« À l’époque, tout le monde travaillait dans son coin » explique Virginie Bastin, Directrice comptable et financière de la CERP RRM. « Nous avions besoin de centraliser toute la documentation de clôture et les justifications des comptes en un lieu unique. Nous cherchions dès lors une solution en ligne, qui nous permette d’avoir accès au processus de révision des comptes de chaque collaborateur dans le cloud, pour pouvoir pallier les absences. » Virginie Grandjean, Responsable reporting financier et fiscal de la CERP RRM, en charge du projet de modernisation des processus, complète : « Nous souhaitions repenser notre mode d’organisation et la façon dont nous voulions construire notre dossier de clôture : intervenants, modèles de justification des comptes, fréquence de révision, cycles comptables, etc. »

Les équipes comptables de la CERP RRM ont commencé par évaluer les coûts engendrés pour chaque exercice de clôture financière au sein de leur organisation. « Nous avons tenté d’en chiffrer le coût administratif, notamment en valorisant le temps qui lui était consacré, puis nous avons comparé ce coût aux économies espérées grâce à l’auto-certification des comptes après la mise en place d’un outil moderne. Nous avons également considéré la structuration de la clôture et le gain d’efficacité attendu, notamment pour rechercher l’information et la transmettre » poursuit Virginie Bastin.

Prochaine étape : la sélection. Après une analyse des différents prestataires du marché, notamment grâce au Magic Quadrant de Gartner pour les solutions cloud de clôture financière, le choix de la CERP RRM s’est opéré rapidement. Virginie Bastin : « BlackLine est directement sorti du lot, pour diverses raisons telles que son déploiement rapide, sa simplicité d’utilisation, et la possibilité d’ajouter des modules chemin faisant, qui nous ouvrait des perspectives à plus long terme. Par ailleurs, si nous effectuons un chiffre d’affaires important, notre équipe demeure à taille humaine et nos coûts sont relativement serrés. BlackLine a su s’adapter à ces contraintes et proposer une solution qui répondait à nos besoins. »

Une implémentation en plusieurs temps

La mise en place de la plateforme et des modules Account Reconciliations et Task Management s’est effectuée entre septembre et novembre 2019, à la suite d’une décision entérinée quelques mois plus tôt. « L’implémentation a été réalisée avec l’appui d’un consultant spécialisé qui nous a appris les bonnes pratiques et a su répondre à toutes les interrogations auxquelles nous avons fait face durant la conduite du projet » remet Virginie Grandjean.

«Une fois la feuille de route dessinée, l’implémentation en elle-même a été assez simple : nous avons été parfaitement accompagnés. La solution de BlackLine a d’ailleurs été mise en place plus rapidement que prévu : une trentaine d’heures contre une cinquantaine initialement provisionnées. Nos priorités étaient l’organisation, la centralisation, la disponibilité des documents, avec une première clôture dans l’outil à conduire impérativement avant février 2020 pour l’année 2019. Ce que nous sommes parvenus à faire.»

«Concernant l’intégration de nouveaux utilisateurs, ceux-ci ont dans un premier temps été formés grâce à trois modules préconisés par BlackLine avant la première utilisation de l’outil, qui leur a été présenté à cette occasion » continue la responsable du projet. « La prise en main s’est ensuite effectuée au fil de l’eau. Nous avons dû apprendre à naviguer sur la plateforme et à en appréhender les multiples possibilités.»

Des améliorations perçues par tous et à tous les niveaux

Les équipes financières de la CERP RRM utilisent désormais BlackLine pour réconcilier l’intégralité des comptes de l’organisation. Le département comptable — soit la comptabilité générale, fournisseurs et clients — réalise grâce à l’outil les certifications de comptes et les tâches liées à la clôture ou à divers autres travaux, la Directrice comptable et financière y assure le suivi des opérations et diverses tâches de clôture, les experts comptables et commissaires aux comptes y consultent l’intégralité du dossier, tandis qu’avec l’implémentation à venir de Compliance, le contrôle interne pourra identifier les risques et piloter les contrôles avec des workflows configurables. Le module Task Management permet quant à lui à chacun de suivre l’avancement des cycles de clôture à compter de la clôture 2021, et est également utilisé comme calendrier dans le cadre de certaines missions.

Les résultats n’ont pas tardé à se faire sentir. « BlackLine nous a aidés à optimiser les justifications des comptes effectuées par nos équipes, et d’ajouter aux réconciliations les éléments attendus pour un arrêté complet » décrypte Virginie Bastin. « L’outil permet de piloter la clôture de façon efficace, en indiquant aux collaborateurs concernés de suivre les actions qui restent à accomplir sur les comptes qui leur sont assignées, ou les étapes dont ils sont responsables. ».

LE FUTUR

Une efficacité rendue tangible grâce à la pandémie

La directrice de la CERP Rhin RRM poursuit : « BlackLine nous a permis de fiabiliser le processus de clôture grâce à plusieurs niveaux de révision, de nous assurer que l’intégralité des comptes avaient bien été révisés, et de suivre facilement et en temps réel l’avancée des opérations. La solution permet à chacun — équipe comptable tout comme commissaires aux comptes — de travailler à distance et se connecter quand il le souhaite, et centralise les travaux grâce à un lieu unique de sauvegarde. Des fonctionnalités non négligeables à l’ère du digital et qui se sont avérées essentielles avec la pandémie. »

Et maintenant ? « Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue » affirme Virginie Bastin. L’implémentation du module Compliance a commencé au cours de l’année 2021 chez CERP RRM, tandis que celle d’un nouveau module, Cash Application, doit débuter incessamment pour automatiser les rapprochements des flux manuels