BlackLine acquiert BlackLine

L'automatisation alimentée par l'IA pour les comptes clients

Réduction de la saisie manuelle des données en certifiant automatiquement 66% des justifications

En tant que l'un des principaux groupes d'assurance IARD au Canada, Aviva Canada offre des assurances habitation, automobile et entreprise à plus de trois millions de clients à l'échelle nationale. La société est une filiale en propriété exclusive de Aviva plc, basée au Royaume-Uni, et compte plus de 3 000 employés, 25 sites et 1 700 courtiers partenaires indépendants.

Le défi

Pour toute entreprise, la justification des comptes est un contrôle financier clé pour garantir l'intégrité du bilan. Cependant, le processus de justification d’Aviva Canada était très manuel, coûteux et inefficace. Plus de 1 800 comptes de GL dans 6 compagnies d'assurance et 10 entités juridiques de courtiers devaient être rapprochés chaque mois. Le processus hautement manuel nécessitait 50 collaborateurs, dont beaucoup passaient leur temps sur des processus transactionnels, y compris la correspondance et la validation des données entre GL et les informations tierces dans Excel.

Selon Amanda Lam, Vice-présidente Opérations financières, chez Aviva Canada, « nous avions besoin d'un moyen de rationaliser nos processus et de réduire la charge de travail de notre personnel déjà surchargé et de libérer notre équipe pour effectuer d'autres tâches et analyses à valeur ajoutée. Il y avait également un désir de plus de visibilité et de transparence dans toute l'organisation. Nous voulions qu’une seule version de la vérité. »

Industry

ERP

Region

Canada

COMPANY SIZE

Enterprise

BUSINESS IMPACT

Économie de plus de 9 000 $ en 2014 (avec des économies attendues de 86 000 $ pour 2015), Auto-certification de 66% des justifications, Un meilleur service client, Un temps limité consacré aux travaux sans valeur ajoutée, Une meilleure visibilité en créant un référentiel central pour toutes les justifications.

Pourquoi BlackLine

Lors de l'évaluation de nouvelles solutions potentielles, Aviva Canada avait plusieurs exigences. Toute nouvelle technologie devait fournir des fonctionnalités étendues et polyvalentes dans les justifications de comptes automatisés, l'appariement de comptes, les rapports et les services d'assistance. En outre, la solution devait avoir de faibles coûts de maintenance, y compris une implication informatique minimale, et une facilité d'utilisation pour fonctionner dans un environnement de données sécurisé. Enfin, la solution devait offrir un référentiel unique et sûr pour toutes les données de réconciliation accessibles.

Aviva Canada s'est associée à BlackLine pour plusieurs raisons clés. Alors que d'autres fournisseurs proposaient des fonctions de justification, de mise en correspondance et de flux de travail automatisés, seul BlackLine avait des tableaux de bord intégrés, un flux de travail qui permettait une autorisation transparente et des règles commerciales définies par l'utilisateur, le tout à la moitié du coût du concurrent. De plus, BlackLine s'intègre de manière transparente à Oracle avec une assistance informatique interne minimale. Les références d'autres clients BlackLine ont finalisé la décision. « Nous avons entendu de très bonnes références de la part de trois des clients existants de BlackLine », a déclaré Lam. « Nous savions qu'avec BlackLine, nous pourrions positionner Aviva Canada comme pionnier et conduire un meilleur processus de réconciliation au sein de toutes les sociétés Aviva.»

Les résultats

Économie de plus de 9 000 $ en 2014 (avec des économies prévues de 86 000 $ pour 2015)

En réduisant l'effort manuel pendant la clôture mensuelle, Aviva Canada a réalisé d'énormes économies en dollars. « Lorsque nous calculons les avantages par rapport aux coûts, nous avons économisé 9 000 $ en 2014 en utilisant BlackLine », a déclaré Lam. « Nous estimons à 86 000 $ et 89 000 $ d'économies supplémentaires pour 2015 et 2016, respectivement. »

Certification automatique de 66% des justifications

Aviva Canada devrait réduire de plus de 50% ses justifications manuelles dans son unité pilote au cours de la première année d'utilisation de BlackLine. Ces attentes ont été dépassées de 16%. « En mars 2015, 66% des justifications préparées par l'équipe pilote étaient certifiées et automatisées », a déclaré Lam. « Nous avons maintenant plus de ressources à consacrer à l'analyse de la qualité, au lieu de saisir et de réviser manuellement les données. L'auto-certification des justifications à faible risque et régie par des règles réduit considérablement le travail manuel et reporte l'attention vers des activités et des analyses à valeur ajoutée. »

Service client amélioré Avec BlackLine, Aviva Canada peut s'assurer que les justifications sont prêtes une fois le grand livre clos. « Nos soldes Oracle sont téléchargés et des modèles de justifications prêts le septième jour ouvrable », a déclaré Lam. « Cela a permis d'améliorer le service client, les équipes financières étant désormais en mesure de travailler sur les justifications dès la clôture du livre.»

Temps limité consacré à un processus sans valeur ajoutée et augmentation du temps disponible pour le travail à valeur ajoutée, comme l'analyse

Aviva Canada a acquis une efficacité mesurable dans l'administration, le flux de travail, la préparation et l'examen des justifications de comptes. En mettant en œuvre l'auto-certification des justifications à faible risque et régie par des règles, l'équipe a été en mesure de réduire considérablement la quantité de travail manuel et de se concentrer sur des activités et des analyses à valeur ajoutée. « L'objectif est de libérer les analystes financiers des transactions pour leur permettre d'effectuer d'autres tâches à valeur ajoutée », a déclaré Lam.

Visibilité améliorée en créant un référentiel central pour toutes les justifications de compte

Avec BlackLine, Aviva Canada a une visibilité complète de tous les justifications, dans toutes les unités commerciales. « Les tableaux de bord et les rapports complets de BlackLine nous donnent une visibilité en temps réel sur l'état, les progrès, les exceptions et les points de risque », a déclaré Lam. « BlackLine était la solution à un problème de réconciliation compliqué. Il permet de gagner significativement du temps de justification, est rentable, nécessite peu de maintenance pour la communauté des utilisateurs et nécessite très peu de participation informatique. »

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