Réduction de la saisie manuelle des données en certifiant automatiquement 66 % des rapprochements
« BlackLine s’est révélée la solution à un problème de rapprochement compliqué. La plateforme offre des gains de temps satisfaisants en matière de rapprochement, est économique, ne nécessite que peu de maintenance pour la communauté des utilisateurs et ne requiert qu’une très faible participation du service informatique. »
Aviva Canada, l’un des principaux groupes d’assurance IARD au Canada, propose des assurances habitation, automobile et commerciale à plus de trois millions de clients dans tout le pays. La société est une filiale à 100 % de la société britannique Aviva plc et compte plus de 3 000 salariés, 25 sites et 1 700 courtiers partenaires indépendants.
Le défi
Pour toute entreprise, le rapprochement des comptes est un contrôle financier essentiel pour garantir l’intégrité du bilan. Cependant, le processus de rapprochement d’Aviva Canada était coûteux, inefficace et comportait de nombreuses tâches manuelles. Plus de 1 800 comptes de grand livre répartis entre six compagnies d’assurance et 10 entités juridiques de courtage devaient être rapprochés chaque mois. Regorgeant de tâches manuelles, ce processus imposait le concours de 50 membres de l’équipe, dont la plupart consacraient leur temps à des processus de comptabilité transactionnelle, notamment au rapprochement des transactions et à la validation des données entre le grand livre et les informations de tiers dans Excel.
Amanda Lam, Vice-présidente Finance Operations chez Aviva Canada, explique : « Nous avions besoin d’un moyen de simplifier nos processus, de réduire la charge de travail de notre personnel déjà surchargé et de libérer du temps aux membres de notre équipe pour qu’ils puissent se consacrer à d’autres tâches à valeur ajoutée et aux analyses. Nous souhaitions également bénéficier d’une visibilité et d’une transparence accrues dans l’ensemble de l’organisation. Nous voulions une seule et unique version fiable. »
Pourquoi BlackLine
Aviva Canada avait plusieurs exigences lors de l’examen de nouvelles solutions potentielles. Toute nouvelle technologie devait offrir des fonctionnalités étendues et aux multiples spécificités en matière de rapprochements automatisés des comptes, de justification des comptes, de rapports et de services d’assistance. Les coûts de maintenance de la solution devaient par ailleurs être faibles, avec une implication minimale du service informatique, sans oublier sa maniabilité, pour opérer dans un environnement de données sécurisé. Enfin, la solution devait offrir un répertoire commun et sûr pour toutes les données de rapprochement accessibles.
« Trois clients de BlackLine nous ont recommandé leurs produits », explique Amanda Lam. « Nous savions qu’avec BlackLine, nous pourrions faire d’Aviva Canada un pionnier et mettre en place un meilleur processus de rapprochement au sein de toutes les sociétés Aviva. »
Aviva Canada s’est associé à BlackLine pour plusieurs raisons essentielles. Si d’autres fournisseurs proposent des fonctions automatisées de rapprochement, de justification et de workflow, seul BlackLine dispose de tableaux de bord intégrés, d’un workflow permettant une autorisation fluide et de règles de gestion définies par l’utilisateur, le tout pour la moitié du coût de la concurrence. En outre, l’intégration de BlackLine avec Oracle a été des plus simples, avec une assistance informatique interne minimale. Les recommandations d’autres clients de BlackLine ont déclenché la prise de décision. « Trois clients de BlackLine nous ont recommandé leurs produits », explique Amanda Lam. « Nous savions qu’avec BlackLine, nous pourrions faire d’Aviva Canada un pionnier et mettre en place un meilleur processus de rapprochement au sein de toutes les sociétés Aviva. »
Les résultats
Plus de 9 000 USD d’économies en 2014 (86 000 USD d’économies prévues pour 2015). En réduisant la quantité de tâches manuelles lors de la clôture mensuelle, Aviva Canada a réalisé des économies considérables. « Sur le plan du rapport coûts/bénéfices, nous avons économisé 9 000 USD en 2014 en utilisant BlackLine », précise Amanda Lam. « Pour 2015 et 2016, nous estimons les économies supplémentaires à respectivement 86 000 et 89 000 USD. »
Certification automatique de 66 % des rapprochements. Aviva Canada s’attendait à réduire le nombre de rapprochements manuels à hauteur de plus de 50 % dans son unité pilote au cours de la première année d’utilisation de BlackLine. Attentes surpassées de 16 %. « En mars 2015, 66 % des rapprochements préparés par l’équipe pilote étaient certifiés par le système et automatisés », explique Amanda Lam. « À présent, nous avons davantage de ressources à consacrer à des analyses de qualité, en lieu et place de la saisie et de l’examen manuels des données. La certification automatique des rapprochements à faible risque au moyen de règles prédéfinies réduit considérablement la quantité de tâches manuelles et permet de se concentrer sur l’analyse et des activités à valeur ajoutée. »
Service à la clientèle amélioré. Grâce à BlackLine, Aviva Canada à la certitude que les rapprochements sont fin prêts dès la clôture du grand livre. « Nos balances Oracle sont téléchargées et les modèles de rapprochement sont prêts le septième jour ouvrable », précise Amanda Lam. « Cela a permis d’améliorer le service à la clientèle, car les équipes financières sont désormais en mesure de travailler sur les rapprochements dès la clôture du registre. »
Limitation du temps consacré aux processus sans valeur ajoutée et augmentation du temps disponible pour les tâches à valeur ajoutée telles que l’analyse. Aviva Canada a gagné en efficacité mesurable dans l’administration, le workflow, la préparation et l’examen des rapprochements de comptes. En mettant en œuvre la certification automatique des rapprochements à faible risque au moyen de règles prédéfinies, l’équipe a été en mesure de réduire considérablement la quantité de tâches manuelles et de se concentrer sur l’analyse et les activités à valeur ajoutée. « L’objectif, c’est de détourner les analystes financiers de la comptabilité transactionnelle pour leur permettre d’effectuer d’autres tâches à valeur ajoutée », explique Amanda Lam.
Visibilité accrue grâce à la création d’un répertoire commun pour tous les rapprochements de comptes. Avec BlackLine, Aviva Canada dispose d’une visibilité totale sur tous les rapprochements, dans toutes les unités commerciales. « Les tableaux de bord et les rapports complets de BlackLine nous offrent une visibilité en temps réel sur l’état d’avancement, les progrès, les exceptions et les points à risque », déclare Amanda Lam. « BlackLine s’est révélée la solution à un problème de rapprochement compliqué. Elle offre des gains de temps suffisants en matière de rapprochement, est économique, ne nécessite que peu de maintenance pour la communauté des utilisateurs et ne requiert qu’une très faible participation du service informatique. »
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Plus de 9 000 USD d’économies en 2014 (86 000 USD d’économies prévues pour 2015)
Certification automatique de 66 % des rapprochements
Amélioration du service à la clientèle
Limitation du temps consacré à des tâches sans valeur ajoutée
Visibilité accrue grâce à la création d’un répertoire commun pour tous les rapprochements
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