Automatisation des tâches manuelles de clôture, de consolidation et de reporting avec BlackLine
« La consolidation manuelle prenait énormément de temps pendant une période déjà très chargée, celle de la clôture de l’exercice et de la préparation de l’audit. Avec BlackLine Financial Reporting Analytics, il suffit maintenant de cliquer sur le bouton d’actualisation pour qu’un rapport s’affiche en quelques secondes. De plus, la direction dispose d’un accès à la demande aux informations : plus besoin de leur envoyer des feuilles de calcul par e-mail. »
Le défi
L’université Gonzaga a entrepris la modernisation de ses opérations comptables en 2017. Les premières phases de cette optimisation portaient sur le traitement des activités manuelles de clôture financière, comme le rapprochement des comptes. Gonzaga a choisi BlackLine comme partenaire pour adopter des pratiques de pointe et réduire le travail manuel. Satisfaite de ses progrès, l’équipe de Gonzaga a déplacé son attention vers les activités de consolidation et de reporting en aval, encore largement manuelles et basées sur des feuilles de calcul.
Pour effectuer le processus mensuel de fiabilisation des données, les comptables extrayaient vers des feuilles de calcul la balance générale et d’autres données depuis leur logiciel ERP, Ellucian Banner, afin de les consolider, d’enregistrer les régularisations manuelles a posteriori et de produire un bilan et un compte de résultat. Ceux-ci étaient ensuite diffusés par e-mail pour d’éventuelles révisions. Des heures d’efforts étaient consacrées à ces processus, qui limitaient la visibilité et l’agilité tout en présentant un risque pour les processus essentiels.
Pourquoi BlackLine
La plupart de ses données comptables étant déjà traitées avec BlackLine, Gonzaga a souhaité exploiter les capacités dédiées de BlackLine Financial Reporting Analytics pour éliminer le travail manuel et étendre ses efforts d’optimisation à la consolidation et au reporting. Par ailleurs, Gonzaga a identifié que cette solution pouvait l’aider à mieux analyser les écarts à l’échelle du groupe. Grâce à la solution Financial Reporting Analytics, opérationnelle rapidement et sans intervention du service informatique, Gonzaga exploite désormais les données de son ERP dans BlackLine et profite de processus automatisés qui lui font gagner du temps, améliorent la visibilité et renforcent les contrôles.
« Les autres produits BlackLine fonctionnent très bien pour nous et nous ont permis de régler des problèmes restés longtemps sans solution », explique Michelle Soss, contrôleuse adjointe dans cet établissement de 7 300 étudiants situé à Spokane, dans l’État de Washington. « Les capacités de consolidation de Financial Reporting Analytics ont su nous convaincre que cette solution nous serait utile. Nous finalisons tout juste sa mise en œuvre, et les résultats sont déjà là. »
Les résultats
Élimination de plusieurs heures de travail manuel par mois. L’automatisation de la consolidation manuelle, une tâche très gourmande en main-d’œuvre, permet à la petite équipe comptable de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cet avantage s’ajoute aux gains d’efficacité considérables déjà réalisés par Gonzaga grâce à d’autres solutions BlackLine au fil des ans.
Amélioration de la visibilité et du respect des délais. Les membres de la direction peuvent désormais accéder à la demande et sans délai à des données financières consolidées dans Financial Reporting Analytics. Auparavant, l’équipe comptable leur envoyait manuellement des feuilles de calcul par e-mail une fois par trimestre. Les auditeurs externes bénéficieront d’un accès en lecture seule afin de limiter les échanges interminables, ce qui améliorera la visibilité et simplifiera encore davantage les processus d’audit.
Renforcement de la qualité et des contrôles. Gonzaga incorpore des documents de type feuilles de travail dans Financial Reporting Analytics afin d’éviter aux parties prenantes de devoir chercher des informations justificatives. De plus, dans les dernières étapes d’un processus de fiabilisation des données piloté par BlackLine, la solution permet à Gonzaga d’améliorer la qualité et les contrôles au niveau des consolidations et de la clôture générale.
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Élimination de nombreuses heures de travail manuel
Amélioration de la visibilité et du respect des délais
Renforcement de la qualité et des contrôles
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