Deux événements simultanés ont exercé une pression supplémentaire sur les processus de rapprochement existants de Dow et transformé une clôture financière jusqu'ici relativement sans histoires, même si elle était stressante.

D'une part, Dow a acquis le fabricant de produits chimiques de spécialité Rohm und Haas, une entreprise d'envergure mondiale figurant au classement Fortune 500 et possédant de nombreuses entités, ce qui a engendré une augmentation considérable du nombre de rapprochements à effectuer. D'autre part, l'intégration récente du personnel et des systèmes de Rohm and Haas, ainsi que celle concernant d'autres fusions et acquisitions de moindre importance, s'est faite parallèlement à un important projet informatique. Dow avait initié la suppression progressive de plusieurs instances de son ordinateur central SAP R/2 hérité pour migrer vers la plateforme SAP ERP 6.0. Ce projet faisait peser une charge supplémentaire sur des ressources comptables déjà fort occupées avec les rapprochements de comptes.

Le manque de standardisation a constitué un défi de taille. Les données étaient extraites du système SAP et transférées sur des feuilles de calcul, et les documents justificatifs étaient stockés sur des serveurs de fichiers ou dans des dossiers. Pour de nombreuses équipes, imprimer des copies des rapprochements de comptes était une pratique courante. Chaque équipe avait ses propres processus, ainsi que des feuilles de calcul spécifiques. Dans ces conditions, il était difficile pour les gestionnaires validant les rapprochements de vérifier s'ils avaient été correctement préparés ou de localiser les pièces justificatives.

Dow a réalisé qu'apporter des modifications mineures à des processus manuels existants, par exemple en requérant un format uniforme de feuille de calcul ou en renforçant les procédures concernant les documents justificatifs, n'était pas une solution au problème plus large d'utiliser un système de rapprochement manuel sujet aux erreurs de saisie. Et comme la mise en œuvre de SAP ERP Financials allait permettre de visualiser l'ensemble des données transactionnelles, l'entreprise devait abandonner un processus qui impliquait la recherche d'informations dans des classeurs papier antiques. « Nous avons réexaminé nos politiques et nos processus et avons convenu que de petits changements ne suffiraient pas à améliorer notre productivité », explique Pat Withrow, directeur de la comptabilité chez Dow.

La décision d'automatiser les processus de rapprochement des comptes ayant été prise, Dow a dressé une liste des dix principales exigences concernant un outil d'automatisation. Parmi elles, la rapidité de déploiement, la facilité d'utilisation et la compatibilité avec les politiques existantes de Dow, telles que les délais de préparation et de certification des comptes clés. Une autre exigence était la compatibilité avec SAP R/2 et l'ERP SAP, car Dow souhaitait automatiser les rapprochements pour ses différentes activités et divisions opérationnelles, indépendamment de l'avancement de chacune des divisions dans la mise à niveau de l'ERP SAP.

Après avoir testé les logiciels de rapprochement de comptes de plusieurs fournisseurs, Dow a décidé d'implémenter la suite Financial Close pour solutions SAP du partenaire de SAP Solution Extension, BlackLine.

Les inquiétudes au sujet de la sécurité du cloud ont été rapidement dissipées lorsque BlackLine a montré ses procédures de cryptage et ses mesures générales de sécurité des données pour un stockage sûr hors de l'entreprise. « Nos informaticiens ont été impliqués tôt dans un examen très approfondi de ces mesures de sécurité et se sont montrés satisfaits », souligne Pat Withrow. « La façon dont BlackLine déploie les nouvelles versions et traite les failles potentielles de sécurité a été pour nous un puissant argument. »

La fonction « certification automatique » du logiciel dans le module Account Reconciliations a séduit Dow dans la mesure où elle offre une configuration prête à l'emploi similaire aux règles et politiques déjà en place concernant un grand nombre de comptes clés, bien que figurant dans une checklist manuelle. Dow a ainsi pu automatiser rapidement ses comptes clés sans avoir à passer du temps sur la mise en place de nouvelles règles de certification automatique.

 « Le fait que nous n'ayons pas eu à modifier nos processus a représenté un important gain d'efficience », indique Pat Withrow. « Avoir en place des politiques bien définies, avec des règles déjà établies pour quatre catégories différentes de comptes, nous a évité d'introduire un cadre plus structuré de politiques lorsque nous avons déployé BlackLine. »