Gain de cinq jours sur les rapprochements et d’une semaine sur la collecte de données
Avec 120 ans d’existence, Kempinski est le plus ancien groupe hôtelier de luxe en Europe. Le siège social de l’entreprise se situe à Genève et sa création remonte à 1897. Depuis lors, l’entreprise est entrée sur le marché en pleine croissance des résidences avec services complets et dispose désormais d’une gamme diversifiée de résidences privées et de résidences avec services. Aujourd’hui, Kempinski ne cesse d’ajouter de nouvelles destinations attractives en Europe, au Moyen-Orient, en Afrique, en Asie et dans les Amériques.
Le défi
L’équipe de Kempinski a commencé en 2009 à évaluer des solutions logicielles pour automatiser le processus de rapprochement. L’objectif consistait à trouver une solution à la fois capable de gérer un énorme volume de transactions et disponible pour tous les utilisateurs, quel que soit leur fuseau horaire ou leur lieu de travail. Les utilisateurs devaient pouvoir travailler au bureau, chez eux ou dans n’importe quel autre endroit. La question de la sécurité était primordiale pour que les données soient accessibles partout.
Pourquoi BlackLine
En 2010, Kempinski a mis en œuvre Account Reconciliations et Task Management de BlackLine. BlackLine étant un service basé sur le cloud, Nina Eckerle, directrice financière chez Kempinski, et son équipe peuvent désormais accéder à l’ensemble de la plateforme de n’importe où et mettre en œuvre des contrôles stricts sur les accès des utilisateurs.
À tout moment, l’équipe dispose d’une vue d’ensemble et d’un contrôle complet sur ses opérations comptables mondiales, mais chaque filiale n’a accès qu’à ses propres données. Les outils de reporting de BlackLine offrent également une bonne visibilité et permettent à Kempinski de suivre les certifications et les rapports financiers pour veiller à la conformité avec le nombre croissant de réglementations en Europe et dans le reste du monde.
Les résultats
Accès sécurisé aux données 24 h/24 et 7j/7 depuis n’importe où dans le monde. Nina Eckerle et son équipe ont immédiatement accès aux données comptables de tous les hôtels, où qu’ils se trouvent dans le monde, sans avoir à parcourir des feuilles de calcul ou des documents papier.
« La solution BlackLine est tout simplement idéale. Nous téléchargeons toutes les données sur un outil Web et nous pouvons accéder aux informations où que nous nous trouvions, quand nous le voulons et à n’importe quelle heure de la journée. La révision et l’approbation des rapprochements peuvent être effectuées, même en cas d’absence de la haute direction. Cela nous a fait gagner beaucoup de temps », indique Nina Eckerle. « Tout le monde s’y retrouve : le préparateur, l’approbateur et le réviseur. Nous sommes extrêmement satisfaits de BlackLine. Nous remercions tous ceux qui ont été impliqués dans ce processus. »
Amélioration de l'efficacité et gain de temps allant jusqu’à cinq jours par mois grâce à l'élimination des rapprochements manuels. L’ancien processus de clôture financière de Kempinski qui s’appuyait sur des documents papier gaspillait de précieuses ressources comptables. Les tâches de rapprochement pouvant mobiliser à elles seules jusqu’à 10 jours de travail par mois. Grâce à Account Reconciliations, qui fournit aux comptables une méthode simplifiée pour vérifier l’exactitude et la pertinence des bilans, l’entreprise a réduit de 50 % le temps consacré aux rapprochements. « BlackLine nous a permis d’économiser entre deux et cinq jours par mois sur nos tâches de rapprochement », précise Nina Eckerle.
Accès en temps réel aux données pour les auditeurs et réduction d’une semaine du temps de collecte des données. Avec des sociétés établies dans plusieurs pays, l’obtention de documents pour les auditeurs était un processus long et fastidieux. Grâce à BlackLine, les auditeurs peuvent désormais accéder instantanément et en temps réel à toutes les données. « Nous n’avons plus à parcourir des dossiers à la recherche de fichiers ou à copier des documents. Les auditeurs obtiennent toutes les informations dont ils ont besoin directement depuis BlackLine. Cela nous a permis d’économiser environ une semaine de travail », indique Nina Eckerle.
Gain immédiat en visibilité sur les tâches et les échéances. Grâce à BlackLine Task Management, l’équipe financière peut facilement attribuer des tâches, en surveiller l’avancement et envoyer des notifications automatiques aux personnes qui en sont responsables lorsque des éléments n’ont pas été terminés. Cela s’est avéré crucial à la fois pour identifier les tâches en attente et simplifier les workflows.
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Accès sécurisé aux données 24 h/24, 7 j/7
Gain d’efficacité
Accès en temps réel aux données pour les auditeurs
Gain immédiat en visibilité sur les tâches et les échéances
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