Réduction du temps consacré aux rapprochements, de cinq jours à un jour
Filiale du groupe américain Global Power, Braden Europe est une société cotée en Bourse dont le siège se trouve à Dallas (Texas), aux États-Unis. Elle conçoit et fabrique des composants pour les centrales électriques.
Le défi
La majorité des employés de Braden sont des ingénieurs. Les services vente et ressources humaines de la société sont modestes. L’équipe comptable de l’entreprise fonctionne également au ralenti : quatre personnes sont chargées de gérer les 300 rapprochements de comptes, ainsi que d’agréger et de communiquer les données à Global Power à des fins de consolidation.
L’équipe utilisait des feuilles de calcul, ce qui entraînait un processus de clôture mensuelle à la fois chronophage et source d’erreurs, deux à trois jours étant réservés à la seule mise à jour des fichiers Excel. Pire encore, comme les tâches étaient manuelles, il n’était pas possible de terminer tous les rapprochements à temps… quand ils l’étaient.
Selon Wesley Haagmans, analyste financier chez Braden, « lorsque j’ai commencé à travailler chez Braden, certains comptes n’étaient pas correctement rapprochés, et d’autres ne l’étaient pas du tout. Il y avait des incohérences entre les soldes des modèles Excel et ceux figurant dans notre ERP, sans oublier les tâches en retard. »
Du fait de ces erreurs et de ces irrégularités, les audits se révélaient encore plus difficiles : les auditeurs interrompaient sans cesse les quelques membres de l’équipe pour répondre aux questions et fournir des documents supplémentaires. Le processus de clôture de l’époque menaçait également la conformité de l’entreprise à la loi Sarbanes-Oxley (SOX). « Notre entreprise est cotée en Bourse, nous devons donc nous conformer à la loi SOX », explique Wesley Haagmans, avant de poursuivre : « Or nos rapprochements des comptes de bilan présentaient des insuffisances au regard de la loi SOX. »
Pourquoi BlackLine
La direction de Braden Europe savait qu’elle avait besoin d’une nouvelle solution de rapprochement, et la plateforme d’automatisation et de contrôle financier de BlackLine était considérée comme un candidat sérieux. Dans le même temps, l’entreprise cherchait à pourvoir un poste d’analyste financier. Au cours d’un entretien avec Wesley Haagmans, qui venait de postuler, les dirigeants ont été ravis de découvrir qu’il disposait de cinq ans d’expérience dans la mise en œuvre et l’utilisation de BlackLine dans le cadre de son précédent poste. « Ils m’ont fait savoir qu’ils rencontraient beaucoup de difficultés avec le rapprochement de leurs comptes. Nous avons parlé de mon expertise BlackLine, et c’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai été engagé en tant qu’analyste financier chez Braden Europe. »
Wesley Haagmans a eu pour premier projet d’implémenter BlackLine. « Cela n’a pris que quelques jours. C’était très rapide. L’intégration avec Epicor a elle aussi été facile. Epicor n’est pas un ERP courant, mais notre chef de projet BlackLine a créé un template d’intégration. Je n’ai donc pas eu de charge de travail supplémentaire. »
Wesley Haagmans a également formé son personnel à l’utilisation de BlackLine. « Une fois la solution opérationnelle, j’ai proposé à tout le monde une courte session de formation. Mais, pour être honnête, on se rend compte dès la première connexion à BlackLine à quel point la solution est simple d’utilisation. C’est ce que j’apprécie dans cette solution, et c’est aussi l’une des raisons pour lesquelles Braden s’est associé à BlackLine. »
Après que Braden Europe a commencé à utiliser BlackLine, sa société mère, Global Power, lui a emboîté le pas. « L’équipe comptable de Global Power rencontrait elle aussi des difficultés avec le rapprochement des comptes », explique Wesley Haagmans. « Je me suis chargé de l’implémentation, et tous utilisent BlackLine aujourd’hui. »
Les résultats
Réduction du temps consacré aux rapprochements, de cinq jours à un jour. BlackLine permet à Wesley Haagmans et aux membres de son équipe de consacrer moins de temps aux tâches manuelles. Ils peuvent alors se concentrer sur la stratégie et les analyses. « Auparavant, il me fallait cinq jours pour préparer tous les comptes du bilan, alors qu’aujourd’hui, je termine les rapprochements en une journée. Avec BlackLine, il nous est beaucoup plus facile de respecter nos délais », se réjouit Wesley Haagmans. « Je suis analyste financier et j’ai enfin le temps de faire des analyses !
