Aujourd'hui, l'équipe comptable de CNH Industrial utilise la suite Financial Close pour solutions SAP de BlackLine, partenaire de SAP, pour automatiser et gérer les comptes et suivre les processus de clôture. Mais il n'en a pas toujours été ainsi. Il y a quelques années encore, CNH Industrial s'appuyait sur une application maison et une multitude de processus manuels pour gérer les rapprochements de comptes. La différence entre cette période et aujourd'hui est comparable à celle entre la première batteuse de J. I. Case en 1842 et la moissonneuse-batteuse moderne, équipée d'un GPS et de tout le confort pour l'opérateur : l'environnement précédent comportait des tâches chronophages et sujettes aux erreurs au point d'être presque méconnaissable à côté de son équivalent aujourd'hui.

 « Nous avions des comptables expérimentés qui passaient leur temps à imprimer et faire des photocopies au lieu de réaliser des activités à valeur ajoutée », explique Jenna Stengert, spécialiste comptabilité d'entreprise chez CNH Industrial. « Nous voulions plus de cohérence et de visibilité. »

Selon John Springsteen, responsable de la comptabilité intersociétés de CNH Industrial, l'application maison que l'entreprise a remplacée n'était guère plus qu'une base de données. « L'une des inefficacités du système résidait dans le fait que les préparateurs, approbateurs et réviseurs de comptes ne pouvaient pas joindre de documents justificatifs à un rapprochement », explique-t-il. En conséquence, les imprimantes et les photocopieuses de l'entreprise étaient surchargées, tandis que les armoires étaient remplies de documents papier récupérés ensuite pour un audit ou une autre vérification de suivi.

Un manque de cohérence existait également pour les 16 sites industriels américains et plusieurs installations R&D. Car il n'y avait pas de checklist standard pour la clôture de fin de mois détaillant les éléments comptables que chaque site devait soumettre. Des règles de comptabilisation ambiguës concernant les nombreuses transactions intersociétés entre les différentes unités commerciales accentuaient également le manque de visibilité pour le management.

 « Nous devions trouver un moyen d'assurer l'exhaustivité et la précision de nos états financiers », précise Jenna Stengert. La solution BlackLine devait faciliter le support sous-jacent et aider l'entreprise à améliorer la cohérence et la visibilité sur les processus liés au maintien et au suivi des rapprochements de comptes.

D'après Jenna Stengert, l'entreprise a choisi BlackLine pour deux raisons principales, la première étant sa facilité d'utilisation. « C'est un système incroyablement simple à utiliser et très convivial ». L'autre raison est la facilité d'intégration avec l'ERP SAP. Le produit Account Reconciliations, basé sur le cloud et le web, fournit des templates formattés pour les écritures de journal standard et les écritures du grand livre (GL) dans l'ERP SAP ; les clients peuvent facilement les configurer selon leurs propres règles comptables afin de les utiliser avec les capacités de SAP pour le contrôle de gestion et l'analyse de la rentabilité, le nouveau GL et d'autres fonctionnalités.

En tant qu'administrateurs du système, les membres de l'équipe comptable peuvent également définir des règles de workflow et créer des templates afin de permettre des téléchargements d'informations en masse pour de futures implémentations. Les déploiements suivants sont rendus plus faciles et moins chronophages pour les administrateurs, ceux-ci disposant d'un workflow établi et de templates à suivre.

Gestion simplifiée des tâches. CNH Industrial a utilisé Task Management un peu différemment de la plupart des entreprises, lesquelles l'emploient généralement pour automatiser une checklist de clôture mensuelle. CNH Industrial utilise Task Management à cette fin, mais elle a élargi l'utilisation du produit afin d'inclure des workflows supplémentaires, tels que le stockage dans ses notes de bas de page d'informations et de justificatifs concernant d'autres tâches, afin de fournir aux préparateurs, approbateurs et réviseurs encore plus de visibilité sur les workflows.

