Creditsafe fournit des renseignements sur le risque de crédit à des entreprises du monde entier. Des dizaines de milliers d’entreprises aux quatre coins du globe utilisent les services de Creditsafe pour minimiser leur risque de crédit. Perçue comme le fournisseur de rapports de crédit le plus utilisé au monde, la société fournit des informations sur le risque de crédit de plus de 365 millions d’entreprises.

OBJECTIFS STRATÉGIQUES

Creditsafe a connu une croissance exponentielle ces 10 dernières années, désormais présente dans 14 pays, contre 6 auparavant. Revers de la médaille : des répercussions importantes sur la charge de travail de l’équipe crédit et recouvrement. 

« La taille de notre livre (relatif aux comptes créditeurs) a fortement augmenté et, ce faisant, les liquidités ont été multipliées par dix ces dernières années », indique Jason Braidwood, Global Head of Credit & Collections chez Creditsafe.

« Mais nous continuions d’utiliser Microsoft Navision (notre ERP) et Microsoft Dynamics (notre logiciel de gestion de la relation client). Nous utilisions également des feuilles de calcul Excel, travaillions avec des tableaux croisés dynamiques, etc. Un processus d’un autre temps et extrêmement manuel. »

Le supérieur de Jason Braidwood l’a incité à explorer différentes options et à trouver comment accueillir le numérique et automatiser le processus de recouvrement. « Nous savions qu’il nous fallait simplifier les processus Order-to-Cash et nos politiques de crédit dans chacun des différents pays. »

En quête d’une nouvelle solution, Jason Braidwood s’est rendu dans plusieurs bureaux Creditsafe aux quatre coins du monde.

« Je voulais examiner de plus près les différents logiciels. En premier lieu, il m’a été difficile d’en identifier un qui répondait exactement à nos besoins. Et, finalement, un ancien ami à moi m’a contacté et m’a mis en relation avec BlackLine. »

Creditsafe s’est associé à BlackLine pour plusieurs raisons essentielles.

« La souplesse, l’adaptabilité et la précision de la solution BlackLine ont vraiment fait la différence à nos yeux », précise-t-il. « Nous travaillons dans 14 pays différents. Bien souvent, les cultures en matière de paiement varient, et il en est de même pour les cycles Order-to-Cash et/ou commerciaux. Avec BlackLine, ces différences sont prises en compte. »

Même si elle a eu lieu aux prémices de la pandémie, et donc sans interactions physiques, l’implémentation s’est très bien passée.

« Pour des projets d’une telle ampleur, je préfère les réunions en présentiel aux interactions en ligne. Mais cela n’a pas nui à la collaboration entre nos équipes projet, le service informatique et le personnel de BlackLine. Tout était fluide. Nous avions des réunions d’équipe régulières, chaque semaine, ainsi que des points sur les produits, l’avancement du projet ou encore les problèmes que nous rencontrions. Nous avons fait un bon travail d’équipe, comme de véritables partenaires. »

Jason Braidwood a eu pour tâche de vaincre la résistance initiale du personnel à l’égard de BlackLine, une fois de plus pendant la pandémie, période à laquelle les déplacements étaient fortement limités.

« Convaincre l’équipe en charge du contrôle des crédits de commencer à utiliser ce produit m’a demandé le plus d’efforts. Notre personnel avait l’habitude de travailler avec l’ancien logiciel et les feuilles de calcul idéalisées. Après avoir vu tout ce que pouvait faire BlackLine, et notamment les rapports, et ce bien plus facilement et en moins de temps, ils ont été conquis. »

Simplification de la gestion des comptes clients dans différents pays. BlackLine permet à Creditsafe de simplifier la gestion des comptes clients dans 14 pays.

« Par exemple, la culture des pays scandinaves en matière de paiement diffère de celle de l’Italie. Dans ce pays, nous avons dû mettre davantage l’accent sur le processus de recouvrement. Avec BlackLine, il est possible d’intégrer ces différences dans le logiciel », se réjouit Jason Braidwood.

« Honnêtement, je recommanderais à mes confrères et consœurs responsables crédit de se pencher sur les outils comme ceux de BlackLine pour simplifier leurs processus Order-to-Cash. Leur capacité à simplifier grandement le quotidien de l’équipe crédit et le mien est impressionnante. »

Des prévisions plus précises. BlackLine attribue automatiquement une nouvelle date d’action pour chaque dossier ou compte. Ainsi, la liste des workflows des contrôleurs est toujours à jour. « Lorsque je suis en réunion avec les responsables crédit locaux, cette fonctionnalité m’apporte plus de précisions sur les futurs flux de trésorerie prévisionnels », indique Jason Braidwood.

Une visibilité accrue. Avec BlackLine, les membres du personnel savent instantanément quels clients ont promis de payer, s’ils ont honoré leur promesse et quel est l’impact sur le flux de trésorerie.

« Auparavant, il nous fallait parfois attendre 12 à 24 heures avant qu’un paiement ne soit traité dans notre système. BlackLine affecte instantanément les paiements entrants. Les contrôleurs de crédits travaillent donc avec des livres des comptes créditeurs actualisés en temps réel, toujours à jour », précise Jason Braidwood.

« Nos contrôleurs de crédits se consacrent davantage aux clients après lesquels ils doivent courir, et non à ceux après lesquels ils souhaitent courir. Ils peuvent les contacter par téléphone, avec la certitude que leurs factures en souffrance sont impayées. C’est un énorme avantage pour moi : nous atteignons les objectifs de recouvrement beaucoup plus rapidement qu’auparavant. »

Un gain de temps. Avant d’utiliser BlackLine, une journée entière était nécessaire pour traiter les entrées de trésorerie. Aujourd’hui, cela prend moins de 90 minutes. « BlackLine nous a vraiment aidés à améliorer la performance de notre équipe crédit », indique Jason Braidwood.

Par ailleurs, il passe moins de temps à gérer les rapports. « Le processus de reporting me prenait auparavant trois ou quatre jours. À quantité de rapports égale, cela dure moins d’une journée. Avec BlackLine, j’ai énormément gagné en efficacité. En outre, la solution m’offre une visibilité nettement accrue sur nos performances, et ce dans tous les pays où nous sommes présents. »