“IL ÉTAIT ÉVIDENT QUE NOUS AVIONS BESOIN D'UNE SOLUTION TECHNOLOGIQUE POUR NOUS AIDER À AUTOMATISER UNE PLUS GRANDE PARTIE DE NOS OPÉRATIONS DE CLÔTURE.”

Consero Global fournit des services comptables et financiers externalisés à plus de 130 entreprises en pleine croissance. Ces services comprennent des rapprochements de bilans pour chaque clôture mensuelle du client.

Avant BlackLine, les équipes de Consero effectuaient les rapprochements manuellement à l'aide de centaines de feuilles de calcul, un processus qui allait à l'encontre de l'évolution de l'entreprise vers une automatisation accrue et une transformation des prestations.

"Les équipes passaient une grande partie de leur temps à effectuer des rapprochements, ce que nous faisons pour chaque client", indique Kristen Bridgeman, directrice senior du produit chez Consero. "Mais le processus était très sujet aux erreurs et manquait de transparence".

"Lorsqu'un rapprochement est enfoui dans un dossier dans un fichier de tableur, vous n'avez vraiment aucun moyen de savoir si le travail est à jour. Le rapprochement a-t-il été effectué à temps ? A-t-il été effectué avec précision ? Vous comptez sur vos collaborateurs pour identifier les problèmes."

Le processus basé sur une feuille de calcul peinait également à suivre la croissance rapide de l'entreprise. "Nous étions confrontés à des problèmes d'évolutivité", explique Kristen Bridgeman.

"À mesure que nous rentrions de nouveaux clients, nous avons réalisé plus de rapprochements de bilans. L'augmentation des effectifs est devenue nécessaire. Et qui dit plus de personnel dit besoin de plus d'espace de bureau et de formation. Il était évident que nous avions besoin d'une solution technologique pour nous aider à automatiser une plus grande partie de la clôture."

“BLACKLINE OFFRAIT DE MEILLEURES CAPACITÉS D'AUTOMATISATION ET DES CONTRÔLES PLUS RIGOUREUX. BLACKLINE S'EST IMPOSÉ COMME LE GRAND GAGNANT.”

Les dirigeants ont étudié plusieurs fournisseurs avant de se décider à déployer les rapprochements de comptes BlackLine.

"Les autres plateformes que nous avons examinées étaient dépassées et il aurait été difficile de les aligner sur notre modèle économique", déclare Kristen Bridgeman. "En revanche, l'interface utilisateur de BlackLine était très moderne, ce qui, nous le savions, créerait une meilleure expérience utilisateur pour nos équipes. BlackLine offrait également de meilleures capacités d'automatisation et des contrôles plus stricts. BlackLine s'est imposé comme le grand gagnant."

Consero a migré cinq à dix comptes clients existants par mois vers BlackLine. "Nous avons aligné les migrations sur nos calendriers de clôture de fin de mois", explique Vinay Mayya, directeur senior chez Consero.

"Tout s'est déroulé sans heurts. La majorité du processus s'est déroulé en interne à notre entreprise, car la plupart de nos clients n'ont pas besoin d'accéder à BlackLine. Il s'agit principalement d'entités en croissance qui n'ont pas de direction financière senior en interne."

Cependant, les clients de Consero au niveau de notre entité ont la possibilité d'accéder à BlackLine pour exercer un contrôle.

"Il s'agit de clients dont un ou plusieurs responsables financiers de haut niveau travaillent avec notre équipe. Dans ces cas-là, nous offrons aux clients des licences d'utilisation BlackLine pour leur donner une visibilité sur les rapprochements et les tableaux de bord", ajoute Vinay Mayya. "Nos clients comptent sur Consero pour s'assurer de la précision des rapprochements et que ces derniers soient réalisés dans les délais. En outre, cet accès donne aux responsables financiers le confort de savoir qu'ils ont la visibilité nécessaire pour valider des tâches ou trouver les réponses à leurs éventuelles interrogations, le cas échéant."

Notre partenariat avec BlackLine s'inscrit parfaitement dans notre objectif de fournir des fonctionnalités et une automatisation de pointe à nos clients qui, autrement, ne disposeraient pas des ressources financières ou de l'expertise nécessaires pour prendre en charge ce type de technologie dans leur organisation. L'entreprise a fait appel à BlackLine pour automatiser ses processus de rapprochement des transactions, de rapprochement des comptes et de gestion des tâches en 2014. Depuis lors, les comptes clients payants de Zendesk ont bondi à 94 000 et les revenus annuels ont dépassé les 300 millions de dollars. Les processus automatisés qu'offre BlackLine sont devenus encore plus précieux pour les processus de clôture mensuelle et pour le groupe comptable de Zendesk.

"BLACKLINE OFFRAIT DES CAPACITÉS D'AUTOMATISATION ET DES CONTRÔLES PLUS SOLIDES ET DE MEILLEURE QUALITÉ. BLACKLINE S'EST IMPOSÉ COMME LE GRAND GAGNANT"

Grâce à BlackLine, nous en avons fini avec les tâches manuelles qu'exigeaient les feuilles de calcul, de même pour les tâches banales comme le report des modèles chaque mois et le copier-coller du solde de clôture", explique Kristen Bridgeman. "Cette partie est entièrement automatisée".

La certification automatique des comptes à faible activité a également permis de gagner du temps. "Avant BlackLine, une personne devait vérifier manuellement les soldes de ces comptes et les insérer dans un onglet d'une impressionnante feuille de calcul. Maintenant, nous comptons sur BlackLine pour certifier automatiquement nos comptes à faible activité."

Une transparence accrue. Le passage des feuilles de calcul à BlackLine a permis une transparence totale des rapprochements dans toutes les équipes et pour tous les clients.

"Le statut des rapprochements est visible. Nous recevons des notifications si un solde évolue, et nous savons donc si le rapprochement a été décertifié ", précise Kristen Bridgeman. "Vous n'avez pas ce genre de transparence avec des centaines de feuilles de calcul".

"Cette visibilité est essentielle pour nous en tant que prestataire de services", ajoute Vinay Mayya. "Nous devons nous assurer que nous fournissons un service de qualité et des résultats précis à nos clients."

Contrôles renforcés. Consero a également mis en place des contrôles qualité plus stricts tout au long du processus de clôture.

"Si vous utilisez Excel, vous avez tendance à mettre en place des contrôles humains manuels pour rapprocher et comptabiliser les entrées ", explique Vinay Mayya. "Avec BlackLine, les comptes doivent être réconciliés correctement. S'ils ne le sont pas, le système vous le fait savoir. Nous pouvons voir ce qui a été fait et ce qui ne l'a pas été. En conséquence, nous avons créé des contrôles plus rigoureux et augmenté la qualité de nos rapprochements."

Kristen Bridgeman ajoute : "Si l'exactitude de vos informations comptables et le maintien de contrôles rigoureux vous sont primordiaux ; et ils devraient l'être pour tout le monde ; alors vous tirerez profit de BlackLine. Les contrôles et la transparence qu'offre BlackLine constituent des avantages considérables pour toute entreprise."

Augmentation de la valeur des services aux clients. En ajoutant BlackLine à sa pile technologique, Consero a obtenu un avantage concurrentiel pendant le cycle de vente.

"Nos clients de petite et moyenne taille sont très enthousiastes lorsqu'ils apprennent que BlackLine fait partie de notre pile technologique", déclare Kristen Bridgeman. "Grâce à BlackLine, nous avons donné un coup d'accélérateur supplémentaire à la valeur haute qualité que nous offrons à nos clients en comparaison avec une fonction financière et comptable entièrement gérée en interne."