Entreprise d'envergure mondiale comptant plus de 11 000 clients et 46 000 employés, le processus de clôture de Dentsu International était une tâche complexe en raison de l'utilisation de 50 ERP différents dans 64 pays. "Nous n'avions pas de norme mondiale pour les rapprochements", explique Paul Gordon, contrôleur financier du groupe Dentsu.

"Nos comptables s'appuyaient sur de multiples feuilles de calcul Excel. Chaque site avait sa propre façon d'effectuer les rapprochements." Le processus existant nuisait également à la visibilité des activités des activité de clôture de fin de mois et à leur progression. "Nous voulions accroître la transparence au niveau du groupe des rapprochements de bilans par pays", explique Paul Gordon. Il ajoute également "une meilleure transparence nous aiderait à réduire les résultats des audits de bilan et à diminuer les risques."

Si les dirigeants ont reconnu la nécessité d'établir une norme mondiale, d'accroître l'automatisation et d'éliminer les tâches effectuées manuellement et sujettes aux erreurs, ils avaient également des préoccupations réalistes quant aux défis technologiques spécifiques à la complexité comptable de Dentsu.

"Nombreuses étaient les questions quant à la manière de déployer rapidement une instance unique sur plusieurs marchés. Nous avionsdes contraintes linguistiques, des nuances de marché local et divers plans comptables non reliés entre les entités juridiques.”

Après avoir étudié et testé plusieurs plateformes, Dentsu a sélectionné BlackLine et déployé Account

Reconciliations et Task Management en Australie et en Malaisie sur l'année 2015. En 2019, l'entreprise a relancé BlackLine dans le cadre de son TSA, Target System Architecture  (architecture de système cible) et de sa feuille de route FIT, Finance, Amélioration (Improve) et Transformation.

"La relance initiale s'est concentrée sur la mise en œuvre de la réconciliation des comptes et de la gestion des tâches en Australie et dans les pays du MENA en tant que marchés pilotes", explique Paul Gordon. "Le pilote comprenait la sélection d'un partenaire (EY), la révision des politiques associées, la conception d'une API D365 et une formation approfondie."

Le pilote s'est révélé être un immense succès, ce qui a conduit Dentsu à former sa propre équipe interne de déploiement et de BAU pour gérer toutes les mises en œuvre futures.

"BlackLine nous a apporté une aide précieuse au début en recommandant et en sélectionnant des partenaires", précise Paul Gordon. "Après cela, nous avons pu déployer BlackLine de manière relativement indépendante. Nous obtenions rapidement une réponse à toutes les questions que nous nous posions via le portail de tickets de BlackLine."

La plupart des déploiements ont eu lieu après mars 2020, réalisés via des sessions de conception et de formation à distance entièrement virtuelles. Actuellement, BlackLine est déployé dans cinq nouveaux pays supplémentaires chaque mois, sur une variété d'ERP, notamment SAP, DS1, AX, Spectre, Peprika, Marathon, Navision, NetSuite, SAGE, Symsys, et Advertmind.

"91% des entités dans plus de 64 pays fonctionnent désormais dans un environnement BlackLine en direct", déclare Paul Gordon. "Nous prévoyons que 100 % des entreprises utiliseront BlackLine d'ici la fin du premier trimestre 2022”

Gain de temps. Avant BlackLine, les comptables de Dentsu se débattaient avec un système largement manuel, basé sur un processus de clôture sur tableur.

"Nous avons maintenant plus de 140 000 rapprochements effectués dans BlackLine, des rapprochements qui étaient auparavant effectués dans Excel dans des formats non standardisés. 80% de nos rapprochements sont auto-certifiés", déclare Paul Gordon.

"Nous avons également réduit le nombre total de rapprochements en utilisant BlackLine pour nettoyer les grands livres généraux sous-jacents, et nous avons consolidé tous les postes ouverts en utilisant le modèle d'importation de BlackLine. Cela nous épargne de laborieuses tâches manuelles."

Rapprochements standardisés dans 64 pays . Le processus de rapprochement est désormais cohérent

dans toutes les entités de Dentsu. "Nos comptables s'appuient sur des modèles standardisés dans BlackLine", déclare Paul Gordon.

"Les écarts locaux, les exceptions ou les modifications des dates d'échéance et des fréquences sont gérés à l'aide de règles et de paramètres de compte modifiés au sein même de BlackLine."

Visibilité accrue. Grâce à BlackLine, le personnel dispose désormais d'une visibilité totale sur la clôture, un facteur clé pour réduire les erreurs cachées, atténuer les risques et réduire les doubles tâches inutiles. "La plus grande visibilité qu’offre BlackLine nous a permis de rationaliser notre plan comptable", ajoute Paul Gordon. "Nous avons réduit notre nombre de comptes et suspendu les comptes à solde nul dans les ERP sous-jacents".

Simplification des audits. Les auditeurs ont un accès à distance à BlackLine, ce qui élimine la nécessité de partager des fichiers complexes ou d'imprimer des feuilles de calcul. "Pendant la pandémie, cette fonctionnalité a permis de simplifier le processus d'examen dans un environnement distant", explique Paul Gordon.

Obtenir une vue globale des tâches. Auparavant, les tâches de clôture étaient gérées via des feuilles de calcul. Désormais, Dentsu suit plus de 20 000 tâches de fin de mois dans BlackLine.

"Nous avons tiré parti des dépendances de tâches et de la fonctionnalité inter-modules de BlackLine pour gérer plus efficacement notre clôture de fin de mois", déclare Paul Gordon.

Confiance accrue dans les registres. La clôture précédente de Dentsu, basée sur des feuilles de calcul, nécessitait un fastidieux et longtravail manuel et augmentait le risque d'erreur. "Avec BlackLine, nous savons que les soldes rapprochés sont corrects et largement automatisés avec un minimum d'intervention manuelle."