Dow découvre une formule pour accélérer sa clôture financière

L'entreprise Dow Chemical englobe des centaines d'entités dans le monde, chacune générant des enregistrements de transactions pour des milliers de comptes du grand livre. Un millier de collaborateurs préparent et soumettent environ 250 000 rapprochements de comptes chaque trimestre.

Le défi

Deux événements simultanés ont exercé une pression supplémentaire sur les processus de rapprochement existants de Dow et transformé une clôture financière jusqu'ici relativement sans histoires, même si elle était stressante.

D'une part, Dow a acquis le fabricant de produits chimiques de spécialité Rohm und Haas, une entreprise d'envergure mondiale figurant au classement Fortune 500 et possédant de nombreuses entités, ce qui a engendré une augmentation considérable du nombre de rapprochements à effectuer. D'autre part, l'intégration récente du personnel et des systèmes de Rohm and Haas, ainsi que celle concernant d'autres fusions et acquisitions de moindre importance, s'est faite parallèlement à un important projet informatique. Dow avait initié la suppression progressive de plusieurs instances de son ordinateur central SAP R/2 hérité pour migrer vers la plateforme SAP ERP 6.0. Ce projet faisait peser une charge supplémentaire sur des ressources comptables déjà fort occupées avec les rapprochements de comptes.

Le manque de standardisation a constitué un défi de taille. Les données étaient extraites du système SAP et transférées sur des feuilles de calcul, et les documents justificatifs étaient stockés sur des serveurs de fichiers ou dans des dossiers. Pour de nombreuses équipes, imprimer des copies des rapprochements de comptes était une pratique courante. Chaque équipe avait ses propres processus, ainsi que des feuilles de calcul spécifiques. Dans ces conditions, il était difficile pour les gestionnaires validant les rapprochements de vérifier s'ils avaient été correctement préparés ou de localiser les pièces justificatives.

Dow a réalisé qu'apporter des modifications mineures à des processus manuels existants, par exemple en requérant un format uniforme de feuille de calcul ou en renforçant les procédures concernant les documents justificatifs, n'était pas une solution au problème plus large d'utiliser un système de rapprochement manuel sujet aux erreurs de saisie. Et comme la mise en œuvre de SAP ERP Financials allait permettre de visualiser l'ensemble des données transactionnelles, l'entreprise devait abandonner un processus qui impliquait la recherche d'informations dans des classeurs papier antiques. « Nous avons réexaminé nos politiques et nos processus et avons convenu que de petits changements ne suffiraient pas à améliorer notre productivité », explique Pat Withrow, directeur de la comptabilité chez Dow.

Pourquoi BlackLine

La décision d'automatiser les processus de rapprochement des comptes ayant été prise, Dow a dressé une liste des dix principales exigences concernant un outil d'automatisation. Parmi elles, la rapidité de déploiement, la facilité d'utilisation et la compatibilité avec les politiques existantes de Dow, telles que les délais de préparation et de certification des comptes clés. Une autre exigence était la compatibilité avec SAP R/2 et l'ERP SAP, car Dow souhaitait automatiser les rapprochements pour ses différentes activités et divisions opérationnelles, indépendamment de l'avancement de chacune des divisions dans la mise à niveau de l'ERP SAP.

Après avoir testé les logiciels de rapprochement de comptes de plusieurs fournisseurs, Dow a décidé d'implémenter la suite Financial Close pour solutions SAP du partenaire de SAP Solution Extension, BlackLine.

Les inquiétudes au sujet de la sécurité du cloud ont été rapidement dissipées lorsque BlackLine a montré ses procédures de cryptage et ses mesures générales de sécurité des données pour un stockage sûr hors de l'entreprise. « Nos informaticiens ont été impliqués tôt dans un examen très approfondi de ces mesures de sécurité et se sont montrés satisfaits », souligne Pat Withrow. « La façon dont BlackLine déploie les nouvelles versions et traite les failles potentielles de sécurité a été pour nous un puissant argument. »

La fonction « certification automatique » du logiciel dans le module Account Reconciliations a séduit Dow dans la mesure où elle offre une configuration prête à l'emploi similaire aux règles et politiques déjà en place concernant un grand nombre de comptes clés, bien que figurant dans une checklist manuelle. Dow a ainsi pu automatiser rapidement ses comptes clés sans avoir à passer du temps sur la mise en place de nouvelles règles de certification automatique.

 « Le fait que nous n'ayons pas eu à modifier nos processus a représenté un important gain d'efficience », indique Pat Withrow. « Avoir en place des politiques bien définies, avec des règles déjà établies pour quatre catégories différentes de comptes, nous a évité d'introduire un cadre plus structuré de politiques lorsque nous avons déployé BlackLine. »

Les résultats

Certification automatique. Dès le déploiement, Dow a certifié automatiquement plus de 50 % de ses comptes clés et plus de 60 % de l'ensemble de ses comptes via le module Account Reconciliations de BlackLine. Cela a considérablement réduit la charge de travail et permis aux équipes de se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée liées à la mise à niveau de l'ERP SAP.

Amélioration de la transparence. À la différence de la comptabilité basée sur des feuilles de calcul, Dow peut facilement, avec le référentiel central de BlackLine, voir le pourcentage de comptes qui sont rapprochés dans les temps et conformément à ses politiques ; les réviseurs peuvent voir l'état de n'importe quel rapprochement, à tout moment.

Amélioration de l'auditabilité et des contrôles financiers. Avec la visibilité qu'offre l'automatisation, les auditeurs internes et externes disposent d'une traçabilité claire pour l'audit ; les imprimés concernant le rapprochement et les documents justificatifs se trouvent tous au même endroit, ce qui permet d'assurer la conformité.

« Grâce à ces avantages, nous sommes maintenant, et pour la première fois, en mesure d'introduire des indicateurs de performance concernant les processus, ce qui contribuera à créer d'autres opportunités d'amélioration », ajoute Pat Withrow. « En plus de libérer des ressources pour la mise en œuvre de l'ERP SAP, nous constatons également que les équipes passent désormais plus de temps pendant le processus de clôture à effectuer des analyses, à approfondir les fluctuations du bilan et à réaliser des activités utiles auxquelles elles n'avaient pas le temps de s'intéresser auparavant. »

Industrie

Chemicals

ERP

SAP

Region

Global

Taille d'entreprise

Enterprise

Les resultats

Gains de temps maintenant utilisés pour l'analyse

Contrôles internes intégrés et automatisés

Mise en place de processus standardisés

Accès aux fonctions contrôle et suivi améliorées


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