BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Amélioration de la transparence, de l'auditabilité et du renforcement des contrôles financiers

Pour favoriser l'efficacité et la réduction de la charge de travail et du stress dans l'organisation des contrôleurs, The Dow Chemical Company a commencé la recherche d'une plateforme de contrôle financier et d'automatisation basée sur le cloud qui améliorerait un processus déjà établi. Pat Withrow, directeur comptable chez Dow, savait que même si des politiques bien définies étaient en place, Dow avait toujours besoin d'un dossier pour modifier le processus. « Mais apporter des modifications au processus existant n'allait pas nous donner l'impact dont nous avions besoin », a déclaré Withrow.

Même avec un cadre stratégique structuré, plus de 1 000 personnes étaient encore impliquées dans le processus de justification des comptes chaque trimestre dans des centaines d'entités juridiques, préparant environ 250 000 justifications. Le processus était basé sur Excel sans standardisation. Withrow décrit le processus précédent. « Il n'y avait pas de base de données centrale et pas de standardisation ; des copies électroniques et papier étaient stockées dans des endroits partout dans le monde ; ce qui a rendu le processus d'examen et d'approbation un fardeau important. » Trop de temps était consacré à la justification de solde nul et des comptes de faible valeur, et la nécessité de libérer des ressources pour la mise en œuvre du SAP, les activités de fusion et d'acquisition et d'autres projets de grande valeur est apparue.

Le parcours pour trouver un outil de justification de compte basé sur le cloud qui répondait à certaines exigences principales a commencé. La principale d'entre elles était la rapidité de mise en œuvre, la facilité d'utilisation et la compatibilité avec les politiques existantes de Dow, telles que ses délais de préparation et de certification pour les grands comptes. Une autre exigence était la compatibilité avec SAP R/2 et SAP ERP, car l’intention de Dow était d’automatiser les justifications pour ses différentes activités et divisions opérationnelles. Après un examen approfondi de la sécurité des données et des systèmes, Dow a commencé à implémenter BlackLine en novembre 2012.

L’approche agressive de mise en œuvre mondiale de Dow a inclus des régions en Amérique du Nord, en Europe, en Amérique latine, dans le Pacifique et dans les sociétés inter-sociétés, et a porté ses fruits immédiatement. Après avoir établi un partenariat avec BlackLine, Dow dispose désormais d'une plateforme, d'un référentiel pour toutes les justifications de comptes à l'échelle mondiale et de la transparence dans le processus de justification des comptes comme jamais auparavant.

Industry

ERP

Region

United States

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Certifié automatiquement plus de 50% de ses grands comptes et plus de 60% de ses comptes globaux, Amélioration de la transparence, Auditabilité améliorée et contrôles financiers améliorés.

Se tourner vers le cloud

Une fois que Dow a décidé d'automatiser ses processus de justification de comptes, il a créé une liste des 10 meilleures exigences pour un outil d'automatisation. La principale d'entre elles était la rapidité de mise en œuvre, la facilité d'utilisation et la compatibilité avec les politiques existantes de Dow, telles que ses délais de préparation et de certification pour les grands comptes. Une autre exigence était la compatibilité avec SAP R/2 et SAP ERP, car l’intention de Dow était d’automatiser les justifications pour ses différentes activités et divisions opérationnelles, quel que soit le stade de chaque division dans sa mise à niveau SAP ERP.

Après avoir fait la démonstration du logiciel de justification de comptes de plusieurs fournisseurs, Dow a décidé de mettre en œuvre la Financial Close Suite en tant que service (SaaS) approuvée par SAP pour les solutions SAP du partenaire Gold BlackLine. (Pour plus de détails sur la solution BlackLine, reportez-vous à la barre latérale à la fin de l'article.)

Toutes les préoccupations concernant la sécurité du cloud ont été rapidement atténuées lorsque BlackLine a présenté ses procédures de cryptage et ses mesures de sécurité des données globales pour un stockage sécurisé des données hors site. « Nos informaticiens ont été impliqués très tôt dans un examen très approfondi de ces mesures de sécurité et sont repartis satisfaits », explique Withrow. « La façon dont BlackLine déploie de nouvelles versions et corrige les failles de sécurité potentielles est devenue un argument de vente évident. »

La fonctionnalité d'autocertification du logiciel dans le module Account Reconciliations était attrayante pour Dow car elle offrait une configuration prête à l'emploi similaire aux règles et politiques que l'entreprise avait déjà en place pour bon nombre de ses grands comptes, bien que dans une liste de contrôle manuelle. Cela signifiait que Dow pouvait automatiser rapidement ses comptes clés sans avoir à passer beaucoup de temps à configurer de nouveaux ensembles de règles d'autocertification.

« Le fait que nous n’ayons pas eu à modifier le processus a été l’une des principales économies », explique Withrow. « La mise en place de politiques bien définies, avec des règles déjà établies pour quatre groupes de comptes différents, signifiait que lorsque nous avons déployé BlackLine, nous n'avions pas à mettre en place un cadre stratégique plus structuré. »

Les résultats

Objectifs : Améliorer la clôture financière et d'autres processus comptables clés pour détourner les ressources nécessaires vers des projets à plus forte valeur ajoutée, et réduire la dépendance à l'égard des processus manuels sujets aux erreurs.

Stratégie : Implémentation des modules de justification des comptes et d'analyse des écarts de la Financial Close Suite basée sur le cloud de BlackLine pour les solutions SAP, à l'aide BlackLine SAP Connector pour extraire les sources de données.

Résultat : Économies importantes de temps et de ressources consacrées à la justification de 250 000 comptes, Autocertification de plus de 50% des grands comptes et 60% des comptes globaux, et Standardisation des justifications de comptes avec une vision de base de données centralisée 24/7 de l'état du compte.

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