Lorsque la société a décidé d’optimiser son fonctionnement à travers une refonte complète de ses processus financiers, BlackLine s’est vite imposé comme le meilleur allié stratégique.

À l’époque, British Gas travaillait avec un fournisseur tiers pour justifier près de 1 000 comptes par mois. Les justifications et le reporting se faisaient manuellement, ce qui ralentissait les processus et dégradait la visibilité financière. La société souhaitait gagner en efficience et réduire son risque financier en standardisant ses processus de justification et de clôture.

Comme en témoigne John Dickens, DAF chez British Gas, les limites imposées par une comptabilité basée sur la feuille de calcul étaient source de frustration :

« Le seul moyen de compiler les éléments ou les erreurs nécessitant analyse était d’ouvrir individuellement chaque justification et de reporter les données correspondantes dans une autre feuille de calcul. C’était très fastidieux. »

En parallèle, les comptables travaillant côté fournisseur étaient eux aussi souvent ralentis dans leurs tâches par la nécessité de vérifier le statut de chaque justification : une perte de temps coûteuse.

British Gas a choisi de déployer nos solutions Account Reconciliations, Transaction Matching et Task Management :

Account Reconciliations - améliore l’efficience et renforce les contrôles en remplaçant les processus manuels par l’automatisation.

Transaction Matching - simplifie et automatise les tâches de rapprochement volumineuses, comme les rapprochements bancaires, de carte de crédit, intercos, ou encore le rapprochement commandes-factures.

Task Management - automatise les tâches d’affectation, de contrôle et de suivi de la clôture et applique des listes de contrôles prédéfinies.

La société a rapidement tiré avantage des solutions BlackLine.

Plus de 60 % des justifications de British Gas sont désormais traitées automatiquement. La société réalise un gain de temps conséquent et évalue son retour sur investissement initial à plus de trois équivalents temps plein et demi.

Mais surtout, les professionnels autrefois chargés de saisir, imprimer, corriger et transmettre les feuilles de calcul par e-mail peuvent maintenant se concentrer sur des tâches plus stratégiques, comme la conformité des processus à la politique de la société. Les contrôles sont également renforcés grâce à cette réorganisation qui met l’accent sur la qualité des données.

Comme le rappelle John Dickens, « à l’origine, notre modèle de justification était une feuille de calcul. Le seul moyen d’évaluer la qualité du processus était de regarder quelles tâches étaient terminées. Maintenant, nous évaluons la qualité en fonction du contenu lui-même, car il nous permet d’identifier le préparateur et d’accéder aux détails pertinents. »

La société gagne aussi en visibilité grâce au tableau de bord BlackLine. « Le tableau de bord nous permet de visualiser le statut de toutes les justifications et d’accéder à leur historique en quelques clics.

Nous pouvons désormais transmettre les informations pertinentes sur les éléments nécessitant vérification à toutes les équipes en quelques clics, et couper court aux processus manuels fastidieux. Nous avons une parfaite visibilité sur les erreurs de conformité à chaque étape du processus, y compris sur les justifications tardives, en cours ou rejetées. »