Gestion simplifiée des tâches. CNH Industrial a utilisé Task Management un peu différemment de la plupart des entreprises, lesquelles l'emploient généralement pour automatiser une checklist de clôture mensuelle. CNH Industrial utilise Task Management à cette fin, mais elle a élargi l'utilisation du produit afin d'inclure des workflows supplémentaires, tels que le stockage dans ses notes de bas de page d'informations et de justificatifs concernant d'autres tâches, afin de fournir aux préparateurs, approbateurs et réviseurs encore plus de visibilité sur les workflows.

Une autre utilisation, d'après Jenna Stengert, a consisté à assurer la conformité à la loi Sarbanes Oxley (SOX) en téléchargeant les listes de documents fournis par les auditeurs externes  ; y compris les documents fournis par les clients (PBC) ; directement dans Task Management. « Le module de tâches conserve l'historique de la communication sur chaque élément PBC et toute la documentation dans un format adéquat et utilisable, avec un système de numérotation cohérent », ajoute Jenna Stengert. « Ainsi, qu'il s'agisse de la liste initiale, d'échantillons ou des justificatifs concernant ces échantillons, nous pouvons nous référer aux années précédentes pour plus d'informations. »

Analyse des écarts en temps réel. Une vue centralisée des workflows, permettant à toutes les parties prenantes l'accès aux documents justificatifs chaque fois que nécessaire, représentait pour CNH Industrial un thème fédérateur en faveur du déploiement de BlackLine. Cela a certainement été le cas en ce qui concerne l'analyse des écarts, qui, comme les processus de rapprochement des comptes et d'écriture de journal, dépendait auparavant en grande partie de feuilles de calcul, les préparateurs extrayant manuellement les bilans et les comptes de résultat pour les analyser. Le document principal pour l'analyse des écarts n'était toutefois accessible qu'à quelques utilisateurs, et ne pouvait être modifié que par un seul utilisateur à la fois dans Microsoft SharePoint. Cette restriction était problématique car les utilisateurs ne disposaient que de trois jours pour identifier et expliquer les écarts dépassant un seuil prédéterminé.

« Variance Analysis nous a notamment permis d'impliquer davantage de personnes expérimentées, sans limitation du nombre d'analyses fournies simultanément », souligne Jenna Stengert. « Les tableaux de bord simplifient également le reporting pour l'administrateur ; celui-ci peut facilement suivre l'état d'avancement des tâches et envoyer des rappels. »

Automatisation des intercos. Intercompany Hub était aussi relativement nouveau lorsque CNH Industrial a mis en œuvre le produit, conçu pour automatiser le rapprochement de transactions entre différentes entités d'une entreprise. Pour CNH Industrial, les transactions interco sont courantes entre de nombreuses entités au sein de plusieurs instances de l'ERP SAP dans le monde. Sans Intercompany Hub, les entités enregistreraient les écritures dans leurs grands livres respectifs et l'entreprise rapprocherait les écarts de temps et de calcul entre les entités.

BlackLine Intercompany Hub automatise ce workflow comme pour les autres outils. Une fois la transaction terminée,  Intercompany Hub l'enregistre dans les systèmes ERP pour l'entité initiatrice et l'entité réceptrice simultanément, ce qui pallie le problème d'une comptabilisation par une entité seulement et réduit les erreurs dues aux écarts. Avec Intercompany Hub, les écritures sont comptabilisées automatiquement, de manière cohérente, même si les deux entités opèrent dans des instances différentes de SAP ERP Financials.

Confiance accrue et normes améliorées. L'automatisation des rapprochements de comptes a été pour CNH Industrial l'occasion de créer le programme qualité Account Reconciliation Quality (ARQ). Grâce à une meilleure transparence de la comptabilité et des rapprochements dans l'ERP SAP, et aux solutions BlackLine, l'entreprise a davantage confiance dans l'exactitude de ses états financiers. Cette confiance ainsi que l'accessibilité des informations permettent à l'équipe du programme ARQ de procéder à l'examen des comptes, quel que soit le lieu où le préparateur ou l'approbateur se trouvent, et de fournir une formation en fonction des résultats.

En examinant la qualité, la cohérence et le respect des normes de l'entreprise en matière de rapprochement des comptes par le biais du programme ARQ, la comptabilité dispose maintenant d'une base de référence pour développer des améliorations concernant les processus. « Une fois que vous avez cette visibilité, vous pouvez identifier vos forces et vos faiblesses », ajoute Jenna Stengert. « Par exemple, maintenant que les rapprochements de comptes sont intégrés à la suite de solutions BlackLine, nous pouvons examiner tous les calculs d'inventaire des usines et déterminer s'ils ont été réalisés de manière cohérente et en conformité avec la politique de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, nous pouvons en rechercher la cause profonde et prendre des mesures pour atténuer les risques. »

Une plus grande cohérence a également permis d'améliorer l'efficience du processus d'audit externe. « Avant BlackLine, les sites pouvaient avoir différents types de formats pour leurs rapprochements, ce qui rendait les choses difficiles à suivre, alors que maintenant, nous avons une cohérence dans tous les domaines », souligne John Springsteen. « Les éléments justificatifs et les ajustements requis sont tous présentés dans le même format, ce qui permet aux auditeurs de prendre plus facilement un rapprochement et de le suivre du début à la fin. Nous avons même donné aux auditeurs un accès direct et les avons formés à BlackLine afin qu'ils puissent effectuer une grande partie du travail sans notre intervention. »