Accroître la transparence et rationaliser les rapprochements

Fondée en 1981 et basée à Vernon Hills dans l'Illinois, la Baxter Credit Union (BCU) fournit des services bancaires, commerciaux, d'investissement et de cartes de crédit à plus de 200 000 membres.

Le défi

BCU est la banque mutualiste à la croissance la plus rapide au cours des 30 dernières années. Pourtant, alors que leur base de membres et leurs offres de services ont continué de s'étendre, leur processus de rapprochement très manuel n'a pas changé depuis des années. Tout aussi difficile, ce processus était toujours plébiscité par des employés à forte ancienneté et, naturellement, il y avait une légère hésitation à l'introduction de toute nouvelle technologie.

Selon Charlotte O’Neill, responsable comptable chez BCU, « nous avons récemment dépassé la barre des 2 milliards de dollars d’actifs. Nous sommes à un tout nouveau niveau et nous ne pouvons pas continuer à faire les choses comme nous les avons faites. En affaires, on évolue ou meurt. Le changement n'est jamais facile, mais nous devions simplement aider le personnel à comprendre que le processus devait changer. Lorsque vous travaillez au même endroit depuis 20 ans et faites la même chose depuis 20 ans, le changement est difficile. »

ERP

Jack Henry

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Réduction du temps consacré aux rapprochements, Positionnement de l'organisation pour la croissance, Gain de temps pour se concentrer sur les problèmes de processus, Augmentation de la transparence.

Pourquoi BlackLine

Réalisant que leur processus existant entraverait, voire arrêterait, l'expansion, BCU a mis en œuvre Account Reconciliations de BlackLine. Faisant partie de la plateforme Finance controls and Automation basée sur le cloud de BlackLine, Account Reconciliations aide les organisations financières comme BCU à automatiser les rapprochements pour accroître l'efficacité, le contrôle et la visibilité.

Avant le déploiement, O’Neill était chargé d'aider les employés à comprendre comment l'utilisation d'une meilleure technologie pouvait aider l'équipe à garder une longueur d'avance sur la croissance continue de la caisse. L'automatisation du processus de rapprochement permettrait également aux comptables de consacrer du temps à ce pour quoi ils avaient été formés - effectuer des analyses, corriger les écarts et jouer un rôle plus stratégique dans la longévité financière de BCU - au lieu de tâches répétitives de faible valeur.

« Nous avons fait savoir aux gens que nous ne voulions pas d'abord grandir et qu’ensuite nous devions lutter pour suivre. C’était un axe d’équilibre essayant d’évoluer, car tout le monde ne peut pas voir la lumière au bout du tunnel », a expliqué O’Neill. « Mais nous y arrivons. Les gens commencent à comprendre que l'utilisation de BlackLine est un pas dans la bonne direction, ainsi que la façon dont la comptabilité affecte la finance - et comment cela affecte à son tour l'ensemble de l'organisation. »

Les résultats

Réduction du temps consacré aux rapprochements mensuels. Le produit de rapprochement de comptes de BlackLine a non seulement permis aux comptables de consacrer moins de temps au processus mensuel, mais a également fourni une visibilité sur ce qui peut être fait de plus au niveau tactique et stratégique. « Bien que nous ne fassions que des rapprochements mensuels, BlackLine nous a fait faire un pas en avant en réalisant que nous devons examiner les activités quotidiennes liées au processus », a déclaré O’Neill. « Cela va être essentiel pour rendre le service comptable - et l'organisation - plus efficace encore. »

Positionné l'organisation pour une croissance continue. Selon O’Neill, BlackLine aide BCU à garder une longueur d'avance sur la croissance, en utilisant moins de ressources. « Avec BlackLine, nous sommes en mesure de gérer notre croissance et pas seulement en ce qui concerne les rapprochements. Nous avons ajouté de nombreuses fonctionnalités que nous n'en avions pas auparavant. Pourtant, nous n'utilisons probablement encore que 50% des capacités de BlackLine. Nous commençons à peine à comprendre son impact. »

Gain de temps pour se concentrer sur les problèmes de processus et les écarts. Avec BlackLine, les comptables passent moins de temps sur les processus manuels, ce qui laisse plus de temps pour corriger les écarts. « Au fur et à mesure que nous grandissions, les problèmes de processus se posaient et devenaient de plus en plus difficiles à identifier », a déclaré O’Neill. « Mais avec BlackLine, nous avons rationalisé le processus de rapprochement et avons désormais plus de visibilité sur les erreurs. Nous avons également plus de temps pour travailler avec les détenteurs d'entreprise sur les questions en suspens. »

Transparence accrue avec de meilleurs rapports. Le précédent processus de rapprochement de la BCU manquait de solides capacités de reporting, ce qui rendait la véritable transparence presque impossible. Avec BlackLine, les départements comptables et financiers peuvent désormais visualiser toutes les transactions, tâches et écarts en temps réel via des outils de reporting simples. « La finance moderne vise à accroître la transparence, et BlackLine nous a ouvert un tout nouveau monde. Il est tellement plus facile pour la comptabilité de mettre les données dans un format que la finance peut facilement utiliser », a déclaré O’Neill. « Cela nous permet également de donner à notre directeur financier plus d'informations à jour, ce qui l'aide à prendre de meilleures décisions pour BCU. »

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