Liberty a utilisé pendant des années un outil interne de justification et d’attestation, Account Management System (AMS). Cependant, au fil de l’évolution des exigences et comme les contrôles financiers sont devenus une priorité absolue, la direction a compris qu’il fallait que la société abandonne son outil personnalisé AMS, qu’elle trouve la perle rare des outils de contrôle financier et qu’elle modernise son environnement financier.

« Avec AMS, il était assez délicat de satisfaire toutes les exigences en matière d’attestation avec un degré de confiance élevé. La personne cochait une case pour refléter l’attestation d’un compte une fois celui-ci justifié manuellement, avec impression et signature », indique Lisa Bird, Spécialiste en Chef du Contrôle Financier Interne chez Liberty. « La solution dont nous avions besoin devait également prendre en charge la comptabilité du centre de profit, une exigence prévue par notre programme de structure financière. »

« Notre fonction de gouvernance se basait sur les déclarations de telle ou telle personne indiquant ce qui avait été fait », explique Lisa Bird. « À présent, avec BlackLine, on peut voir concrètement si les justifications sont réalisées dans les temps et ce qui a été effectué en termes de titularité des comptes et de reporting », ajoute-t-elle, avant de poursuivre : « L’exhaustivité des comptes constitue une composante essentielle. Avec le connecteur SAP, nous savons avec certitude que tous les comptes justifiés sont automatiquement importés dans BlackLine, et nous pouvons les affecter à nos collaborateurs en temps réel. »

Une pression considérable pesait sur les épaules de Lisa Bird et de son équipe quant au remplacement de l’outil AMS obsolète à l’émergence d’une hygiène financière modernisée et d’un environnement de contrôle financier basé sur les meilleures pratiques.

« Il nous fallait améliorer l’efficacité, la transparence et le contrôle du processus de justification des comptes de bilan et du reporting au sein de la fonction finance de Liberty Group. Nous devions également assurer la transparence et renforcer la gouvernance de l’intégralité du processus de reporting financier. »

Au terme de l’examen de plusieurs systèmes, l’équipe a sélectionné la solution SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine.

« La solution BlackLine s’est démarquée des autres, l’intégralité du processus de justification pouvait y être réalisé, ce qui nous apporterait davantage de visibilité et de transparence. Nous pourrions enfin savoir quand les justifications étaient achevées. La solution prévoyait une connexion directe avec SAP, ce qui assurerait l’exhaustivité des comptes », indique Lisa Bird. « De plus, nous apprécions vraiment le fait que tous les modules étaient intégrés. »

Liberty a mis en place la solution SAP de BlackLine alors même qu’un de ses actionnaires utilisait un système concurrent.

« Nous nous sommes penchés sur la plateforme d’un concurrent, car nous souhaitions une certaine harmonisation des outils avec notre actionnaire. Mais cette plateforme ne semblait pas aussi évoluée ni avancée que BlackLine », poursuit Lisa Bird. « Nous avons rapidement réalisé que son adoption nécessiterait davantage de développement, de personnalisation et de tests, alors que la solution BlackLine était déjà testée et utilisée par plusieurs utilisateurs. »

La première phase de mise en place de la solution au sein de l’une des principales entités opérationnelles de Liberty n’a duré que six semaines. « Quand nous avons annoncé que la mise en place serait achevée en six semaines, beaucoup de personnes ont répondu qu’il pourrait être difficile de respecter un délai si court. Mais nous y sommes parvenus, une véritable réussite pour notre fonction finance. Cette rapidité illustre à quel point il est facile de mettre en œuvre la solution BlackLine et d’en comprendre le fonctionnement. »

Lisa Bird félicite son consultant chargé de la mise en place de BlackLine d’avoir permis cette réussite.

« Notre consultant a été vraiment fantastique. Il nous a guidés tout au long du processus. Nous avons également suivi de nombreux cours et formations en ligne, afin de nous perfectionner aussi rapidement que possible. La seconde phase de mise en place n’a duré que trois semaines, une grande réussite pour nous en regard de la taille et de l’étendue de la société. »

Prêt pour la transition imminente vers SAP S/4HANA. Liberty utilise actuellement SAP ECC, le grand livre de SAP. La sociétéenvisage toutefois de migrer rapidement vers un nouveau grand livre. La mise en place de la solution SAP de BlackLine (et l’automatisation des justifications) a joué un rôle prépondérant dans la préparation à cette transition.« La prise d’effet de la norme IFRS 17,qui requiert une modification significative de nos comptes, est une autre raison pour laquelle nous avons mis en place la solution BlackLine », explique Lisa Bird. « Nous pensions alors que cette transition serait bien plus simple si nous pouvions automatiser le plus de justifications possible avant de migrer vers un nouveau grand livre. »

Une visibilité en temps réel. Avant l’adoption de la solution SAP de BlackLine, Liberty n’avait guère accès au reporting en temps réel ou à la supervision dans un format standard pour toutes les entités. « BlackLine nous a permis d’accéder à toutes ces informations que nous ne pouvions consulter auparavant. Nous sommes en mesure de réaliser un reporting mensuel fondé sur des données réelles, plutôt que via un processus manuel non standardisé sur des feuilles de calcul », explique Lisa Bird.
« C’est un énorme avantage. »

Naissance de la culture de la modernisation. SAP Account Substantiation and Automation de BlackLine s’est révélé un catalyseur du changement pour la société de 60 ans.

« Nous savions que BlackLine nous permettrait d’assurer bon nombre de réalisations essentielles : transparence, efficacité et renforcement des contrôles. Ce que nous avons découvert, c’est que cette solution s’est également révélée un moteur et un catalyseur du changement », indique Lisa Bird. « Grâce à BlackLine, nous sommes passés à l’étape supérieure sur les fronts de l’automatisation et de la modernisation.

Du fait de la mise en place de BlackLine, nous avons été en mesure de concevoir un processus de gestion du changement efficace. »

Transparence accrue. Avant l’adoption de la solution SAP de BlackLine, Lisa Bird et son équipe devaient faire confiance aux dires des collaborateurs quant à la réalisation des tâches dans les délais impartis.

« Notre fonction de gouvernance se basait sur les déclarations de telle ou telle personne indiquant ce qui avait été fait », explique Lisa Bird. « À présent, avec BlackLine, on peut voir concrètement si les justifications sont réalisées dans les temps et ce qui a été effectué en termes de titularité des comptes et de reporting », ajoute-t-elle, avant de poursuivre : « L’exhaustivité des comptes constitue une composante essentielle. Avec le connecteur SAP, nous savons avec certitude que tous les comptes justifiés sont automatiquement importés dans BlackLine, et nous pouvons les affecter à nos collaborateurs en temps réel. »

Des contrôles renforcés. L’équipe a désormais accès à une seule véritable source de justification, tout comme les auditeurs.« Nous avons pu procurer beaucoup de confort à nos auditeurs et au conseil en termes de contrôle financier, ainsi que de confirmation des comptes de bilan. Notre comité d’audit a récemment passéle cycle en revue, et le rôle de BlackLine dans sa réussite y a été cité à maintes reprises », explique Lisa Bird.