Une clôture en 3 jours et des audits sans erreur grâce à BlackLine

Crée en 1999, Big Ass Fans est une société pionnière de la ventilation HVLS (haut volume et basse vitesse), et l'une des premières à avoir introduit les grands ventilateurs industriels dans les espaces agricoles.

Le défi

En 2017, le fonds d'investissement Lindsay Goldberg a fait l'acquisition de Big Ass Fans, leader mondial du secteur des ventilateurs HVLS depuis 1999. Peu de temps après cette acquisition, le nouveau PDG de l'entreprise, Eric Evans, s'est rendu compte que les processus comptables et commerciaux de Big Ass Fans étaient « complètement dépassés ».

«Les affaires allaient bien, mais en termes de gestion financière et comptable, rien ne répondait aux attentes de la nouvelle équipe de direction.»

Après avoir découvert des failles importantes lors du premier audit de Big Ass Fans en tant que nouvelle société sous son égide, Eric Evans a été chargé de transformer les processus financiers.

«Transformer les entreprises, ça me passionne. Et honnêtement, pour moi, la transformation financière est un besoin existentiel. Je suis entouré de personnes très intelligentes qui ne peuvent se contenter du discours " on a toujours fait comme ça ". Même si vous êtes à la tête de la plus grosse entreprise au monde, personne ne vous prendra au sérieux si vous avez des problèmes de contrôle. Ne rien y changer revient à scier la branche sur laquelle on est assis. »

Pourquoi BlackLine

Les auditeurs de Big Ass Fans ont suggéré à la société de déployer un logiciel permettant d'automatiser la clôture, tout en en améliorant la fiabilité et la transparence. «Nous avons fait des démos avec Vena Solutions et FloQast mais c'est le logiciel BlackLine qui est sorti du lot », explique Eric Evans. «BlackLine était plus intuitif et facile à utiliser que les autres.»

En 2018, Big Ass Fans a initié le déploiement des produits Account Reconciliations et Task Management, développés par BlackLine constituant un processus «fluide», selon Eric Evans.

«Nous avons été très bien accompagnés par le directeur de la relation client de BlackLine et ses consultants, qui ont su s'adapter à notre agenda interne pour former nos équipes. BlackLine ne nous a jamais laissés dans le brouillard et nous avons eu la bonne surprise de n'avoir que très peu d'efforts à fournir côté informatique. Nos informaticiens n'ont eu à intervenir que pour permettre à BlackLine de communiquer avec notre ERP.»

Dans un premier temps, Big Ass Fans a déployé Account Reconciliations au sein de sa plus grande succursale aux États-Unis, puis a continué avec Task Management. Les utilisateurs ont pu se former sur la plateforme BlackLine U. « Avec BlackLine U, nos équipes ont pu accéder à de vastes contenus de formation », rapporte Evans. « Et notre chef de projet en interne est devenu un véritable expert de BlackLine, ce qui lui a permis de former le reste de nos utilisateurs. »

Aujourd'hui, tous les comptes de bilan du grand livre sont justifiés dans BlackLine («c'était l'objectif principal», explique Eric Evans), et l'interface BlackLine est utilisée par de nombreux employés des services comptables et financiers de la société, aux États-Unis comme à l'international. Que ce soient les préparateurs ou les approbateurs, les comptables généraux ou le contrôleur général, tous utilisent BlackLine pour gérer la clôture.

De plus, les équipes comptables aiment BlackLine, et ça se voit : lorsque des restrictions budgétaires liées à la pandémie ont entraîné une révision des dépenses, les comptables ont insisté pour conserver leur plateforme.

«Nous avons dû revoir nos priorités. On a tout mis sur la table, chaque logiciel, chaque membre du personnel. Tout y est passé», se souvient Eric Evans. «Quand j'ai demandé à mon équipe si nous avions vraiment besoin de BlackLine, leur réponse a été catégorique. Si en pleine période de restrictions budgétaires, les employés vous répondent que la plateforme BlackLine est vraiment essentielle à leur activité, ça veut tout dire.»

