Économiser plus de 24 heures en améliorant la précision, l'efficacité et l'innovation
Jemena est une entreprise australienne d’infrastructures énergétiques qui possède et exploite un portefeuille diversifié d’actifs énergétiques à travers le pays, au service de millions de foyers et d’entreprises. Fortement engagée en matière de sécurité, de fiabilité et d’innovation, Jemena, aux côtés de sa branche opérationnelle Zinfra, joue un rôle essentiel dans la prestation de services énergétiques indispensables et dans l’accompagnement de la transition vers un avenir énergétique plus propre.
Le défi
En coulisses, Jemena a constaté que ses processus financiers, en particulier ceux liés aux écritures lors de la clôture mensuelle, comportaient de très nombreuses tâches manuelles et étaient chronophages et sujets aux erreurs. Les processus existants reposaient sur des feuilles de calcul Excel rassemblant des centaines de milliers de lignes, avec des tableaux croisés dynamiques manuels et des liens externes. De ce fait, plusieurs heures étaient nécessaires à la préparation de chaque écriture comptable. Selon Michelle Vawdrey, Directrice financière chez Zinfra, « cela générait des risques, limitait la visibilité et laissait peu de temps pour des analyses à valeur ajoutée ».
Lorsque l’équipe Finance a mis en évidence un impact direct potentiel de 24 millions de dollars sur le chiffre d’affaires, elle a compris qu’un changement s’imposait. Il fallait alors s’éloigner des feuilles de calcul et adopter davantage d’automatisation et de contrôle.
Pourquoi BlackLine
Dans un premier temps, Jemena s’est associée à BlackLine afin de simplifier et de standardiser les rapprochements de comptes, d’améliorer la fiabilité du reporting et de gagner en visibilité. Constatant les bénéfices apportés par BlackLine aux processus de rapprochement, l'équipe a identifié de nouvelles opportunités pour étendre l’utilisation de la plateforme et automatiser les processus d’écritures lors de la clôture mensuelle, libérant ainsi davantage de temps pour analyser et comprendre les résultats en amont de cette période.
En collaboration avec Deloitte et BlackLine, Jemena s’est concentrée sur l’automatisation des écritures comptables les plus complexes et les plus chronophages. Selon Michelle Vawdrey, « notre objectif était clair : réduire les délais de traitement, améliorer la fiabilité et permettre à nos équipes de se concentrer sur l’essentiel, à savoir comprendre la performance et la piloter ». L’ambition était de « repenser la répartition des tâches », afin de mettre en place des processus financiers dans lesquels BlackLine réalise 80 % du travail, contre 20 % pour Jemena.
Les résultats
Pour maximiser l’impact, Jemena a commencé par dix écritures clés, caractérisées soit par un haut niveau de complexité, soit par un temps de traitement très élevé. Grâce aux modules Transaction Matching et Journal Entry, Jemena a mis en place des règles configurables permettant de comparer et de justifier automatiquement de grands volumes de données, puis de générer automatiquement les écritures comptables associées. L’un des processus automatisés concernait notamment un journal lié aux travaux en cours, dont les valeurs étaient auparavant calculées à l’aide d’une feuille de calcul de plus de deux cent mille lignes, intégrant de nombreux tableaux croisés dynamiques, des liens vers des fichiers externes et des étapes manuelles, autant de facteurs augmentant le risque d’erreur. Désormais, les données issues de plusieurs sources sont chargées dans BlackLine et automatiquement justifiées lorsqu’elles répondent à des critères prédéfinis permettant leur classification en « Travaux en cours ». Les transactions non rapprochées donnent alors lieu à la création d’écritures à comptabiliser, tandis que les écarts résiduels sont automatiquement repris dans le rapprochement de compte concerné
Le résultat : des processus fiables et efficaces. Selon Michelle Vawdrey, « nous avons transformé des processus qui prenaient plusieurs heures en workflows qui s’exécutent désormais en beaucoup moins de temps. Notre nouveau processus automatisé s’intègre parfaitement à nos rapprochements de comptes existants, et nous y avons intégré des contrôles, des tests et des pistes d’audit qui renforcent notre gouvernance financière ». Les dix premiers cas d’usage automatisés via BlackLine ont permis aux équipes de Jemena d’économiser plus de 24 heures de traitement manuel à eux seuls.
L’approche de Jemena en matière de transformation a été à la fois collaborative et durable. « Il était essentiel pour nous que notre équipe comprenne comment concevoir et maintenir les cas d’usage dans BlackLine, afin de pouvoir en déployer de nouveaux après la mise en œuvre initiale. Nous ne nous sommes pas contentés de déployer une solution : nous avons renforcé les compétences de nos équipes internes, mis en place des environnements de type sandbox pour l’apprentissage et réduit progressivement notre dépendance à l’assistance externe. »
La transformation de la fonction Finance est un processus continu. Jemena continue d’étendre son utilisation de BlackLine, avec vingt-cinq cas d’usage supplémentaires actuellement en cours d’automatisation, tout en incitant ses équipes financières à détecter de nouvelles opportunités d’automatisation à l’échelle de l’entreprise.
La transformation financière de Jemena incarne ce que doit être la comptabilité moderne : numérique, évolutive, centrée sur les équipes et orientée vers l’analyse.
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