Entre 2016 et 2018, Informa a doublé de taille grâce à deux acquisitions majeures. Si cette expansion a permis à Informa d’élargir son offre, elle a également créé de nouveaux défis pour les équipes comptables. Non seulement les trois entreprises utilisaient des ERP différents, mais elles s’appuyaient en outre sur trois organisations de services partagés distinctes.

« Après les acquisitions, les dirigeants ont bien compris qu’il était possible de renforcer l’intégrité du bilan », expose Nick Redman, Responsable GPO chez Informa. « Les ERP ne disposent pas de cette fonctionnalité essentielle de justification des comptes de bilan. Il était important de réunir ces trois bilans et d’assurer une meilleure visibilité et un contrôle renforcé. »

Toutefois, à l’époque, Informa et les deux entités acquises s'appuyaient encore sur un processus de rapprochement essentiellement manuel.

« L’une des entités acquises classait et conservait des feuilles de calcul dans un dossier. L’autre imprimait chaque mois tous les documents, pour que le responsable de centre les consulte et les signe manuellement », explique Nick Redman. « Informa avait implémenté BlackLine Account Reconciliations plusieurs années auparavant, à l'occasion d'une mise à niveau vers SAP ECC, mais notre utilisation n’était que très limitée. »

« L’équipe comptable d’Informa se servait de BlackLine comme d’un outil de suivi », précise Nick Redman, avant de poursuivre : « Nous créions nos rapprochements dans des feuilles de calcul, lesquelles étaient ensuite téléchargées en tant que pièce jointe dans BlackLine. C’était pratique, mais cela faisait de BlackLine un simple référentiel, alors qu’il peut faire beaucoup plus. »

En sous-utilisant BlackLine, le personnel a continué à se concentrer sur les processus manuels, négligeant les tâches comptables plus poussées, plus engageantes et plus stratégiques.

« Nous n’avions pas de rythme régulier de révisions. Le reporting interne était médiocre », ajoute Nick Redman, avant de conclure : « Et nous n’avions pas de politique précise ou de cadre entourant le processus de rapprochement. »

Redman’s goal was to transform reconciliations by enhancing the four “P”s—people, process, policy, and platform. This included optimizing BlackLine within Informa and expanding use of the solution to both acquisitions.

La participation à une session d’optimisation avec les consultants de BlackLine s’est révélée un élément clé du projet.

« Les consultants BlackLine ont passé plusieurs jours avec nous dans l’un de nos grands centres de services partagés. Cela nous a véritablement ouvert les yeux sur ce que nous pouvions faire avec Account Reconciliations », explique Nick Redman. « Ils nous ont montré comment introduire des données directement dans BlackLine, de manière à suivre et évaluer, sur la plateforme, l’ancienneté des postes. Rien que cela a été un facteur déterminant dans l'amélioration du processus et l'abandon des feuilles de calcul au profit d’une solution davantage basée sur un système. »

Le projet de transformation consistait également à examiner de façon plus approfondie la manière dont les personnes géraient les rapprochements, notamment leur compréhension du processus.

Nick Redman et son équipe ont passé beaucoup de temps à montrer comment BlackLine pourrait aider le personnel, non seulement à gagner du temps mais également à améliorer l’intégrité de leur travail.

« Au début, la moitié des équipes comptables étaient vent debout à l'idée d'abandonner leurs feuilles de calcul pour les rapprochements. Cela a demandé un peu d’effort, mais les collaborateurs auparavant sceptiques et méfiants ont fini par adopter BlackLine. Ils ont très vite compris que nous leur donnions de meilleurs outils pour faire leur travail. Nous pensons que la mise à niveau des compétences et l’accès aux meilleures technologies valorise le travail du personnel. »

» Le personnel s'est engagé à suivre un processus d’apprentissage continu et à utiliser toutes les capacités de BlackLine, aujourd’hui et à l'avenir. « Nos équipes ont rejoint la BlackLine Academy, ont suivi les cours de formation et s’efforcent maintenant de continuer à améliorer leurs compétences et le processus dans son ensemble. »

Mise en place d’une conception des rapprochements basée sur les risques. La solution BlackLine est à la base de la nouvelle politique d’Informa en matière de rapprochement.{

« Avant BlackLine, nous gérions 7 000 rapprochements par mois, ce qui représentait 7 000 fichiers chaque mois. Mettre tout cela sur des feuilles de calcul ressemblait plus à du bricolage, et on gaspillait du temps », explique Nick Redman.

