Réduction de 50% du temps consacré à la justification

Air Medical Group Holdings LLC (AMGH) est le plus grand fournisseur indépendant de services médicaux aériens au monde. Via trois filiales - Air Evac Lifeteam, MedTrans Corporation et EagleMed - la société travaille avec plusieurs fournisseurs et agences de services pour assurer un accès rapide aux soins médicaux vitaux d'urgence.

Toute organisation travaillant dans le secteur de la santé fait face aujourd'hui à de nombreux défis : l'évolution des réglementations, la transition vers la CIM-10 et plus de patients que jamais auparavant. Pour les équipes financières, cela se traduit par une charge de travail accrue, notamment en ce qui concerne les justifications de fin de mois. Le processus de clôture d'AMGH était non seulement long et fastidieux, nécessitant 80 heures par mois, mais il empêchait les comptables qualifiés de l'entreprise d'effectuer un véritable travail à valeur ajoutée - fournissant une analyse et des informations stratégiques.

De manière tout aussi critique, un manque de visibilité sur l'ensemble du processus augmentait non seulement les risques, mais rendait la gestion de la conformité plus difficile. Les réglementations dans les secteurs de la santé et de la comptabilité évoluent rapidement ; les parties prenantes et les entités gouvernementales attendent une transparence totale. Sans visibilité sur chaque processus - au niveau macro et micro - AMGH ne pouvait pas garantir que les processus de fin de mois se déroulaient avec précision et dans les délais.

Industry

ERP

MAS500

Region

United States

COMPANY SIZE

Midsize

BUSINESS IMPACT

Réduction des heures consacrées aux justifications de 50%, Préparation des horaires simplifiée, Visibilité accrue.

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Pourquoi BlackLine

L'organisation savait qu'elle devait automatiser considérablement son processus de clôture, mais toute nouvelle technologie devait s'intégrer de manière transparente à son système MAS500 existant. Étant donné que les ressources de l'ensemble de l'organisation étaient limitées, la solution devait également permettre le flux automatisé de données depuis et vers leur ERP sans l'intervention d'une équipe informatique déjà limitée.

L’équipe comptable avait entendu parler de BlackLine par un consultant qui avait une expérience antérieure du service de clôture et de justification financier de l’entreprise. Les approbations du consultant et de SAP - BlackLine est l'une des 40 solutions approuvées dans le monde par ce leader - ont conduit AMGH à mettre en œuvre les produits Account Reconciliations et Transaction Matching de BlackLine.

AMGH gère désormais l'intégralité de son processus de clôture via BlackLine. Via le connecteur MAS500 de BlackLine, les équipes comptables peuvent facilement importer les soldes des comptes du grand livre général et les taux actuels directement à partir de leur ERP. Les données sont automatiquement formatées - sans aucune assistance informatique - pour être utilisées dans BlackLine pour Account Reconciliations et Transaction Matching.

Les résultats

Réduction des heures consacrées aux justifications de plus de 50%

Account Reconciliations de BlackLine permet à l'équipe comptable de comparer rapidement les données de plusieurs sources (ERP, banque, grand livre auxiliaire, plannings, etc.) et de rationaliser les flux de travail. « Le processus de justification prenait environ 80 heures par mois dans le passé. Maintenant, c'est moins de 40 ! Ce fut une grande victoire », a déclaré Valerie Henning, directrice de la comptabilité chez AMGH. « Nous rapprochons tous nos comptes bancaires dans BlackLine, et cela nous a permis de gagner le temps que nous espérions. »

Streamlined Préparation du planning simplifiée

Auparavant, la détermination des soldes restants pour certains comptes était un processus très manuel et long. Aujourd'hui, AMGH s'appuie sur BlackLine Transaction Matching pour automatiser le processus d'identification des transactions dépariées et inégales. « Nous utilisons la fonctionnalité d'appariement pour préparer des plannings pour quelques comptes où nous devons éliminer les débits/crédits pour arriver à ce qui reste dans le compte », a déclaré Henning. « Cela a également réduit de moitié le temps de traitement requis sur ces comptes. »

Visibilité accrue

Alors que les gains de temps et une précision accrue ont généré les gains les plus mesurables, l'entreprise a également amélioré la visibilité critique dans l'ensemble de l'organisation. Les rapports détaillés et les analyses automatisées de BlackLine permettent à Henning et à son équipe de suivre, de gérer et de générer des rapports sur les chiffres et les personnes. Cette visibilité permet également à AMGH de s'acquitter plus facilement des responsabilités de conformité en vertu de la loi Sarbanes-Oxley et du nouveau cadre COSO. « BlackLine a fourni une visibilité beaucoup plus grande du processus et une meilleure structure autour de la clôture », a déclaré Henning. « Dans l'ensemble, nous sommes très heureux ! »

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