Une meilleure visibilité en interne, des contrôles optimisés et des processus standardisés
Constellation Software, Inc. (CSI) est l'un des principaux fournisseurs de logiciels et de services sur d'importants marchés des secteurs public et privé. Il gère six grands groupes : Volaris, Harris, Jonas, Vela Software, Perseus Group et Total Specific Solutions.
Le défi
Les six groupes opérationnels de CSI fonctionnent de façon décentralisée. Pour deux d'entre eux — Volaris et Harris Group — la décentralisation, associée à une croissance continue par acquisitions a rendu le processus de justification des comptes manuel fastidieux et inefficace.
«Notre société fait beaucoup d'acquisitions», explique Ruth McGuire, directrice des services généraux chez Harris. «De ce fait, notre croissance est continue. Il y a dix ans, gérer les nouveaux comptes n'était pas un gros problème. Mais aujourd'hui, ce sont des milliers de nouveaux comptes que nous devons prendre en charge. Il était tout simplement impossible de continuer sur le même mode opératoire.»
«Avec notre ancien système, tout le monde devait télécharger ses rapprochements sur un emplacement réseau pour qu'ils soient visibles pour le reste de l'entreprise », raconte Lori Musil, directrice des finances chez Volaris. « BlackLine nous permet de visualiser l'état de tous les rapprochements de Volaris en temps réel. »
Pourquoi BlackLine
Lori Musil a longtemps plaidé pour l'adoption de BlackLine. «J'avais entendu parler de BlackLine plusieurs années auparavant par le biais d'un de nos réseaux de comptables. Certains de nos employés avaient aux aussi déjà utilisé BlackLine et ne m'en disaient que du bien. Leurs témoignages et mes recherches personnelles m'avaient convaincue que la plateforme nous apporterait plus de visibilité et de contrôle. Elle semblait vraiment idéale pour nous, car nous sommes très décentralisés».
Sur les six groupes de CSI, Harris et Volaris ont été les premiers à déployer Account Reconciliations de BlackLine. Au-delà des avantages de la solution pour leurs employés, plus 300 au total, les deux groupes voyaient aussi ce déploiement comme une occasion de repartir sur des bases saines.
«Le processus de déploiement a été très porteur pour nous. C'était l'occasion de supprimer d'anciens comptes que nous n'utilisions plus, de nettoyer les comptes existants et de redéfinir qui était responsable de quoi», explique Ruth McGuire. «Le principe de propriété unique que BlackLine applique à chaque compte nous a contraints à prendre le temps de déterminer qui devait gérer quoi, et pourquoi».
L'attention particulière que BlackLine porte au service client et à l'innovation continue a aussi influencé le choix de la société. «L’existence de la communauté BlackLine, qui met en relation ses utilisateurs, montre à quel point BlackLine s'attache aux souhaits et aux besoins de ses clients. Avec BlackLine, nous savions que nous n'achetions pas simplement un produit. Il s'agissait de s'associer à un fournisseur qui s'investirait vraiment dans l'amélioration de notre processus de clôture financière dans son ensemble, du début à la fin».
Les résultats
Permettre une visibilité complète au sein d'une organisation décentralisée et mondiale. Pour Volaris comme pour Harris, BlackLine leur a permis d'accéder à une visibilité optimale, qui se maintient au fil des nouvelles acquisitions.
«Avec BlackLine, on a toute la visibilité nécessaire, quel que soit l'emplacement des nouveaux comptes», confirme Ruth McGuire. « Nous pouvons voir ce qui a été fait, ce qui n'a pas été fait, et qui a besoin de plus de suivi ou de formation. »
Lori Musil est du même avis : «Avec BlackLine, notre piste d'audit est à portée de main. On peut très facilement revenir en arrière et aller consulter un trimestre antérieur pour voir ce qui a été approuvé à ce moment-là, et qui l'a approuvé».
Des contrôles renforcés. Avant Blackline, les groupes avaient déjà mis en place de solides contrôles et un processus de révision complet, tous deux conçus pour identifier les écarts. Cependant, «BlackLine a simplifié le processus et nous permet d'identifier facilement le moindre détail non concordant» explique Lori Musil.
La fin des interminables échanges par e-mail. «Avant BlackLine, le moindre changement faisait l'objet d'une longue liste d'e-mails», indique Ruth McGuire. «Maintenant, il nous suffit de consulter les informations sur BlackLine. Grâce à cette nouvelle visibilité, nous ne perdons plus de temps à répondre à des centaines d'e-mails et il est beaucoup plus facile de s'assurer que les rapprochements sont effectués dans les temps. »
Des rapprochements de meilleure qualité. Avec BlackLine, Volaris et Harris ont pu standardiser leur processus de rapprochement, ce qui a eu un effet significatif sur la qualité.
«Nous travaillons de façon plus cohérente, car BlackLine standardise le traitement des différents types de rapprochements », indique Lori Musil. « Nous pouvons voir si un rapprochement ne colle pas et, au besoin, en discuter avec son propriétaire pour l'aider à améliorer son processus».
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Des contrôles renforcés
La fin des interminables échanges par e-mail
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