BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Kraft Heinz améliore l'efficacité et le contrôle des transactions inter-compagnies mondiales grâce à BlackLine Intercompany Hub

Kraft Heinz Company est la cinquième plus grande entreprise de produits alimentaires et de boissons au monde, avec un chiffre d'affaires de 25 milliards de dollars en 2019. Créée par une fusion en 2015, l'entreprise de 38 000 personnes vend des marques emblématiques telles que Kraft, Heinz, Oscar Mayer, Cracker Barrel, Planters et Miracle Whip et possède des installations dans plus de 40 pays.

Le défi

La fusion en 2015 entre H.J. Heinz Company et Kraft Foods Group a entraîné une complexité supplémentaire pour la fonction comptable et financière nouvellement combinée.

Des dizaines de nouvelles entités ont rendu le rapprochement de millions de factures hors produits - des transactions qui ne sont pas directement liées aux opérations ou à la production - particulièrement difficile : Après la fusion, l'entreprise a dû naviguer entre 20 et 30 millions de dollars d'anomalies intersociétés entre les dettes et les créances de plusieurs entités.

Pour réconcilier ces transactions intersociétés, le personnel a dû regrouper les données de plusieurs ERP - SAP, Oracle, JD Edwards et Epicor - dans Oracle Hyperion Financial Management.

Selon Paul Dubbelman, responsable financier de Global Business Services, le processus était « non coordonné, non contrôlé, extrêmement manuel et très complexe ».

Comme les rapports Hyperion ne pouvaient fournir qu'une vue d'ensemble des anomalies, il incombait aux équipes comptables locales de les identifier manuellement et d'en rendre compte. « Ils devaient décomposer les données en retournant à l'ERP et en les analysant. C'était un véritable parcours du combattant », explique M. Dubbelman. « Nous avions vraiment besoin d'une bien meilleure solution pour ramener ces millions de dollars d'anomalies à un nombre gérable. »

Pourquoi BlackLine

BlackLine Account Reconciliations est utilisé par Kraft depuis 2010. Pour Dubbelman, BlackLine Intercompany Hub était la prochaine étape logique pour mieux automatiser la comptabilité inter-compagnies hors produits, améliorer la visibilité et standardiser les pratiques mondiales sur une plateforme commune.

« Intercompany Hub était le choix évident. Nous avions déjà une bonne relation de travail avec l'équipe BlackLine sur les rapprochements de comptes, et nous avons maintenant construit une relation très forte avec l'équipe sur notre parcours inter-sociétés également. »

Dirigée par son co-siège de Chicago, Kraft Heinz a réuni les personnes, les processus et la technologie pour assurer une mise en œuvre réussie d’Intercompany Hub. Le soutien de BlackLine a été déterminant dans la réarchitecture des processus et la résolution de défis uniques, tels que la comptabilisation de 300 codes de TVA dans 18 pays européens.

« La TVA était probablement l'un des problèmes les plus difficiles à résoudre en termes de complexité, car chaque pays d'Europe a ses propres règles en la matière », déclare Dubbelman. « Nous avons pu réunir toutes les parties de ce qui était nécessaire pour que ce système et BlackLine fonctionnent bien dès le début. »

ERP

Region

Global

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

  • Réduction des pannes inter-compagnies, qui pouvaient atteindre 30 millions de dollars par mois, à moins d'un million de dollars.
  • Renforcement du contrôle et de la conformité
  • Meilleure visibilité de l'état et du suivi des problèmes
  • Amélioration de l'efficacité de la base d'utilisateurs mondiale

Les résultats

Réduction des anomalies inter-compagnies de 20 à 30 fois. Grâce à BlackLine, Kraft Heinz a réduit à moins d'un million de dollars les interruptions de service inter-compagnies pour les factures autres que les produits, qui représentaient 20 à 30 millions de dollars par mois. L'automatisation et la transparence accrue ont donné à l'équipe inter-compagnies du temps supplémentaire pour résoudre rapidement les anomalies.

« Le nombre d'anomalies inter-compagnies a chuté à près de zéro avec BlackLine. Par presque zéro, je veux dire moins d'un million de dollars par mois », déclare Dubbelman. « Il y aura toujours quelque chose qui bougera, mais nous sommes plus satisfait à ce niveau ».

Un contrôle et une conformité renforcés. BlackLine Intercompany Hub fournit des flux de travail rigoureusement définis, des contrôles intégrés et une validation des transactions inter-compagnies qui permettent de favoriser la conformité avec la politique de l'entreprise.

« BlackLine Intercompany Hub a absolument changé la donne », déclare Dubbelman. « Nous n'avons plus à nous soucier de savoir si une facture générée dans la filiale A a été récupérée dans la filiale B, cela se fait automatiquement. »

BlackLine permet également de standardiser les pratiques et les processus inter-compagnies mondiaux afin de minimiser les écarts entre les différentes régions. « BlackLine Intercompany Hub a changé la façon dont nous nous assurons que la conformité est appliquée, et que personne ne s'écarte trop de la ligne dans la facturation, le rapprochement et l'équilibrage des transactions inter-compagnies. »

Risque réduit au minimum. Avec BlackLine, Kraft Heinz a considérablement réduit les risques inhérents à la comptabilité intersociétés, notamment ceux dus à l'erreur humaine.

« Lorsqu'un utilisateur charge des données dans BlackLine, il doit effectuer une validation avant de pouvoir certifier la transaction », explique Dubbelman. « BlackLine examine les relations inter-compagnies et le type de service facturé, et en Europe, détermine automatiquement si le taux ou le code de TVA qu'ils ont utilisé était correct ou incorrect. »

Une visibilité accrue. BlackLine a amélioré la visibilité des transactions autres que les produits afin que le personnel puisse rapidement identifier, examiner et résoudre les exceptions. Cela a permis d'accroître la confiance dans les données financières tout en libérant le personnel pour qu'il se concentre sur le travail à valeur ajoutée.

« Avec BlackLine Intercompany Hub, nous avons une bien meilleure visibilité sur toutes les recharges hors produits qui se produisent mois après mois », déclare M. Dubbelman. « BlackLine nous donne une visibilité accrue sur ce qui est facturé et quand cela est facturé, ce qui nous permet de demander pourquoi cela est facturé. »

Une efficacité accrue. Une plateforme centrale de comptabilité inter-compagnies , BlackLine fonctionne à travers diverses localités, devises et réglementations. Ainsi, les équipes de Kraft Heinz à travers le monde effectuent désormais beaucoup moins de travail manuel.

« C'est surtout un processus très transparent maintenant », dit Dubbelman. « Grâce à la connexion entre BlackLine et SAP, une fois que les approbations sont en place, les transactions passent directement et sont enregistrées dans les livres des sociétés concernées en même temps. L'équipe inter-compagnies administre le système et recherche les erreurs, mais celles-ci sont très rares. »

Obtention d'une correspondance des transactions à 93 %. Fort de son succès avec Intercompany Hub, Kraft Heinz utilise désormais BlackLine Transaction Matching pour couvrir les factures et les soldes entre les sociétés affiliées, telles qu'une société de vente britannique et le centre de la chaîne d'approvisionnement, au sein des deux principales instances SAP en Europe et aux États-Unis.

Kraft Heinz a déjà atteint un taux de correspondance des transactions de 93 %, et d'autres améliorations sont prévues. « Nous pouvons faire beaucoup plus avec cette solution », déclare M. Dubbelman. « Plus tard, nous pourrons l'étendre à la correspondance des paiements ».

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