« Notre clôture annuelle est de trois semaines plus rapide. Avec Smart Close, nous pouvons travailler plus efficacement en gérant par exception. »

En tant que plus ancienne université des Pays-Bas, fondée en 1575, l'Université de Leiden jouit depuis longtemps d'une réputation d'excellence. Régulièrement classée par QS University comme l'une des 100 meilleures universités au monde, elle se targue non seulement de conserver son héritage mais de continuer à le développer. C'est l'une des raisons pour lesquelles elle dispose d'un centre de services partagés de premier plan.

Le défi

Avec plus de 6 500 membres du personnel et un centre de services partagés, le SSC de l’université a dû faire face à de nombreuses formalités administratives, des postes ouverts et des contrôles manuels. Les processus à forte intensité de main-d'œuvre ont entraîné une charge de travail ponctuelle accablante et ont obligé les employés à travailler de longues nuits et fins de semaine. À peine capable de suivre le rythme, et encore moins de fournir les informations financières qui pourraient aider l'université, le centre de services partagés savait qu'il pouvait faire mieux.

L'Université de Leiden a commencé à chercher une solution logicielle qui permettrait d'abord de rationaliser ses processus de clôture financière, puis d'automatiser ces tâches. À la recherche de plus qu'une solution offrant des possibilités d'automatisation, ils savaient que l'automatisation ne serait bénéfique que si des processus de clôture étaient efficaces.

Par conséquent, plutôt que de se concentrer sur l'ajout d'une couche de technologie en plus de processus peu clairs, l'université a choisi de trouver une solution qui aiderait à normaliser ses processus et à fournir une clôture financière transparente.

Industry

ERP

Region

Europe

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Automatisation et amélioration continue

Pourquoi BlackLine

Rob van den Wijngaard, directeur de SSC, explique pourquoi l'Université de Leiden a choisi BlackLine Smart Close.

« La solution Smart Close offre plus que l'automatisation. Elle permet aux départements financiers de standardiser leurs processus de clôture financière, offre une automatisation robotisée avancée des processus (RPA) et des possibilités d'amélioration continue. Très peu de solutions peuvent offrir ces avantages, nous savions donc que Smart Close était la gagnante. »

Alors que la standardisation et l'automatisation étaient des éléments nécessaires dans une solution logicielle, l'amélioration continue était un avantage supplémentaire. La culture du centre de services partagés de l’Université de Leiden met l’accent sur la capacité de s’améliorer en permanence, et un logiciel qui permettrait de le faire était quelque chose que Wijngaard trouvait très attrayant.

« Ma vision pour mon centre de services partagés est que demain doit être meilleur qu'aujourd'hui. Smart Close offre des opportunités d'amélioration continue et nous aide à atteindre cet objectif. »

La comptabilité en continu (Continuous Accounting) est l'un des principaux moyens par lesquels la solution permet une amélioration continue. Cette approche moderne répartit uniformément les tâches de fin de mois sur la période comptable, afin que les données et les transactions soient traitées au fur et à mesure qu'elles entrent. Elle s'appuie sur l'automatisation pour raccourcir la clôture et lisser les pics de fin de période.

Les résultats

L'Université de Leiden a pu mettre en service Smart Close avec une mise en œuvre de trois mois et une adoption en douceur en raison de sa nature conviviale et intégrée. Avec la solution de BlackLine, le centre de services partagés a connu de nombreuses améliorations.

« La qualité de notre administration s'est considérablement améliorée », explique Rob. « Nous avons maintenant des processus clairs, y compris une propriété bien définie des activités. En tant que gestionnaire, Smart Close profite également directement à mon poste. Il génère automatiquement des rapports et, à tout moment, je peux voir comment nous progressons dans le processus de clôture. »

La facilité d'utilisation administrative s'étend aux audits, un aspect important de toute clôture financière. Au-delà de simplifier le processus d'audit, Rob affirme que la solution a également considérablement réduit son délai.

« Avec Smart Close, nous avons un audit interne facile ; maintenant cela ne prend qu'un jour. »

Mais le processus d'audit n'est pas la seule chose qui connaît un délai raccourci. Rob révèle que la clôture annuelle est également devenue beaucoup moins douloureuse.

« Notre clôture annuelle est de trois semaines plus rapide. Avec Smart Close, nous pouvons travailler plus efficacement en gérant par exception. »

Malgré ces améliorations impressionnantes dans sa clôture, l'Université de Leiden se concentre sur la façon dont elle peut continuer à être meilleure et s'achemine progressivement vers la numérisation complète de la clôture.

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