Un partenariat avec Clearsulting et BlackLine pour rationaliser le processus de clôture
Clearsulting a assuré une implémentation fiable, à coût maîtrisé et de grande qualité de l’application BlackLine, ce qui a permis à Pembina de réduire les risques financiers liés à ses rapprochements.
Le défi
En 2023, Pembina Pipeline Corporation, l’un des principaux fournisseurs de services de transport d’énergie et de services intermédiaires en Amérique du Nord, a identifié plusieurs difficultés dans ses processus de clôture financière mensuelle.
Avec deux éditeurs de logiciels encore en lice, l'entreprise a fait appel à Clearsulting pour mener une phase de cadrage de deux mois. L’objectif : bien cerner les points de friction des processus, les fonctionnalités logicielles critiques et les écarts par rapport aux meilleures pratiques. À l’issue de plusieurs entretiens sur les processus, couvrant six unités opérationnelles et huit équipes de comptabilité corporate, BlackLine s’est imposée comme la solution de choix. Elle répondait en effet aux exigences métier documentées, comblait les lacunes des processus de contrôle et clarifiait les responsabilités ainsi que les transitions entre équipes grâce à une gouvernance solide. Son intégration fluide avec SAP, validée chaque année par un processus rigoureux de qualification premium SAP, ainsi que sa capacité à compléter les offres SAP Finance et à en combler les angles morts ont conforté Pembina dans son choix d’aller de l’avant avec BlackLine.
Pourquoi BlackLine
BlackLine a contribué à simplifier le processus de clôture de Pembina en automatisant l’intégration, dans la solution, des soldes issus de SAP S/4HANA pour le grand livre, les livres auxiliaires et les comptes bancaires. Plutôt que d’effectuer tous les rapprochements chaque mois, Clearsulting a aidé à définir un référentiel de classement des risques permettant de prioriser les comptes clés et de réduire la fréquence globale des rapprochements. Au final, la technologie a joué un rôle de facilitateur, tandis que l’approche interne de Pembina en matière de transformation a durablement ancré la réussite du projet.
Une fois le déploiement achevé, l’entreprise a atteint un taux d’automatisation initial de 37 % dès la mise en production, regroupé 6 500 comptes en moins de 1 000 rapprochements, retiré du périmètre plus de 80 000 extensions de comptes du grand livre, corrigé les lacunes dans le périmètre grâce au nettoyage du bilan et déployé la solution SAP Open Item Clearing de BlackLine pour 180 rapprochements.
Les résultats
Une bonne maîtrise du calendrier. Pembina avait anticipé les éventuels points de blocage : les jours fériés et les clôtures trimestrielles ne devaient pas freiner l’atteinte de ses objectifs. Forte de l’adhésion précoce de la direction, de sa connaissance de la plateforme et des exigences définies lors de la phase de cadrage, l’entreprise a dégagé du temps pour les décisions clés et collaboré efficacement avec les équipes métier et IT, dans une logique d’équipe unifiée.
Priorité à la conduite du changement. Avec un responsable dédié à la conduite du changement au sein de l’équipe projet, Pembina a accordé une attention particulière à l’expérience des utilisateurs finaux, consciente que l’intégration de 100 utilisateurs à la plateforme représentait un défi. L’entreprise a privilégié la formation et l’accompagnement en présentiel, désigné une équipe dédiée à la préparation opérationnelle, chargée de jouer le rôle d’ambassadeurs du changement, et impliqué les utilisateurs tout au long de la mise en oeuvre afin de favoriser l’adoption.
Réalisation de tests approfondis. Les utilisateurs finaux de toutes les unités opérationnelles et équipes finance corporate ont été associés aux tests, dans le cadre d’une transformation menée de façon réfléchie, avec l'objectif de générer une véritable valeur ajoutée.
Optimisation après la mise en production. Une fois la solution mise en production, Pembina a organisé des points quotidiens afin de suivre l’avancement et repérer puis résoudre les problèmes. Un système de tickets permettait par ailleurs de documenter les demandes d’assistance. L’entreprise a également facilité l’accès des équipes aux supports de formation, en enregistrant les sessions de montée en compétences et en les centralisant en interne.
Energy & Raw Materials
SAP
Canada
Enterprise
Taux de certification automatique de 37 %
Regroupement de 6 500 comptes uniques en moins de 1 000 rapprochements
Apurement de plus de 1 000 écritures non soldées
Retrait du périmètre de 26 codes entreprise et de plus de 80 000 extensions de comptes du grand livre