Avec plus de 6 500 employés et la création d’un centre de services partagés, la direction financière a dû faire face à de nombreux enjeux : une nouvelle organisation, un volume conséquent de postes non soldés et des contrôles manuels. Ces processus à forte intensité de main-d’oeuvre ont entraîné une charge de travail ponctuelle accablante et ont laissé les employés travailler de longues nuits et fins de semaine. Ce rythme dense ne permet pas une production d’information financière de qualité.

L’Université de Leiden a commencé à chercher une solution logicielle qui permettrait d’abord de rationaliser les processus de la clôture financière, puis d’automatiser ces tâches.

L’établissement était à la recherche d’une solution qui devait automatiser les tâches manuelles pour rendre les processus de clôture efficaces.

Au lieu d’ajouter une couche de technologie supplémentaire sur le processus clôture, l’Université a choisi de trouver une solution qui aiderait à unifier ses processus et établir une clôture financière fiable.

Rob van den Wijngaard, directeur de SSC, explique pourquoi l’Université de Leiden a choisi BlackLine Smart Close.

“La solution Smart Close offre plus que l’automatisation. Elle permet aux départements financiers de standardiser leurs processus de clôture financière, offre une automatisation robotisée avancée des processus (RPA) et des possibilités d’amélioration continue. Très peu de solutions peuvent offrir ces avantages, nous avons validé l’offre BlackLine Smart Close car elle répondait à nos critères d’évaluation.”

Ma vision pour mon centre de services partagés est que demain doit être meilleur qu’aujourd’hui. Smart Close offre des opportunités d’amélioration continue et nous aide à atteindre cet objectif.

—Rob van den Wijngaard, directeur des services financiers partagés et des programmes

“Ma vision pour mon centre de services partagés est que demain doit être meilleur qu’aujourd’hui. Smart Close offre des opportunités d’amélioration continue et nous aide à atteindre cet objectif.”

Moderniser la fonction finance est l’un des principaux objectifs de la direction financière. L’approche BlackLine permet de répartir uniformément les tâches de fin de mois sur la période comptable, afin que les données et les transactions soient traitées au fur et à mesure qu’elles entrent. Elle s’appuie sur l’automatisation pour raccourcir la clôture et lisser les pics de fin de période.

L’Université de Leiden a pu mettre en service Smart Close avec une mise en oeuvre de trois mois et une adoption en douceur en raison de sa nature intégrée et conviviale. Avec la solution de BlackLine, le centre de services partagés a connu de nombreuses améliorations.

“La qualité de notre administration s’est considérablement améliorée”, explique Rob. “Nous avons maintenant des processus clairs, y compris une propriété bien définie des activités. En tant que gestionnaire, Smart Close profite également directement à mon poste. Il génère automatiquement des rapports et, à tout moment, je peux voir comment nous progressons dans le processus de clôture.”

La facilité d’utilisation administrative s’étend aux audits, un aspect important de toute clôture financière. Au-delà de simplifier le processus d’audit, Rob affirme que la solution a également considérablement réduit son délai.

“Avec Smart Close, nous avons un audit interne facile ; maintenant cela ne prend qu’une journée.”

Mais le processus d’audit n’est pas la seule chose qui connaît un délai raccourci. Rob révèle que la clôture annuelle est également devenue beaucoup moins douloureuse.

“Grâce à BlackLine, nous avons réduit nos délais de clôture de trois semaines. Avec Smart Close, nous pouvons travailler plus efficacement : l’automatisation nous permet de nous focaliser sur les exceptions.” Malgré ces améliorations impressionnantes dans leur clôture, l’Université de Leiden se concentre sur la façon dont elle peut continuer à être meilleure et s’oriente progressivement vers la numérisation complète de la clôture.

“Pensez grand, commencez petit et évoluez rapidement”, partage Rob, “alors vous pourrez tout faire.”