Le service financier de Brambles est présent dans 60 pays. Toutefois, avant 2016, les équipes mondiales et locales utilisaient des outils de justification différents. Du fait de cette approche cloisonnée, le service financier ne bénéficiait pas d’une visibilité adéquate sur les plus de 8 000 justifications des 123 entités.

« Les outils que nous utilisions n’étaient pas propices aux meilleures pratiques », déclare Debbie Rosser, Responsable Senior R2R chez Brambles. « Nous pouvions consulter le statut des justifications dans l’outil de Genpact, Quester, mais nous n’avions aucune information sur les justifications préparées par les équipes locales du service financier. Ne disposant d’aucun accès direct, nous devions espérer qu’elles étaient en train de les préparer. De plus, les justifications étaient conservées à de nombreux endroits différents. »

La gestion des tâches de clôture et les écritures de journal posaient également problème.

Les pays et régions géraient les écritures de journal de manière indépendante. Nous disposions bien d’une politique uniforme en interne, mais il était difficile de savoir si elle était suivie, en raison du manque de visibilité », ajoute Debbie Rosser. « Et même si l’outil de Genpact que nous utilisions auparavant permettait d’assurer le suivi des tâches, l’accent était mis en priorité sur les indicateurs clés de performance, et non sur une vision exhaustive (et fort nécessaire) de la clôture. »

Comme nous disposons d’un meilleur aperçu du déroulement de la clôture, nous sommes en mesure de trouver de nouveaux moyens d’aider le service financier à opérer de manière efficace. BlackLine nous a permis de gagner en agilité.

«Genpact est l’un de nos partenaires de confiance, et ils nous ont recommandé BlackLine. Nous avons découvert que non seulement BlackLine nous offrait une visibilité à 360 degrés, mais nous aidait également à standardiser les justifications, les tâches et les écritures de journal au sein des entités. » Brambles a mis en place les solutions Account Reconciliations, Task Management et Journal Entry de BlackLine. «Si comme nous vous opérez à l’international, il vous faut en premier lieu obtenir l’adhésion de vos dirigeants régionaux ou locaux. Nos dirigeants régionaux ont vu la différence que BlackLine pouvait apporter. Ils ont ensuite piloté les mises en place locales et la conformité », poursuit Debbie Rosser.

À ce jour, Brambles compte plus de 244 utilisateurs BlackLine aux quatre coins du monde, répartis dans 123 entités se trouvant dans 60 pays. Debbie Rosser recommande fréquemment BlackLine aux multinationales qui ont besoin d’un aperçu et d’une visibilité des opérations financières cloisonnées.

« Notre aventure aux côtés de BlackLine nous a permis d’épurer, de standardiser et de commencer à automatiser notre processus de clôture. Pour les multinationales comme nous, BlackLine se révèle une plateforme d’excellence pour réduire le risque et accroître la visibilité. »

Visibilité et collaboration entre les équipes accrues. Debbie Rosser et son équipe devaient par le passé courir après les équipes pour obtenir de nouvelles informations sur les justifications. « À présent, nous pouvons consulter l’ensemble des données nous-mêmes dans BlackLine », se réjouit-elle.

« Nous bénéficions d’une visibilité accrue, non seulement au niveau des justifications, mais également des journaux. Nous sommes mieux à même d’appréhender ce qui a été fait au cours du mois et disposons d’un meilleur aperçu de tout cela. » Cette amélioration de la visibilité a également permis au service financier de gagner en agilité.

« Comme nous disposons d’un meilleur aperçu du déroulement de la clôture, nous sommes en mesure de trouver de nouveaux moyens d’aider le service financier à opérer de manière efficace. BlackLine nous a permis de gagner en agilité », indique Debbie Rosser.

Garantie que les justifications sont terminées dans les temps. Auparavant, les équipes locales avaient bien du mal à terminer les justifications dans les temps.

« Avant l’adoption de BlackLine, les équipes devaient elles-mêmes choisir quelles justifications terminer. Certaines n’étaient donc pas faites, tout simplement », poursuit Debbie Rosser. « Grâce à BlackLine, les équipes sont désormais capables de terminer toutes les justifications dans les temps, et ce tous les mois. »

Gain de confiance et réduction du risque. Debbie Rosser et son équipe n’ont plus besoin de prier que les justifications soient terminées.

« Nous savons quand elles sont faites, car c’est indiqué dans BlackLine. Finies les devinettes. Et si certaines justifications ne sont pas réalisées, il est facile pour nous d’en déterminer la cause et les obstacles. Cela nous confère sans aucun doute davantage de confiance sur le plan du contrôle. »

Simplification de la gestion des tâches. Avant l’adoption de BlackLine, le suivi des tâches était assuré via des feuilles de calcul. « C’était vraiment agaçant. Si une personne avait ouvert la feuille de calcul, personne d’autre ne pouvait travailler dessus », explique Debbie Rosser.

« Nous disposons à présent de plus de 2 000 tâches dans Task Management. Nous savons en un coup d’œil où nous en sommes dans le processus de clôture, et ce à tout moment. De plus, Genpact a pu utiliser Task Management pour assurer le suivi des indicateurs », ajoute-t-elle.

Task Management était uniquement utilisée au siège à l’origine. Selon Debbie Rosser, les autres équipes souhaitent également en bénéficier.

« Nos équipes locales et aux États-Unis ont vraiment hâte d’intégrer leurs tâches dans BlackLine. Elles ont constaté l’avantage d’avoir toutes les tâches au même endroit. Et dès lors que tout le monde disposera de Task Management, nous pourrons réellement commencer à prendre conscience des gains d’efficacité et à identifier les domaines qui ne sont pas encore standardisés. »

Standardisation des écritures de journal et des approbations. Auparavant, Debbie Rosser et son équipe n’avaient aucune idée du nombre exact de journaux publiés chaque mois.

« Grâce à BlackLine, nous savons désormais que 5 000 journaux sont publiés chaque mois. Nous savons par qui ils sont publiés et pourquoi. On peut enfin commencer à comprendre d’où provient un tel volume d’écritures et à trouver des moyens de réduire les irrégularités. »