Kraft Heinz gagne en efficacité et en contrôle dans la gestion de ses transactions inter-compagnies avec BlackLine Intercompany Hub
«BlackLine Intercompany Hub nous a changé la vie. Nous n’avons plus à nous inquiéter de savoir si une facture générée dans la société X a bien été prise en compte par la société Y. Ce processus est automatisé.»
Le défi
En 2015, la fusion entre H.J. Heinz Company et Kraft Foods Group a complexifié l’harmonisation des fonctions comptables et financières. L’ajout de douzaines de nouvelles entités a rendu le processus de rapprochement de millions de factures non commerciales — à savoir les transactions qui ne sont pas directement liées aux opérations ou à la production — particulièrement ardu. À l’issue de cette fusion, l’entreprise faisait face à des écarts de soldes inter-compagnies de 20 à 30 millions de dollars US entre les comptes fournisseurs et clients de multiples entités.
Pour rapprocher ces transactions inter-compagnies, les équipes comptables devaient agréger les données issues de multiples systèmes ERP—SAP, Oracle, JD Edwards et Epicor—dans Oracle Hyperion Financial Management.
Selon Paul Dubbelman, Directeur financier du département Global Business Services, le processus était « mal coordonné, mal contrôlé, extrêmement manuel et très complexe. »
Les rapports Hyperion ne fournissaient qu’un simple aperçu des écarts, obligeant les équipes comptables à les identifier et à les justifier manuellement. « Les équipes devaient désagréger les données en remontant à la source dans le système ERP. C’était extrêmement laborieux », indique Paul Dubbelman. « Nous avions besoin d’une solution beaucoup plus performante pour réduire ces écarts de plusieurs millions de dollars à un chiffre raisonnable. »
Pourquoi BlackLine
Kraft utilisait déjà BlackLine Account Reconciliations depuis 2010. Pour Paul Dubbelman, l’adoption de BlackLine Intercompany Hub s’imposait comme une évolution logique permettant d’automatiser la comptabilité non commerciale inter-compagnies, d’améliorer la visibilité et d’assurer l’harmonisation des pratiques à l’échelle internationale sur une plateforme centralisée.
« Intercompany Hub était la solution toute trouvée. Nous avions déjà de bonnes relations de travail avec l’équipe BlackLine sur nos activités de justification et cette collaboration fructueuse profite désormais également à nos processus inter-compagnies. »
Impulsant le changement depuis l’un de ses deux sièges de Chicago, Kraft Heinz a su mobiliser ses effectifs, ses processus et sa technologie pour assurer la bonne intégration d’Intercompany Hub. L’accompagnement de BlackLine a permis de restructurer efficacement les processus et de relever des défis inédits, assurant notamment l’harmonisation comptable de 300 codes TVA répartis dans 18 pays européens.
« La TVA était probablement l’un des plus gros défis en termes de complexité, puisque chaque pays européen applique une réglementation différente en la matière », indique Paul Dubbelman. « Nous avons pu réunir tous les éléments dont nous avions besoin pour assurer le bon fonctionnement du système BlackLine dès le départ. »
Les résultats
Des écarts de soldes inter-compagnies 20 à 30 fois inférieurs. Grâce à BlackLine, Kraft Heinz a réduit ses écarts de soldes inter-compagnies pour les factures non commerciales de 20 à 30 millions de dollars US à moins d’un million de dollars US par mois. L’automatisation et la transparence accrue ont permis à l’équipe chargée des transactions inter-compagnies de dégager du temps pour résoudre plus rapidement les écarts
« BlackLine nous a permis de réduire drastiquement nos écarts de soldes inter-compagnies au chiffre dérisoire d’un million de dollars US par mois », indique Paul Dubbelman. « Il restera toujours une petite marge de mouvement, mais ce seuil est bien plus confortable. »
Renforcement des processus de contrôle et de conformité. BlackLine Intercompany Hub assure une définition rigoureuse des workflows et une parfaite intégration des processus de contrôle et de validation sur l’ensemble des transactions inter-compagnies, pour être en conformité avec la gouvernance du groupe.
« BlackLine Intercompany Hub nous a changé la vie », déclare Paul Dubbelman. « Nous n’avons plus à nous inquiéter de savoir si une facture générée par la filiale X a bien été prise en compte par la filiale Y. Ce processus est automatisé. »
BlackLine permet également d’harmoniser les pratiques et processus inter-compagnies à l’échelle internationale pour limiter les variations régionales. « BlackLine Intercompany Hub a transformé notre approche de la conformité : il est désormais plus facile de veiller à ce que nos entités ne dévient pas trop des normes mises en place pour les processus de facturation, de justification et d‘équilibrage des interactions inter-compagnies. »
Une réduction des risques. Avec BlackLine, Kraft Heinz a drastiquement réduit les risques inhérents à la comptabilité inter-compagnies, notamment le risque d’erreur humaine.
« Lorsqu’un utilisateur charge des données dans le système BlackLine, il doit effectuer une validation avant de pouvoir certifier la transaction », explique Paul Dubbelman. « BlackLine se réfère aux relations intercompagnies et au type de service facturé et, en Europe, détermine automatiquement si le taux ou le code de TVA utilisé est correct ou non. »
Une visibilité accrue. BlackLine a amélioré la visibilité sur l’ensemble des transactions non commerciales, permettant ainsi aux équipes comptables d’identifier, de traiter et de résoudre rapidement les exceptions. Cette évolution a augmenté la fiabilité des données financières, tout en permettant aux équipes de dégager du temps pour se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
« Grâce à BlackLine Intercompany Hub, nous avons une bien meilleure visibilité sur l’ensemble des refacturations non commerciales traitées chaque mois », indique Paul Dubbelman. « BlackLine nous donne une meilleure visibilité sur ce qui est facturé et à quel moment, ce qui nous permet dans la foulée de déterminer la source de chaque facture. »
Une efficacité accrue. Offrant une plateforme centralisée pour la comptabilité inter-compagnies, BlackLine assure l’harmonisation entre diverses régions, devises et réglementations. Par conséquent, les équipes internationales Kraft Heinz sont désormais libérées de nombreux processus autrefois manuels.
« Le processus est aujourd’hui optimisé », indique Paul Dubbelman. « Grâce à la liaison entre BlackLine et SAP, les transactions approuvées suivent automatiquement leur cours et sont publiées dans les comptabilités des sociétés concernées en temps réel. L’équipe chargée des transactions inter-compagnies administre le système et cherche les erreurs, mais celles-ci sont très rares. »
Un taux de rapprochement de 93 %. Constatant le succès d’Intercompany Hub et ne souhaitant pas s’arrêter en si bon chemin, Kraft Heinz Company a ensuite choisi d’adopter BlackLine Transaction Matching pour gérer le rapprochement des factures et soldes entre ses filiales – par exemple, entre une filiale commerciale du Royaume-Uni et la plateforme logistique – au sein de ses deux principales institutions SAP en Europe et aux États-Unis
Kraft Heinz a d’ores et déjà atteint un taux de rapprochement de 93 % et compte bien poursuivre sur cette lancée. « Nous avons encore beaucoup à tirer de cette solution », déclare Paul Dubbelman. « À l’avenir, nous pourrions notamment l’étendre au rapprochement des paiements. »
Food & Beverage
SAP
Global
Enterprise
Des écarts de soldes inter-compagnies réduits de 30 millions de dollars US à moins d’un million de dollars US
Renforcement des processus de contrôle et de conformité
Visibilité accrue sur le statut et le suivi des erreurs
Gain d’efficacité sur l’ensemble de la base d’utilisateurs
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