LE DÉFI
Lorsqu’Aker Solutions a créé un nouveau modèle opérationnel financier mondial afin d’exploiter au mieux les ressources financières dont elle disposait, l’utilisation renforcée de la technologie s’est révélée un élément clé. Une analyse comparative de la fonction finance a montré que le coût financier de l’entreprise, exprimé en pourcentage des recettes, était plus élevé que celui de ses pairs. Aker Solutions comptait environ trois fois plus d’employés à temps plein (ETP) par milliard de chiffre d’affaires pour gérer le processus de fiabilisation des données.

L’analyse comparative a confirmé que la clôture financière manuelle de l’entreprise, réalisée via des feuilles de calcul, consommait trop de ressources humaines.

« Notre clôture était inefficace et nous constations des problèmes de qualité. En raison de la transition d’un modèle économique décentralisé à un modèle plus centralisé, le niveau de standardisation était extrêmement bas », explique Anniken Røssing, responsable de l’amélioration des processus financiers chez Aker Solutions.

Pour Anniken Røssing et son équipe, l’utilisation de feuilles de calcul rendait difficiles le suivi et l’établissement de rapports sur les différentes tâches de clôture. En outre, du fait du besoin permanent de suivi et de rappel des tâches, le personnel avait moins de temps à consacrer à l’analyse et aux tests, qui constituent de véritables tâches à valeur ajoutée.

« Nous voulions un processus de clôture financière rationalisé, simplifié, standardisé, entièrement automatisé, efficace et transparent, avec suivi complet, workflow et visibilité sur l’ensemble du processus à n’importe quel stade."

POURQUOI BLACKLINE
Afin de relever les défis immédiats (et de commencer à réduire le coût du financement dans son ensemble), Aker Solutions a entrepris une évaluation de la maturité. Le personnel a examiné les principales pratiques financières et les a comparées aux pratiques existantes. Dix améliorations ont été jugées essentielles, notamment le renforcement de l’automatisation et de l’intégration, la standardisation des processus, la possibilité d’établir des rapports financiers, l’amélioration et l’accélération du processus de clôture, afin de respecter les délais.

Pour traiter spécifiquement la clôture, le service finance a passé en revue plusieurs solutions destinées à automatiser et standardiser les rapprochements, notamment SAP, BlackLine, Trintech et Runbook. Lorsque BlackLine et SAP ont présenté une offre commune, Aker Solutions y a vu une opportunité d’accroître le retour sur investissement de son logiciel SAP existant.

BlackLine convenait en outre, d’un point de vue stratégique, à OneAker au regard des solutions et du modèle économique de l’entreprise. Enfin, BlackLine U a permis à tous les membres du service finance d’accéder facilement à des formations en cas de besoin.

LES RÉSULTATS
Standardisation du processus de clôture et de la terminologie de la clôture. Auparavant, les employés du service finance n’avaient pas tous la même compréhension de la terminologie de clôture. Aujourd’hui, avec le projet « Smart Close » de l’entreprise et BlackLine, Aker Solutions a établi une compréhension commune des définitions liées au rapprochement, des objectifs, des catégories de composition des soldes et des exigences en matière de documentation et de pièces justificatives. En conséquence, le service finance améliore la qualité du reporting et des contrôles internes.

Accélération du processus de clôture. La réduction du volume des tâches manuelles et l’automatisation d’une partie des rapprochements via BlackLine se traduiront par des gains d’efficacité lors de la clôture. « La vitesse change la donne », affirme Anniken Røssing. « Avec BlackLine, nous visons à créer un processus de fiabilisation des données plus rapide et plus standardisé. »

Transparence améliorée. La plateforme BlackLine a permis à Aker Solutions d’accroître la transparence de la clôture. Les responsables de processus et les auditeurs disposent d’une visibilité en temps réel sur les données, les délais et les écarts potentiels.

« Grâce à BlackLine, nous avons amélioré le contrôle interne et réduit le risque de fraude », déclare Anniken Røssing. « Grâce à une transparence améliorée et à un accès instantané aux données, nous disposons de meilleures pistes d’audit. »

To address the close challenges—and to begin reducing the cost of finance overall—Aker Solutions conducted a maturity assessment. Staff reviewed leading finance practices and compared those to existing ones. Ten improvements were identified as critical, including increasing automation and integration, standardizing processes, enabling financial reporting, and improving the process and timeliness of the close.

To address the close specifically, the finance organization evaluated solutions designed to automate and standardize reconciliations, including SAP, BlackLine, Trintech, and Runbook. When BlackLine and SAP presented a joint offer, Aker Solutions saw an opportunity to increase its return on investment on its existing SAP system.

BlackLine itself was also a strategic fit with OneAker, the company’s solutions and business model. Finally, online training via BlackLine U ensured everyone in the finance organization could easily access training as needed.