Passer de Trintech à BlackLine pour gagner en responsabilisation, en visibilité et en automatisation
Fondé en 1981, LAZ Parking compte parmi les plus grands prestataires de services de gestion de parkings du pays. Il exploite plus d'un million de places dans des milliers de parkings aux quatre coins des États-Unis. LAZ Parking dessert les marchés suivants : hôtellerie et voiturier, bureaux, médical et hôpitaux, aéroport et transport, campus, gouvernement et organes municipaux, grande distribution et espaces polyvalents, événementiel, résidentiel et navette.
Le défi
Lorsque Dorcal Jimenez a rejoint les rangs de LAZ Parking au poste de Responsable Contrôle qualité, elle avait pour priorité de détecter les lacunes du processus comptable de la société. Elle a en premier lieu constaté que les rapprochements n'étaient pas bien faits.
« Nos collaborateurs faisaient ce qu'ils pensaient être des rapprochements, mais il s'agissait plutôt de reports, dans la grande majorité. Et non seulement ces reports n'étaient pas accompagnés des pièces justificatives, mais en plus seuls 60 % d'entre eux étaient effectués. »
En suivant un processus à deux pas du registre papier, LAZ Parking s'exposait à des risques accrus. « Notre structure est complexe, s'articulant autour de six lignes métier, avec des contrats pour chaque client », explique Dorcal Jimenez, avant de poursuivre : « Nous manquions de visibilité, mais aussi de responsabilisation pour les tâches. Notre processus et la technologie que nous utilisions ne suffisaient plus compte tenu de toutes nos données. »
Et la technologie en question, c'était Trintech T-Recs, que Dorcal Jimenez qualifiait d'« obsolète et de très lente ».
« Les fonctionnalités d'automatisation de cette solution étaient limitées. L'interopérabilité concernant le journal n'était pas possible, nous devions donc gérer plusieurs processus dans plusieurs logiciels. Et même l'éditeur de T-Recs n'a pas su me donner une bonne raison de le conserver. »
Pourquoi BlackLine
Dorcal Jimenez savait que son équipe avait besoin d'une solution qui augmenterait la visibilité, réduirait le risque et évoluerait en phase avec le développement de la société.
« Notre équipe traite plus d'un million de transactions chaque mois. J'ai dit à mon supérieur qu'il nous fallait un outil adapté à la taille de l'entreprise et aux montants qui transitaient, que la situation n'était plus tenable. T-Recs ne nous permettait plus d'atteindre nos objectifs. »
Dorcal Jimenez avait déjà utilisé BlackLine dans une autre entreprise, mais elle et son équipe ont passé en revue plusieurs autres fournisseurs. Une fois la démonstration de BlackLine terminée, elle a immédiatement su qu'elle avait trouvé la solution qui convenait à son entreprise.
« BlackLine est un outil tout-en-un. Il est plus abouti que T-Recs. Il y a par ailleurs plus de connectivité et d'intégration par rapport aux autres outils sur le marché. Et, en fin de compte, on a envie du meilleur. Rien ne pouvait nous empêcher d'implémenter la meilleure solution. »
LAZ Parking était déjà en train de changer d'ERP et a décidé d'intégrer BlackLine à Microsoft 365 Dynamics Business Central.
Les résultats
Affectation du personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée. BlackLine permet à LAZ Parking de faire un meilleur usage de ses ressources humaines.
« Avec BlackLine, nos collaborateurs gagnent du temps. Ils peuvent alors se pencher sur des tâches plus stratégiques », se réjouit Dorcal Jimenez.
« Après l'implémentation de BlackLine, nous avons restructuré notre équipe comptable, chaque chose est à sa place désormais. Les transactions sont envoyées aux équipes en charge des transactions, qui coûtent moins cher, et les comptables peuvent se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée. »
Responsabilisation accrue. En sonnant le glas des tâches manuelles et en augmentant la visibilité, BlackLine a permis d'accroître la responsabilité
de chacun.
« Avant BlackLine, nos collaborateurs ne pouvaient pas se sentir responsables de leur travail », déplore Dorcal Jimenez. « Dorénavant, nous savons quelles sont nos faiblesses. Nous utilisons BlackLine pour gagner en contrôle et améliorer nos processus. »
Comptabilité modernisée. Dorcal Jimenez a pour ambition de faire en sorte que LAZ Parking ait tout ce qu'il faut pour se développer à l'avenir.
« Notre entreprise multimillionnaire de plus de 40 ans d'expérience fonctionnait comme si nous avions 10 ans et 50 clients. Trintech T-Recs ne répondait plus à nos besoins. Avec BlackLine, nous pouvons passer à l'étape supérieure et développer de meilleurs processus favorables à notre croissance. »
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affectation du personnel à des tâches à plus forte valeur ajoutée
responsabilisation accrue
gain de temps et comptabilité modernisée
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