En raison de sa croissance continue, LV est devenue l’une des plus grandes compagnies d’assurance du Royaume-Uni. Mais cette expansion s’est accompagnée de défis, en particulier pour les équipes financières et comptables.

L’ancien processus de rapprochement de l’entreprise dépendait de l’utilisation de feuilles de calcul, un système qui non seulement ne pouvait pas tenir la cadence de l’augmentation constante de volume de données, mais qui offrait peu de contrôles internes. Il reposait essentiellement sur les tâches manuelles et était dépourvu de la visibilité en temps réel, indispensable pour une entreprise mondiale avec une croissance rapide.

« Nous étions très dépendants d’Excel et tous nos rapprochements s’effectuaient dans des feuilles de calcul distinctes. Avec les rapprochements papier, il nous était impossible d’avoir la certitude de la résolution des questions, et il existe toujours un risque de perdre ou d’oublier des données », explique Andy Young, directeur financier chez LV.

« Nous devions rapprocher 3 000 éléments. Le reporting de ces rapprochements et de leur vieillissement était un processus long et fastidieux. De plus, nous ne trouvions pas toujours les documents justificatifs. »

Pour réduire l'utilisation excessive des feuilles de calcul pour la clôture, LV a développé une solution logicielle interne. Mais ce nouveau système a rapidement créé des défis supplémentaires.

« Il ne pouvait pas prendre en compte les rapprochements quotidiens, et le reporting était inexact et chronophage », explique Andy Young. « Le temps de réponse était également très lent. Nos responsables ramenaient du travail chez eux et devaient appuyer machinalement sur un bouton attendre des heures et appuyer sur un autre bouton. C’est dire la lenteur du système. »

Lorsque le système interne est tombé en panne fin 2015, l’entreprise a intensifié ses recherches d’une nouvelle solution de rapprochement, qui non seulement renforcerait les contrôles internes, mais générerait également un gain de temps aux équipes grâce à l’automatisation. L’arrêt soudain de l’ancien système a également exigé la mise en œuvre rapide d’une nouvelle solution.

« Notre choix s’est porté sur BlackLine. Nous pouvions joindre tous les documents nécessaires et les stocker, et nous pouvions faire intervenir différentes personnes et procéder à la révision en parallèle des rapprochements », précise Andy Young. « BlackLine nous a offert le modèle de contrôle dont nous avions besoin pour avoir la certitude que tout fonctionnait correctement. Nous n’observions aucun problème dans la justification des comptes de bilan susceptible d’entraîner des problèmes a posteriori. Et nous avons pu passer de la mise en œuvre à la mise en service en seulement cinq semaines. »

Gain de temps grâce au rapprochement automatique. Andy Young et son équipe utilisent BlackLine pour le rapprochement automatique de milliers d’éléments. « Les rapprochements de notre système d’investissement et Oracle ERP sont effectués automatiquement dans BlackLine, et nous avons constaté un avantage considérable s’agissant de la réduction du nombre de rapprochements que nous devons effectuer manuellement chaque mois. En outre, tous les rapprochements des comptes de bilan non mobiles peuvent se voir attribuer le statut “rapproché” pour gagner du temps. »

Des responsables disposant de plus de temps à consacrer aux problèmes et non aux processus. Les capacités de rapprochement automatique et la visibilité en temps réel de BlackLine ont réduit les heures supplémentaires des responsables à domicile pendant la clôture. De plus, les responsables ont maintenant le temps de se concentrer sur des tâches comptables à valeur ajoutée, comme la stratégie et l’analyse. « BlackLine nous permet de passer plus de temps à l’analyse des problèmes plutôt qu’au traitement des données », indique Andy Young. « Et les responsables sont ravis de ne plus travailler le soir chez eux. »

Des contrôles internes renforcés. L’ancien processus de clôture de LV qui reposait sur des feuilles de calcul exposait l’entreprise à un risque toujours croissant. Avec BlackLine, l’entreprise dispose désormais d’un contrôle complet de bout en bout de chaque processus, avec une visibilité complète sur les responsabilités de chacun. Des modèles standardisés garantissent l’uniformisation des processus dans toutes les unités commerciales. « Avec BlackLine, il existe une source unique fiable qui est en adéquation avec le grand livre », ajoute Andy Young.

Processus d’audit simplifié. Grâce à BlackLine, les équipes de LV n’ont plus besoin de passer des jours à agréger des fichiers papier et des feuilles de calcul en amont des audits. Les auditeurs peuvent désormais accéder instantanément aux dossiers dont ils ont besoin au moment opportun. Les documents justificatifs sont également joints dans BlackLine. « Nos auditeurs adorent BlackLine », déclare Andy Young. « Ils n’ont pas tari d’éloges dans leurs rapports au comité d’audit. »