Automatisation des tâches manuelles de clôture, de consolidation et de reporting avec BlackLine

À l’aide des solutions intégrées de BlackLine, l’Université Gonzaga renforce les contrôles, réduit les risques et améliore l’efficacité en simplifiant et en automatisant ses processus de clôture comptable, de consolidation et de reporting.

Le défi

L’Université Gonzaga a entrepris la modernisation de ses opérations comptables en 2017. Les premières phases de cette optimisation portaient sur le traitement des activités manuelles de clôture financière, comme les rapprochements de comptes. Gonzaga a choisi BlackLine comme partenaire pour adopter des pratiques de pointe et réduire les tâches effectuées manuellement. Satisfaite de ses progrès, l’équipe de Gonzaga a porté son attention sur les activités de consolidation et de reporting en aval, encore largement effectuées à la main et utilisant des feuilles de calcul.

Auparavant, pour effectuer le processus mensuel de fiabilisation des données, les comptables extrayaient vers des feuilles de calcul la balance générale et d’autres données depuis leur logiciel ERP, Ellucian Banner, afin de les consolider, d’enregistrer les régularisations manuelles a posteriori et de produire un bilan et un compte de résultat. Ceux-ci étaient ensuite diffusés par e-mail pour d’éventuelles révisions et la validation. Des heures d’efforts étaient consacrées à ces tâches, qui limitaient la visibilité et l’agilité tout en présentant un risque pour les processus essentiels.

Pourquoi BlackLine

L’offre de solutions complètes de BlackLine a été perçue comme une opportunité d’étendre l’optimisation en aval, allant de l’enregistrement au rapport. La plupart de ses données comptables sous-jacentes étaient déjà traitées avec BlackLine. Gonzaga a souhaité exploiter les capacités dédiées de BlackLine Financial Reporting Analytics pour éliminer le travail manuel et centraliser la consolidation et les activités de reporting. Par ailleurs, Gonzaga a identifié que cette solution pouvait l’aider à mieux analyser les écarts à l’échelle du groupe. Grâce à la solution Financial Reporting Analytics, qui était opérationnelle rapidement et sans intervention du service informatique, Gonzaga a pu exploiter les données de son ERP dans BlackLine et bénéficier de processus automatisés qui lui permettent de gagner du temps, améliorent la visibilité et renforcent les contrôles.

« Les autres produits BlackLine fonctionnent très bien pour nous et nous ont permis de régler des problèmes restés longtemps sans solution », explique Michelle Soss, contrôleuse adjointe dans cet établissement de 7 300 étudiants situé à Spokane, dans l’État de Washington. « Les capacités de consolidation de Financial Reporting Analytics ont su nous convaincre que cette solution nous serait utile. »

Les résultats

Unification des activités de fiabilisation des données. L’un des avantages les plus notables observé par l’équipe de Gonzaga est le fait de pouvoir compter sur une plateforme centralisée pour exécuter ses activités de fiabilisation des données. En unifiant les processus, Gonzaga réduit les inefficacités et minimise les risques associés à des workflows fragmentés. Cette centralisation offre également une meilleure visibilité des données financières clés dans l’ensemble de l'entreprise, ce qui donne lieu à une prise de décision plus rapide et plus éclairée.

Élimination de plusieurs heures de tâches effectuées manuellement par mois. L’automatisation de la consolidation manuelle, une tâche très gourmande en main-d’œuvre, permet à la petite équipe comptable de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Cet avantage s’ajoute aux gains d’efficacité considérables déjà réalisés par Gonzaga grâce à d’autres solutions BlackLine au fil des ans.

« Avec le reporting financier de BlackLine, nous ne faisons plus de travail manuel dans Excel », explique Michelle Soss. « Tout est automatisé et se trouve dans un seul et même endroit. Il est maintenant très facile de consulter les résultats préliminaires, et savoir ce qui est accompli et ce qui reste à accomplir. »

Amélioration de la visibilité et accélération. Les cadres dirigeants ont désormais accès à tout moment aux données financières consolidées dans Financial Reporting Analytics, ce qui représente un gain d’un mois par rapport à avant et supprime la nécessité d’envoyer des feuilles de calcul par e-mail. BlackLine renforce également la rigueur et la visibilité avec la révision et l’approbation des états financiers. Tout va plus vite, car BlackLine permet aux comptables de travailler simultanément sur des rapports trimestriels. Il n’y a plus lieu d’éplucher des rapprochements et des écarts étape par étape sur des chiffres finaux qui ne vont même pas changer.

Renforcement de la qualité et des contrôles. Gonzaga incorpore des documents de type feuilles de travail dans Financial Reporting Analytics afin d’éviter aux parties prenantes de devoir chercher des informations justificatives. En utilisant la solution dans les dernières étapes d’un processus de fiabilisation des données piloté par BlackLine, Gonzaga améliore la qualité et les contrôles relatifs aux consolidations et à la clôture générale.

Simplification des audits externes. Les auditeurs externes ont un accès en lecture seule, minimisant les échanges d’e-mails sans fin, améliorant la visibilité et simplifiant davantage les processus d’audit pour Gonzaga et les équipes d’audit. « Nos auditeurs et nos cadres dirigeants adorent Financial Reporting Analytics, car ils peuvent commencer à un niveau global des états financiers, puis analyser certains détails en profondeur », explique Michelle Soss.

Minimisation des risques financiers et opérationnels. La confiance dans l’intégrité des données financières a augmenté en nous écartant des feuilles de calcul qui peuvent contenir des erreurs de saisie des données, des erreurs de formule et de problèmes de contrôle de version. L’automatisation de BlackLine a réduit les risques financiers et opérationnels liés à l’utilisation des feuilles de calcul tout en garantissant l’accès à des informations à jour.

Préparation à l’optimisation continue grâce à l’IA générative. Gonzaga attend avec impatience les avancées continues de BlackLine en matière d’IA, qui s’appuieront sur les succès d’aujourd’hui pour gagner en efficacité demain. Par exemple, BlackLine met en œuvre une analyse et des rapports de variance générés par l’IA pour aider l’équipe financière de Gonzaga à communiquer les résultats au DAF. Ces capacités d’IA passent en revue les données et les commentaires sur BlackLine pour créer une ébauche de résumé financier que l’équipe financière peut modifier et partager avec les parties prenantes.

« Nous nous réjouissons de voir les fonctionnalités sur lesquelles les développeurs de BlackLine travaillent en s’appuyant sur les solutions de l’IA générative », indique Michelle Soss. « Ils tiennent compte de nos avis et les intègrent dans leur produit. Ces solutions nous aideront à réduire les tâches effectuées manuellement et à consacrer plus de temps à fournir un travail de meilleure qualité. »

Industrie

Education

ERP

Ellucian Banner

Region

United States

Taille d'entreprise

Midsize

Les resultats

Élimination de nombreuses heures de travail manuel

Amélioration de la visibilité et du respect des délais

Renforcement de la qualité et des contrôles


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