BlackLine a également réduit la charge de travail du supérieur de Wesley Haagmans. « Auparavant, mon supérieur hiérarchique devait approuver chaque feuille de travail. Cela prenait beaucoup de temps, et c’était d’autant plus difficile qu’il voyageait beaucoup. Désormais, il peut se connecter de n’importe où et approuver les bilans directement dans BlackLine. »
Simplification de l’audit interne et externe. Auparavant, lors des audits internes et externes, le personnel devait trouver, regrouper et transmettre les données aux auditeurs. Aujourd’hui, les auditeurs peuvent accéder à tout ce dont ils ont besoin dans BlackLine, à leur propre rythme, et ce où qu’ils se trouvent dans le monde. « Avant BlackLine, les auditeurs nous couraient après pour faire des copies ou répondre à des questions », explique Wesley Haagmans. « Aujourd’hui, il nous suffit de leur donner l’accès d’auditeur externe. Lorsque mon superviseur approuve un bilan, celui-ci est également approuvé dans BlackLine. L’auditeur voit le rapprochement lorsqu’il se connecte. Tous les documents justificatifs s’y trouvent également. Nous recevons beaucoup moins de questions de la part des auditeurs, et c’est une bonne chose. »
L’auditeur interne de Braden peut également accéder à tous les dossiers de son bureau aux États-Unis. « Avant BlackLine, notre auditeur interne devait se rendre en Europe. Il passait beaucoup de temps à examiner les rapprochements sur place. Avec BlackLine, il vérifie tous les dossiers depuis son propre bureau aux États-Unis. Il n’a plus besoin de prendre l’avion pour venir ici. »
Réduction du nombre de tâches répétitives, grâce à la certification automatique des comptes sans solde. Avant BlackLine, Wesley Haagmans et les membres de son équipe devaient rapprocher manuellement les 300 comptes. Aujourd’hui, certains de ces comptes sont certifiés automatiquement. « Grâce à BlackLine, nous n’avons plus besoin de rapprocher tous les comptes chaque mois. En l’absence de solde, le rapprochement est certifié par BlackLine », explique Wesley Haagmans, avant de poursuivre : « Cela fait gagner du temps à tout le monde. »
Efficacité améliorée et diminution du nombre d’erreurs. En automatisant une plus grande partie du processus de rapprochement et en réduisant le besoin de saisie manuelle des données, l’équipe comptable constate non seulement l'amélioration de son efficacité, mais également une diminution du nombre d’erreurs. « Avant BlackLine, je travaillais deux à trois jours de plus pour mettre à jour nos fichiers Excel. Et à la fin, il y avait encore des erreurs dans le bilan. Ce n’est plus le cas aujourd’hui », ajoute Wesley Haagmans. « Nous lançons une balance générale de notre ERP. Nous copions les chiffres dans notre template et l’importons dans BlackLine. Cela me prend trois minutes, contre trois jours avant BlackLine. Je suis vraiment ravi, parce que notre bilan est plus sain, et nous maîtrisons mieux la situation. »
Wesley Haagmans recommande vivement aux comptables de tous les secteurs d’activité d’arrêter d’utiliser des feuilles de calcul pour réaliser la clôture. « Tout service comptable qui effectue encore ses rapprochements dans Excel aura les mêmes problèmes que nous. En faisant tout dans Excel, il y aura des erreurs, qui ne seront pas toujours repérées. Et ces rapprochements sont transmis aux auditeurs, et eux, ils les verront. Ce n’est pas ce qu’une entreprise souhaite. Avec BlackLine, il n’y a plus de problèmes liés à Excel. Nous sommes plus professionnels et plus précis. Et c’est ce que doit être un service de comptabilité. »
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