Une implémentation en plusieurs temps

La mise en place de la plateforme et des modules Account Reconciliations et Task Management s’est effectuée entre septembre et novembre 2019, à la suite d’une décision entérinée quelques mois plus tôt. « L’implémentation a été réalisée avec l’appui d’un consultant spécialisé qui nous a appris les bonnes pratiques et a su répondre à toutes les interrogations auxquelles nous avons fait face durant la conduite du projet » remet Virginie Grandjean.

«Une fois la feuille de route dessinée, l’implémentation en elle-même a été assez simple : nous avons été parfaitement accompagnés. La solution de BlackLine a d’ailleurs été mise en place plus rapidement que prévu : une trentaine d’heures contre une cinquantaine initialement provisionnées. Nos priorités étaient l’organisation, la centralisation, la disponibilité des documents, avec une première clôture dans l’outil à conduire impérativement avant février 2020 pour l’année 2019. Ce que nous sommes parvenus à faire.»

«Concernant l’intégration de nouveaux utilisateurs, ceux-ci ont dans un premier temps été formés grâce à trois modules préconisés par BlackLine avant la première utilisation de l’outil, qui leur a été présenté à cette occasion » continue la responsable du projet. « La prise en main s’est ensuite effectuée au fil de l’eau. Nous avons dû apprendre à naviguer sur la plateforme et à en appréhender les multiples possibilités.»

Des améliorations perçues par tous et à tous les niveaux

Les équipes financières de la CERP RRM utilisent désormais BlackLine pour réconcilier l’intégralité des comptes de l’organisation. Le département comptable — soit la comptabilité générale, fournisseurs et clients — réalise grâce à l’outil les certifications de comptes et les tâches liées à la clôture ou à divers autres travaux, la Directrice comptable et financière y assure le suivi des opérations et diverses tâches de clôture, les experts comptables et commissaires aux comptes y consultent l’intégralité du dossier, tandis qu’avec l’implémentation à venir de Compliance, le contrôle interne pourra identifier les risques et piloter les contrôles avec des workflows configurables. Le module Task Management permet quant à lui à chacun de suivre l’avancement des cycles de clôture à compter de la clôture 2021, et est également utilisé comme calendrier dans le cadre de certaines missions.

Les résultats n’ont pas tardé à se faire sentir. « BlackLine nous a aidés à optimiser les justifications des comptes effectuées par nos équipes, et d’ajouter aux réconciliations les éléments attendus pour un arrêté complet » décrypte Virginie Bastin. « L’outil permet de piloter la clôture de façon efficace, en indiquant aux collaborateurs concernés de suivre les actions qui restent à accomplir sur les comptes qui leur sont assignées, ou les étapes dont ils sont responsables. ».

LE FUTUR

Une efficacité rendue tangible grâce à la pandémie

La directrice de la CERP Rhin RRM poursuit : « BlackLine nous a permis de fiabiliser le processus de clôture grâce à plusieurs niveaux de révision, de nous assurer que l’intégralité des comptes avaient bien été révisés, et de suivre facilement et en temps réel l’avancée des opérations. La solution permet à chacun — équipe comptable tout comme commissaires aux comptes — de travailler à distance et se connecter quand il le souhaite, et centralise les travaux grâce à un lieu unique de sauvegarde. Des fonctionnalités non négligeables à l’ère du digital et qui se sont avérées essentielles avec la pandémie. »

Et maintenant ? « Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue » affirme Virginie Bastin. L’implémentation du module Compliance a commencé au cours de l’année 2021 chez CERP RRM, tandis que celle d’un nouveau module, Cash Application, doit débuter incessamment pour automatiser les rapprochements des flux manuels