Les résultats

Un délai de clôture réduit à trois jours. Auparavant, la société utilisait des feuilles de calcul, ce qui rendait le processus de clôture inefficace et fastidieux, et impliquait un volume considérable de tâches manuelles.

«Le déploiement de BlackLine, associé à d'autres initiatives d'amélioration du reporting, nous a permis de réduire notre délai de clôture de fin de mois à trois jours. Les rapports sont désormais transmis aux propriétaires des comptes dans les temps, et l'accès aux informations financières est plus rapide, ce qui accélère la prise de décision», précise Eric Evans.

«BlackLine nous a permis de mettre en place une gestion comptable conforme aux meilleures pratiques du secteur en seulement deux ans.»

Des effectifs réduits de 30%. La réduction des effectifs n'était pas une priorité lorsque Big Fans Ass a déployé BlackLine. Mais depuis, l'entreprise a réduit de 30% ses effectifs comptables.

« Au départ d'un employé, on se rendait compte qu'il n'était pas forcément indispensable de réembaucher. Grâce à BlackLine, nous avions suffisamment de marge de manœuvre, même avec moins de personnel », confirme Eric Evans. « Au fil du temps, on s'est aperçus qu'on pouvait réaliser 200% des tâches avec 30% de personnel en moins. »

Des audits sans erreurs. C'est l'audit pour le moins bancal de 2017 qui a initialement motivé Big Ass Fans à adopter BlackLine. « BlackLine nous a permis, dès la première année, d'éliminer nos failles de contrôle », explique Eric Evans. « Nos deux derniers audits étaient exempts d'erreurs. »

Développement d'un processus de clôture optimisé. Selon Eric Evans, BlackLine a permis à sa société de mettre en place un processus de clôture fiable et optimisé, éliminant du même coup le stress omniprésent chaque mois lors de la clôture manuelle.

« C'est le gros atout de BlackLine, sa capacité à simplifier tous les processus opérationnels fondamentaux. Je ne m'inquiète plus de savoir si nous allons parvenir à clôturer les comptes à temps ou si toutes les données sont fiables. En ce qui concerne la clôture, je dors sur mes deux oreilles. »

Moins de temps perdu et un personnel investi dans des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le déploiement de BlackLine a joué un rôle important dans la stratégie de la société sous l'égide d'Eric Evans: mobiliser le personnel, les processus et la technologie à meilleur escient, au service de la fonction financière.

« Nous avons des employés formidables chez Big Ass Fans, mais pour exprimer leur potentiel, ils ont besoin d'une technologie et d'un processus à la hauteur. S'ils sont accaparés par le travail manuel, qui n'est ni motivant ni gratifiant, le moral en prend un coup », affirme Eric Evans.

« Une fois qu'on a investi dans la bonne technologie, on peut vraiment créer une dynamique positive et commencer à réinjecter de la valeur dans d'autres domaines. On peut consacrer sa matière grise à des activités à la fois plus attrayantes et plus importantes. »

Lorsque les employés s'investissent vraiment dans ce qu'ils font, une culture de travail positive émerge, et cette culture attire d'autres talents. «Quand les candidats passent des entretiens chez Big Ass Fans, ils ressentent l'énergie de l'équipe. Ils constatent que les horaires sont raisonnables et que le personnel ne passe pas des heures indues à clôturer les comptes.»

Un coup de pouce pour le télétravail. Grâce à BlackLine, les employés amenés à travailler temporairement à distance peuvent suivre le même processus de clôture standardisé, sans avoir à rendre au bureau.

«Nos employés en télétravail peuvent accéder à BlackLine en temps réel», souligne Eric Evans. «Ils peuvent facilement retrouver les informations des comptes pour des périodes antérieures et transmettre leur rapprochement à un approbateur en un seul clic.

Industrie

Manufacturing

ERP

EPICOR

Region

Global

Taille d'entreprise

Midsize

Les resultats

Un délai de clôture réduit à 3 jours

Des effectifs comptables réduits de 30%

Des audits sans erreurs

Un processus de clôture optimisé


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