Pour eBay, rendre possible un volume d’échanges commerciaux aussi élevé crée un tourbillon de transactions financières avec les prestataires, les commerçants et les annonceurs. eBay compte plus de 100 entités juridiques dans le monde, avec notamment plusieurs entités dans les nombreux pays où elle est présente. La société doit justifier des centaines de comptes de bilan pour chacune d’entre elles.

À quelques exceptions près, eBay faisait tout son possible pour utiliser une seule instance de SAP ERP afin d’avoir un aperçu global de sa situation financière. Cependant, la complexité du système de comptabilité venait entraver le processus de clôture comptable de fin de mois, qui pouvait alors durer jusqu’à 10 jours. La longueur de ce cycle s’expliquait en grande partie par le fait que l’entreprise s’appuyait sur un système de justification des comptes essentiellement manuel et sur support papier. Les salariés recherchaient sans cesse les pièces justificatives dans des classeurs, en faisaient des copies, puis les reclassaient.

Tom Hoover, Senior Manager des systèmes comptables et financiers chez eBay, se souvient des allées et venues incessantes des équipes comptables : « La nature de notre activité veut qu’on nous demande souvent des documents remontant à plusieurs années. Les membres des équipes comptables devaient alors se rendre dans les centres de stockage, hors site, afin de retrouver les documents requis. Cela demandait beaucoup de travail. »

S’il fallait des pièces justificatives pour plusieurs entités juridiques différentes, s’ensuivaient des séries d’appels et d’e-mails pour retrouver et classer les documents nécessaires. Barrières linguistiques, fuseaux horaires différents et jours de congés prévus et imprévus : autant de facteurs qui contribuaient aux retards potentiels. Un délai de 24 heures a été intégré au cycle de clôture comptable à ce titre. Malgré cela, certains comptes n’étaient pas clôturés, principalement en raison du nombre considérable d’équipes comptables dans le monde.

Au terme d'une phase d'analyse, au cours de laquelle eBay a décelé plusieurs lacunes dans ses processus de clôture financière à l’échelle mondiale, la société est partie à la recherche d’un prestataire à même de l’accompagner dans ses initiatives de modernisation. BlackLine s’est rapidement imposée comme étant le meilleur choix pour apporter les fonctionnalités comptables nécessaires. La fluidité de l’intégration avec SAP ERP Financials a en partie incité eBay à sélectionner BlackLine. La société a par la suite implémenté simultanément les modules Journal Entry, Task Management et Account Reconciliations, avec peu voire aucune personnalisation. Par la suite, les solutions BlackLine ont traité près de 10 000 justifications de comptes, 17 000 écritures de journal et 7 000 tâches auparavant manuelles.

Si l’implémentation s’est déroulée sans problème, il a toutefois rapidement fallu familiariser les centaines de salariés d’eBay qui allaient utiliser la nouvelle technologie avec son fonctionnement et ses interfaces avec SAP ERP, un défi attendu par les équipes. Pour faciliter la formation des salariés, ainsi que pour créer une piste d’audit traçable, eBay a utilisé la fonctionnalité BlackLine pour désigner certains utilisateurs en qualité d’administrateurs système ou locaux. eBay a par la suite formé ces administrateurs dans ses diverses entités juridiques réparties aux quatre coins du globe, qui ont quant à eux formé leurs subordonnés directs.

Selon Tom Hoover, ce processus de formation s’est révélé extrêmement simple : « Je gère plusieurs systèmes financiers, et c’est de loin au sujet de BlackLine que je reçois le moins de questions. » eBay a qui plus est tiré parti des formations vidéo et en ligne par l’intermédiaire de BlackLine U.

Avant de migrer les plateformes, eBay avait entrepris de transférer et de consolider les activités comptables portant sur les justifications répétitives et non essentielles vers un centre de services partagés unique en Inde. Si la centralisation de ces fonctions comptables a permis de réaliser des gains d’efficacité, les contrôleurs ont toutefois eu l’impression de perdre un peu de visibilité sur leurs comptes locaux. Ce problème a été résolu lorsque eBay a adopté le modèle Cloud de BlackLine. Tom Hoover poursuit : « Le transfert s’est fait en douceur, car nous n’avons rien perdu en visibilité. Les tâches étaient simplement effectuées ailleurs. De plus, avec le système en ligne à la demande de BlackLine, nous avions de la visibilité tout au long du processus. »

Comme les justifications essentielles étaient entreprises dans l’une des trois principales régions desservant ses entités juridiques (Europe, Asie et Amérique du Nord), les fonctionnalités multilingues et multidevises de BlackLine se sont révélées tout aussi importantes. Tout au long de la transition, eBay disposait d’administrateurs locaux dans chacune de ces régions et en Inde. À terme, le système BlackLine a offert une visibilité permanente à l’échelle mondiale.

Cette amélioration de la visibilité mue par la mise à disposition d’un aperçu en temps réel des justifications de comptes ou des tâches a conféré un avantage plus important : une meilleure organisation des processus comptables et financiers au niveau de l’entreprise. Selon Tom Hoover, les salariés disposent d’un atout aussi simple que le fait de pouvoir vérifier les progrès accomplis en se connectant au système BlackLine depuis leur domicile.

Pour résumer, l’adoption de la solution BlackLine a nettement réduit le nombre d’allées et venues. Tom Hoover affirme : « BlackLine nous a permis de rassembler les justifications et les fonctions comptables en un seul endroit, la différence a été nette. Étant à proximité du service comptable, j’ai facilement pu constater les gains d’efficience que BlackLine nous a offerts. »

La durée du cycle de clôture comptable est de trois jours désormais. Ainsi, les auditeurs et les préparateurs des déclarations s’acquittent de leurs tâches en un laps de temps plus court, car tous les comptes sont justifiés. L’entreprise a rationalisé ses processus d’audit grâce à la fonction d’accès en libre-service des auditeurs du système BlackLine, qui permet à eBay d’autoriser les auditeurs à se connecter directement au système.

Avec jusqu’à 40 comptes d’audit actifs dans BlackLine à la fois, la visibilité accrue des justifications de comptes permet aux auditeurs de trouver ce dont ils ont besoin sans avoir à solliciter les ressources dédiées d’eBay. Cela vaut également pour la conformité à la loi Sarbanes-Oxley (SOX). Auparavant, eBay devait allouer du personnel pour travailler avec les équipes chargées de la conformité à la loi SOX afin de s’assurer que les justifications nécessaires étaient effectuées. Aujourd’hui, une interface envoie en amont une liste des comptes justifiés directement à ces équipes, sur la base de règles et d’alertes définies par les administrateurs du système BlackLine.