Avant le déploiement de BlackLine, l’équipe comptable de Franklin Templeton utilisait Microsoft Excel pour le rapprochement de ses comptes. L’entreprise avait établi des normes pour son processus de rapprochement qui s’appliquaient à l’échelle mondiale. Toutefois, il existait des disparités régionales concernant le format des rapprochements et la détermination du niveau de risque des comptes du grand livre.

De plus, bien qu’aucun problème de respect des échéances ou d’exactitude des données financières n'était à déplorer, il existait un manque de transparence quant à l’avancement de la clôture par l’équipe comptable de l’entreprise. Ce manque de transparence empêchait l’équipe comptable de respecter les délais pour la réalisation des contrôles de fin de mois exigés par la loi Sarbanes-Oxley (SOX), entraînant ainsi le recours à des solutions alternatives manuelles pour les approbations.

Enfin, le rapprochement de tous les comptes du grand livre s’effectuait une fois par mois et il n’existait aucun cadre uniformisé pour l’identification des comptes à haut risque. Cette tâche devait être une priorité pour l’équipe comptable au début du processus de clôture. Ainsi, de nombreux comptes considérés comme étant à haut risque, exigeaient un processus fastidieux se traduisant souvent par des heures supplémentaires pour le personnel. Le rapprochement des transactions entre plusieurs systèmes distincts s’effectuait également dans Microsoft Excel et s'achevait après la fin du mois, en raison du caractère manuel de l’opération. Il n’était possible d’identifier et d’assurer le suivi des exceptions qu’après cette date.

En 2017, la direction de l’équipe comptable a mené une enquête auprès de toutes ses équipes à travers le monde pour identifier les problématiques, les lacunes et les domaines à améliorer. Les comptables de Franklin Templeton ont exprimé leur avis, à la suite de quoi deux grandes initiatives ont émergé : un cadre d’évaluation des risques et une nouvelle technologie.

L’entreprise a examiné deux solutions pour améliorer le processus de rapprochement. Le choix s’est porté sur BlackLine pour plusieurs raisons, notamment :

• la capacité à résoudre plusieurs défis du processus comptable, tout en assurant la transparence du leadership comptable dans le processus de clôture ; et

• la flexibilité de la solution pour intégrer les règles comptables nécessaires à la mise en œuvre du cadre d’évaluation du niveau de risque du grand livre.

Franklin Templeton a adopté une stratégie par étapes, en se concentrant d’abord sur les bureaux nord-américains et sud-américains, puis en déployant BlackLine dans le reste du monde. Grâce aux leçons tirées de la phase initiale, cette stratégie a permis à l’entreprise de modifier l'implémentation du logiciel dans la deuxième phase. L’entreprise a également été en mesure d’utiliser davantage les ressources internes dans le cadre du volet formation de la deuxième phase, en utilisant un modèle de "formation des formateurs".

Parmi les principaux avantages observés à la suite du déploiement de BlackLine, citons les économies liées à la réduction des besoins en personnel et au transfert des tâches vers des pays où le coût de la vie est moins élevé, l’arrêt des impressions papier pour suivre les rapprochements et une amélioration de la productivité grâce à un cadre de gestion des risques amélioré. L’entreprise a également constaté une réduction des comptes à haut risque et l’amélioration du contrôle et de l’assurance qualité à l’échelle mondiale.

Réduction des besoins en personnel. Grâce à des processus de rapprochement des comptes plus efficaces et plus cohérents dans toute l'entreprise, Franklin Templeton a pu réduire ses effectifs de comptabilité et transférer une grande partie de son travail de rapprochement de fin de mois vers ses bureaux situés dans des pays où le coût de la vie est moins élevé.

Réduction de l’impression et du stockage des documents. En utilisant BlackLine, les équipes comptables ont cessé d’imprimer des feuilles de calcul Excel chaque mois. Au lieu de remplir et stocker des classeurs d’enregistrements de comptes, l’entreprise peut effectuer ses rapprochements et ses analyses via la plateforme cloud de BlackLine.

Amélioration de la productivité. Le nouveau cadre de gestion des risques établi par Franklin Templeton a permis aux équipes comptables de réduire de 50 % le nombre de comptes à haut risque. Ainsi, le personnel peut consacrer plus de temps à l’analyse des comptes et aux tâches à valeur ajoutée.

Amélioration de la visibilité et de la transparence dans le processus de clôture. Grâce à BlackLine, les responsables comptables de Franklin Templeton sont en mesure de voir l’avancement de la clôture et les équipes comptables peuvent démontrer le respect des délais et l’exactitude de son processus de clôture et de rapprochement pour se conformer à la loi SOX. La visibilité donne aux employés un meilleur contrôle des processus et une efficacité globale renforcée du contrôle de la qualité.