Grâce à BlackLine, Drexel parvient à faire face à la complexité et au contrôle croissants des tâches comptables

Près de 400{sp}comptes de bilan doivent être justifiés chaque année à l’université de Drexel, un important institut de recherche privé situé au cœur de Philadelphie. Ce ne fut donc pas un mince exploit lorsque le personnel a effectué 24 % de justifications en plus après avoir mis en œuvre le logiciel d’entreprise BlackLine l’année dernière.

En juin 2019, le taux de justification des comptes du service de comptabilité générale était de 74 %, contre 92 % en février 2020 », déclare Sherri Welch, comptable publique agréée et occupant le poste de contrôleur adjoint de la comptabilité générale.

Cette amélioration importante découle de plusieurs facteurs, mais BlackLine y a sans nul doute joué un rôle. Sans cette solution, nous n’aurions pas atteint cet objectif. »

Le défi

Drexel a mis en œuvre la solution Task Management de BlackLine le 1er juillet, et Account Reconciliations a été lancée le 1er août, lors de la clôture mensuelle des justifications de juillet. Les plateformes ont remplacé les processus manuels réalisés sur quatre sites partagés, notamment les tâches de clôture en fin de mois, les tâches de roulement quotidien, l’analyse des comptes et le rapprochement bancaire.

Grâce à ce « guichet unique », fini le risque d’erreurs liées aux documents à l’intitulé incorrect ou mal classés, aux informations écrasées par erreur ou encore aux montants transposés lors du transfert d’informations d’un site à un autre.

« Il est plus facile d’explorer les tableaux de bord, de visualiser les pièces jointes et de surveiller les dates butoirs. BlackLine a augmenté l’efficacité du processus de révision, en exécutant des rapports et en consultant les justifications historiques. »

L’université entreprend actuellement la mise en place de Transaction Matching, qui identifie automatiquement les transactions utilisées pour calculer les soldes.

Pourquoi BlackLine

Un retard persistant dans l’analyse des comptes a incité le personnel de l’université à rechercher des solutions de clôture comptable. « À l’université de Drexel, près de 145 000 transactions passent chaque mois par les comptes de bilan », poursuit Sherri Welch. « Chaque compte de bilan, et il y en a près de 400, doit être justifié de bout en bout. Ce processus était vraiment fastidieux. »

Après avoir examiné plusieurs solutions, une d’entre elles s’est clairement distinguée des autres aux yeux de l’université.

« BlackLine a démontré que sa solution avait été testée et conçue par des professionnels de la comptabilité, et cela s’est vérifié. Le fait que nos auditeurs externes aient approuvé cette solution a également appuyé notre décision. Ils nous ont dit que, compte tenu de la taille de l’université et des effectifs actuels, BlackLine pouvait offrir un excellent retour sur investissement à Drexel », ajoute Sherri Welch.

Les résultats

Avec BlackLine, les soldes des comptes proviennent du système de planification des ressources de l’université, qui signale également les éléments qui ne nécessitent pas l’attention d’un comptable. Selon Sherri Welch, la certification automatique des comptes sans activité et la non-justification des comptes clôturés permettent de gagner du temps, qui peut désormais être consacré à l’analyse.

« BlackLine nous a résolument aidés à gérer plus efficacement la justification des comptes, afin d’être en meilleure posture lors de notre audit externe de fin d’année », conclut-elle.

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Enterprise

Les resultats

Suppression du risque d’erreurs en créant un «{sp}guichet unique{sp}» dédié aux tâches de clôture de fin de mois

Efficacité du processus de révision accrue

Certification automatique des comptes sans activité afin de faire gagner du temps aux comptables et qu’ils se consacrent davantage à l’analyse


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