Une visibilité et une efficacité accrues. Optant pour une implémentation progressive pilotée par SandPoint, Discovery a commencé par charger ses registres comptables au format Excel dans BlackLine, pour obtenir un « gain rapide » et gagner en visibilité. Six mois plus tard, la société a commencé à exploiter d’autres fonctionnalités, notamment les modèles et la certification automatique. Elle a par ailleurs importé les livres auxiliaires SAP dans la solution BlackLine, pour minimiser le risque et encore gagner du temps.

Aux prémices de la mise en œuvre, SandPoint et Discovery ont dispensé une formation intensive globale auprès de plus de 300 utilisateurs. En plus de réduire les frais de déplacement pour réaliser les audits, la collaboration avec l’équipe d’audit interne a également accéléré l’adoption de la solution et les résultats. En effet, il était désormais possible d’examiner les pièces justificatives directement dans BlackLine.

À l’aide d’un modèle basé sur le risque, Discovery a nettement réduit le nombre total de certifications en regroupant les comptes. L’équipe comptable a bien moins de tâches à effectuer grâce aux gains d’efficacité, tandis que la décertification a mis un terme au risque de justification de soldes erronés. BlackLine a également permis d’automatiser les contrôles d’intégralité, auparavant effectués manuellement et chronophages.

« BlackLine Account Reconciliations a sensiblement renforcé notre environnement de contrôle », poursuit Kiara Hartnett. « Nous constatons un réel gain de temps, bénéficions d’une visibilité nettement accrue et sommes en mesure d’identifier tel ou tel élément bien plus rapidement. »

Un contrôle renforcé des écritures de journal. Après avoir optimisé les justifications de ses comptes dans le cloud, Discovery s’est attaquée à sa deuxième problématique : la saisie manuelle des écritures de journal. Les auditeurs externes, qui devaient tester un volume d’écritures de journal bien plus important, ont mis en exergue l’incapacité de la société à distinguer les écritures manuelles des écritures automatisées, la qualifiant de lacune dans la conception des contrôles. BlackLine Journal Entry constituait une solution élégante, qui pouvait être directement superposée à SAP et gérée par l’équipe comptable de l’entreprise.

À présent, les milliers d’écritures de journal de Discovery sont examinées et approuvées avant la fin de chaque clôture, ce qui était impossible avec les processus manuels auparavant utilisés. La société est en mesure d’éviter les écritures comptables jugées non significatives. Les auditeurs ont par ailleurs constaté que Discovery avait remédié aux défauts de conception de son précédent environnement d’écriture de journal.

« Comme grâce à BlackLine les écritures du journal sont approuvées avant la clôture, nous bénéficions d’un environnement de contrôle nettement renforcé à cet égard. Nous avons pu mettre en place une analyse de valeur seuil, à la suite de laquelle certaines écritures ne sont plus effectuées, parce qu’il est beaucoup plus facile de consulter les données dans BlackLine », déclare Kiara Hartnett.

Suite à la mise en place des solutions BlackLine pour les registres comptables et les écritures de journal, un sondage interne mené auprès de 300 utilisateurs a révélé que ces derniers étaient extrêmement satisfaits.

« Notre équipe d’audit interne apprécie grandement BlackLine, et il en est de même pour les auditeurs externes. Nos projets concernant les registres comptables et les écritures de journal avec BlackLine sont tous deux considérés comme de formidables victoires », conclut Kiara Hartnett.