Une autre utilisation, d'après Jenna Stengert, a consisté à assurer la conformité à la loi Sarbanes Oxley (SOX) en téléchargeant les listes de documents fournis par les auditeurs externes  ; y compris les documents fournis par les clients (PBC) ; directement dans Task Management. « Le module de tâches conserve l'historique de la communication sur chaque élément PBC et toute la documentation dans un format adéquat et utilisable, avec un système de numérotation cohérent », ajoute Jenna Stengert. « Ainsi, qu'il s'agisse de la liste initiale, d'échantillons ou des justificatifs concernant ces échantillons, nous pouvons nous référer aux années précédentes pour plus d'informations. »

Analyse des écarts en temps réel. Une vue centralisée des workflows, permettant à toutes les parties prenantes l'accès aux documents justificatifs chaque fois que nécessaire, représentait pour CNH Industrial un thème fédérateur en faveur du déploiement de BlackLine. Cela a certainement été le cas en ce qui concerne l'analyse des écarts, qui, comme les processus de rapprochement des comptes et d'écriture de journal, dépendait auparavant en grande partie de feuilles de calcul, les préparateurs extrayant manuellement les bilans et les comptes de résultat pour les analyser. Le document principal pour l'analyse des écarts n'était toutefois accessible qu'à quelques utilisateurs, et ne pouvait être modifié que par un seul utilisateur à la fois dans Microsoft SharePoint. Cette restriction était problématique car les utilisateurs ne disposaient que de trois jours pour identifier et expliquer les écarts dépassant un seuil prédéterminé.

« Variance Analysis nous a notamment permis d'impliquer davantage de personnes expérimentées, sans limitation du nombre d'analyses fournies simultanément », souligne Jenna Stengert. « Les tableaux de bord simplifient également le reporting pour l'administrateur ; celui-ci peut facilement suivre l'état d'avancement des tâches et envoyer des rappels. »

Automatisation des intercos. Intercompany Hub était aussi relativement nouveau lorsque CNH Industrial a mis en œuvre le produit, conçu pour automatiser le rapprochement de transactions entre différentes entités d'une entreprise. Pour CNH Industrial, les transactions interco sont courantes entre de nombreuses entités au sein de plusieurs instances de l'ERP SAP dans le monde. Sans Intercompany Hub, les entités enregistreraient les écritures dans leurs grands livres respectifs et l'entreprise rapprocherait les écarts de temps et de calcul entre les entités.

BlackLine Intercompany Hub automatise ce workflow comme pour les autres outils. Une fois la transaction terminée,  Intercompany Hub l'enregistre dans les systèmes ERP pour l'entité initiatrice et l'entité réceptrice simultanément, ce qui pallie le problème d'une comptabilisation par une entité seulement et réduit les erreurs dues aux écarts. Avec Intercompany Hub, les écritures sont comptabilisées automatiquement, de manière cohérente, même si les deux entités opèrent dans des instances différentes de SAP ERP Financials.

Confiance accrue et normes améliorées. L'automatisation des rapprochements de comptes a été pour CNH Industrial l'occasion de créer le programme qualité Account Reconciliation Quality (ARQ). Grâce à une meilleure transparence de la comptabilité et des rapprochements dans l'ERP SAP, et aux solutions BlackLine, l'entreprise a davantage confiance dans l'exactitude de ses états financiers. Cette confiance ainsi que l'accessibilité des informations permettent à l'équipe du programme ARQ de procéder à l'examen des comptes, quel que soit le lieu où le préparateur ou l'approbateur se trouvent, et de fournir une formation en fonction des résultats.

En examinant la qualité, la cohérence et le respect des normes de l'entreprise en matière de rapprochement des comptes par le biais du programme ARQ, la comptabilité dispose maintenant d'une base de référence pour développer des améliorations concernant les processus. « Une fois que vous avez cette visibilité, vous pouvez identifier vos forces et vos faiblesses », ajoute Jenna Stengert. « Par exemple, maintenant que les rapprochements de comptes sont intégrés à la suite de solutions BlackLine, nous pouvons examiner tous les calculs d'inventaire des usines et déterminer s'ils ont été réalisés de manière cohérente et en conformité avec la politique de l'entreprise. Si ce n'est pas le cas, nous pouvons en rechercher la cause profonde et prendre des mesures pour atténuer les risques. »

Une plus grande cohérence a également permis d'améliorer l'efficience du processus d'audit externe. « Avant BlackLine, les sites pouvaient avoir différents types de formats pour leurs rapprochements, ce qui rendait les choses difficiles à suivre, alors que maintenant, nous avons une cohérence dans tous les domaines », souligne John Springsteen. « Les éléments justificatifs et les ajustements requis sont tous présentés dans le même format, ce qui permet aux auditeurs de prendre plus facilement un rapprochement et de le suivre du début à la fin. Nous avons même donné aux auditeurs un accès direct et les avons formés à BlackLine afin qu'ils puissent effectuer une grande partie du travail sans notre intervention. »