« Avec BlackLine, nous utilisons désormais des règles et l’automatisation pour nous aider à évaluer les risques. Au début, on se demandait : “Dans quelles circonstances procède-t-on à un rapprochement une ou deux fois par an pour l’audit intermédiaire et l’audit final ?” Nous avions une certaine aversion pour le risque, si bien que l'on faisait plus de rapprochements que nécessaire. Aujourd’hui, nous rapprochons 1 200 transactions deux fois par an et environ un millier tous les trimestres. Nous faisons le reste, soit 4 000 tous les mois. »

L’équipe rend également compte chaque mois du volume d’éléments comportant un risque ; ces derniers sont ensuite examinés ligne par ligne avec le directeur financier du groupe et les directeurs financiers des divisions. « Avec BlackLine, nous avons constaté, au fil du temps, une réduction significative du volume d’éléments comportant un risque. »

Amélioration de l’intégrité du bilan. La justification des comptes de bilan d’Informa, effectuée manuellement à l’aide de feuilles de calcul pour les trois sociétés, manquait de visibilité et de normalisation. 

« Auparavant, notre gestion était plutôt intuitive et aujourd’hui, avec BlackLine, nous utilisons les faits et les données. L’intégrité de notre bilan a ainsi été considérablement renforcée », se réjouit Nick Redman.

« Nous pouvons voir les tendances, les performances et les données. Nous avons une visibilité en transparence sur les performances. Nous pouvons voir combien d’enregistrements ont été effectués par jour ouvrable, et à quoi ressemble la situation par centre. Nous pouvons voir où sont les éléments comportant un risque, où les enregistrements n’ont pas été acceptés et pourquoi. Tout cela se passe dans BlackLine. Pour moi, cette visibilité est un énorme avantage, car ce qui ne peut être mesuré ne peut pas être amélioré. »

Mise en place d’un travail plus stratégique et à plus forte valeur ajoutée. En réduisant considérablement le travail manuel de réconciliation, les équipes sont en mesure de travailler de manière plus stratégique en ce qui concerne les aspects risque et matériel.

« Le processus de rapprochement étant maintenant normalisé, nous pouvons décharger les responsables comptables du travail de rapprochement. Nous voulons qu’ils se concentrent sur l’analyse et non sur la production », explique Nick Redman, avant de poursuivre :

« Ils doivent agir comme partenaires de l’entreprise, s’approprier les chiffres et fournir une assurance qualité autour de ces chiffres. Ils pourront le faire maintenant parce que nous automatisons le travail manuel et réduisons le risque, avec BlackLine. »

Simplification des audits. BlackLine aide Informa à gérer et à respecter les exigences en matière de reporting. Cela s’est avéré particulièrement utile lors des audits.

« Avant BlackLine, les auditeurs devaient demander à plusieurs personnes dans plusieurs centres d’extraire des rapprochements sur des feuilles de calcul. Maintenant, il leur suffit d’accéder à BlackLine. C’est beaucoup plus facile pour nous et cela économise du temps », déclare Nick Redman.

« À notre époque, il est préférable de tout  stocker dans un même format dans un seul outil que de gérer des fichiers de feuilles de calcul non concordantes et non standardisées dans divers lieux de stockage. De plus le bilan représente une part importante de ce que les auditeurs vérifient lorsqu’ils examinent les états financiers. »

Instauration d’une normalisation et augmentation des contrôles en ce qui concerne les centres de services et les équipes offshore. Avant BlackLine, le manque de normalisation et de processus cohérents affectait la qualité du rapprochement.

« Auparavant, les collaborateurs non seulement préparaient les enregistrements, mais ils les évaluaient également : ils notaient leurs propres “devoirs”. Et bien sûr, vous notez généralement votre propre travail comme étant “bien fait” », explique Nick Redman, avant de conclure : « Avec BlackLine, nous pouvons maintenant séparer le travail de production du travail d’analyse. C’est une nouvelle étape dans l’amélioration de la qualité de nos rapprochements. »