également désormais le temps de se concentrer sur le travail de comptabilité à valeur ajoutée, comme la stratégie et l'analyse. « BlackLine nous permet de consacrer plus de temps à l'examen des problèmes, au lieu de traiter les données », a déclaré Young. « Et les managers sont ravis de retrouver leurs soirées.»

Contrôles internes renforcés

Le précédent processus de clôture basé sur un tableur de LV exposait l'entreprise à un risque toujours croissant. Aujourd'hui, avec BlackLine, l'entreprise a un contrôle complet de tous les processus, avec une visibilité complète sur les responsabilités individuelles. Les modèles standardisés garantissent la cohérence des processus dans toutes les unités commerciales. « Avec BlackLine, il existe une version de la vérité, qui correspond au GL », a déclaré Young.

Processus d'audit rationalisé

Avec BlackLine, le personnel LV n'a plus besoin de passer des jours à agréger des fichiers papier et des tableaux avant les audits. Au lieu de cela, les auditeurs bénéficient d'un accès instantané aux enregistrements dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. La documentation de support est également jointe à BlackLine. « Nos auditeurs adorent BlackLine », a déclaré Young. « Ils ont été très positifs dans leurs rapports au comité d'audit. »

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